Forskellen mellem en overvågningsløsning og et indkøbssystem

Hvis du arbejder med offentlige indkøb, er du højst sandsynligt stødt på begreberne overvågningstjeneste og indkøbsværktøj. Men hvad betyder de, og hvilken rolle spiller de i dit arbejde? Lad os se på disse begreber, hvordan de bruges, og hvad de betyder for dig som indkøbsansvarlig.

Hvad er en overvågningstjeneste?

En overvågningstjeneste er et elektronisk værktøj, som leverandører kan bruge til nemt at finde aktuelle udbud, der er offentliggjort digitalt. Overvågningstjenesten præsenterer aktuelle udbud, men du kan også få et overblik over kommende udbud. Mange overvågningstjenester har en funktion, der giver dig mulighed for at filtrere indkøb baseret på branche, men også på CPV-koder, for at finde indkøb, der er relevante for din virksomhed. Du kan også vælge at se udbud i begrænsede landedistrikter, i hele Sverige eller i hele Europa.

Nogle overvågningstjenester indeholder også et analyseværktøj, som gør det muligt for både leverandører og indkøbere at analysere offentlige indkøb. Du kan f.eks. se, hvem der vandt et udbud, hvilken pris der blev tilbudt, hvornår kontrakten udløber, og hvilke krav der blev stillet - alt sammen for at være klar til den næste forretningsmulighed.

Fordelen ved at have en overvågningstjeneste er, at du kan få overvågning af udvalgte indkøb, der matcher din virksomhed og din forretning. Der findes flere forskellige overvågningstjenester, bl.a. Mercell Tender Discovery.

Hvad er et indkøbsværktøj? 

Et udbudsværktøj er en elektronisk tjeneste, som offentlige organisationer bruger til at forberede og offentliggøre et udbud. Det er også her, leverandører indsender deres tilbud. For at et offentligt udbud kan gennemføres korrekt, kræves det blandt andet, at både offentliggørelsen af udbudsdokumenter, al kommunikation mellem indkøber og leverandør samt indsendelse af ansøgninger og tilbud foregår digitalt. Et indkøbsværktøj sikrer derfor, at indkøberen arbejder effektivt og korrekt med offentlige indkøb i overensstemmelse med gældende love og regler.

Hvad er forskellen på en overvågningstjeneste og et indkøbsværktøj?

En overvågningstjeneste er altså et værktøj for leverandører til at finde aktuelle og relevante udbud, mens et udbudsværktøj er den tjeneste, hvor indkøberen opretter og offentliggør udbuddet, og leverandøren derefter afgiver sit tilbud. Det håndterer også alle elektroniske dokumenter og kommunikationen mellem indkøber og leverandører.