Fra rammeaftaler til direkte tildelinger: En nem SMV-guide til offentlige kontrakter

1. Offentligt udbud

Har du budt ind på offentlige opgaver tidligere, kender du sikkert allerede denne form for kontrakt. Offentligt udbud er det mest almindelige i offentlige indkøb. Ifølge Europa-Kommissionen udgør offentlige udbud næsten 30 % af alle indkøbsprocesser. Enhver leverandør, uanset størrelse, der opfylder kravene, kan afgive et tilbud. 

Fordelene ved offentlige udbud for SMV'er

Som en mindre virksomhed, der vil prøve kræfter med offentlige indkøb, kan et offentligt udbud give de første erfaringer. Alle kan byde ind, når de opfylder krav og valgkriterier. Du har samme chance for at vinde som andre virksomheder, og det gør offentlige udbudskontrakter meget tilgængelige. Det sikrer også en sund konkurrence og tilskynder deltagerne til at afgive bud af høj kvalitet med skarpe priser og innovative løsninger.

Ulemperne ved offentlige udbud for SMV'er

Ulempen ved sund konkurrence er naturligvis, at du vil være oppe imod større organisationer. De har måske mere erfaring med at skrive tilbud eller mere viden om markedet. Med opdateret viden og optimale værktøjer kan du dog sagtens tage kampen op mod de store.

Et offentligt udbud er tilgængeligt, men også tidskrævende. Der findes ingen genveje. Du skal følge hvert trin i proceduren. Vi anbefaler at sammensætte et dedikeret tilbudsteam eller at udnævne en tilbudsansvarlig, der kan fokusere på at skrive de bedst mulige tilbud.

Derudover har offentlige udbud en stejl læringskurve, især hvis du er ny inden for offentlige indkøb. Du skal læse op på, hvilke oplysninger der er obligatoriske, hvilke oplysninger der er nyttige, og hvordan du skriver vinderbud. Har du lært, hvordan man afgiver et kvalitetsbud ved et offentligt udbud, virker andre typer aftaler og kontrakter mindre skræmmende. 

 

2. Direkte tildeling

En direkte tildeling har mange navne som f.eks. udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse eller bekendtgørelse med henblik på frivillig forudgående gennemsigtighed. Men uanset navn bliver der fulgt samme princip: Indkøberen søger direkte kontakt med en udvalgt leverandør. I stedet for at invitere flere leverandører til at byde, vil en indkøber bede én leverandør om at afgive tilbud. Indkøbere kan anvende direkte tildeling, når deres kontrakter holder sig under EU's tærskelværdier og, hvis det er markedsmæssigt forsvarligt. Det bruges normalt til kontrakter med lav værdi, hvis kun én leverandør kan levere tjenesten, eller når opgaven virkelig haster f.eks. af sikkerhedsmæssige årsager. Oftest benytter indkøber sig af tilbudsindhentning, ved at foretage en markedsafdækning og på baggrund heraf indhente ét, to eller flere tilbud. De kan også vælge at annoncere om tilbudsindhentning på egen hjemmeside eller gennem en udbudsplatform

En direkte tildeling er en hurtig og direkte vej til offentlige kontrakter. Der er samtidig nogle regler, der skal sikre fairness og transparens.

Som leverandør vil du opleve, at denne procedure tager mindre tid end et offentligt udbud. Da indkøberen allerede ved, hvilken leverandør der skal hyres, behøver du ikke at afgive et egentligt tilbud. Selvfølgelig skal du stadig kende projektets omfang og forhandle vilkår og betingelser, men du behøver ikke at gennemgå hele udbudsprocessen. 

Du er sandsynligvis allerede i kontakt med indkøberen, hvilket gør det lettere at afstemme behov og forventninger. For SMV'er sparer det både tid og energi. Den tid kan du bruge på at styrke samarbejdsrelationen eller skærpe dine andre tilbud.

Ulemperne ved direkte tildeling for SMV'er

En direkte tildeling anvendes næsten udelukkende til opgaver på under 1,5 mio. kr. (41 mio. kr. for bygge- og anlægsarbejder), og det gør dem mindre attraktive for leverandører, der hellere vil byde ind på større kontraktsummer.

Derudover skal du først kende indkøberne og deres behov, og det tager tid. Du skal ofte have en forbindelse til organisationen i forvejen og opnå deres tillid, før de overhovedet vil overveje dig.

Som SMV kan du gøre dette ved at arbejde på andre projekter med dem, store som små. Du kan også bruge dit netværk og fortælle andre virksomheder og branchekolleger om dine ønsker og dine styrker. På den måde kan andre personer anbefale dig og dit arbejde til de større organisationer, som personerne er i kontakt med. 

Det kræver en indsats at udvide sit netværk og holde kontakter ved lige, men har du først vundet deres tillid og overbevist dem om din værdi, vil du lettere og hurtigere opnå direkte tildelinger.

 

3. Begrænset udbud 

Et begrænset udbud består af to faser, hvor første fase er en offentlig invitation til alle om at blive prækvalificeret, og anden fase er de prækvalificerede leverandører, der inviteres til at afgive tilbud. Denne type udbud bruges typisk, når konkurrencen er stor, og indkøberne ønsker at udarbejde en shortliste. Du vil se begrænsede udbud blive brugt inden for fx IT-udstyr, rengøring eller møbler. 

Fordelene ved begrænset udbud for SMV'er

Vil du med på shortlisten? Du skal vise interesse ved at indsende et detaljeret udbudsdokument baseret på indkøberens udbudsbekendtgørelse. Bliver du udvalgt, går du videre til fase to, hvor du skal konkurrere med mindst fem andre potentielle leverandører.

Når du arbejder med dit bud, ved du, at puljen af konkurrenter er begrænset. Der er stadig konkurrence, så det er vigtigt at skille sig ud. Men samtidig er dine chancer for at vinde højere sammenlignet med et offentligt udbud.

Ulemperne ved et begrænset udbud for SMV'er

At byde på et begrænset udbud koster tid og energi, ligesom når du byder på et offentligt udbud. Du skal indsende et udbudsdokument, og baseret på det kommer du på shortlisten – eller også gør du ikke. Derefter skal du stadig konkurrere med mindst fem andre leverandører, når du afgiver dit bud.

 

4. Rammeaftale

Det hedder en rammeaftale, når en indkøber indgår en aftale med flere leverandører, der gælder i en begrænset periode – typisk et par år. I løbet af denne periode deler indkøberen alle kontrakter (også kaldet miniudbud), der falder inden for rammeaftalen, med gruppen af leverandører, der er udvalgt på forhånd.
 

Fordelene ved en rammeaftale for SMV'er

En rammeaftale består normalt af to dele: 

1. den del, hvor du ansøger om at blive omfattet af aftalen 

2. den del, hvor du byder ind på kontrakterne(miniudbud) 

Når du er med i en rammeaftale, er budprocessen hurtigere end ved et offentligt udbud. Desuden er konkurrencen langt mindre for de bud, du afgiver. Puljen af leverandører er begrænset, og det giver dig en bedre chance for at sikre dig kontrakten.

Ulemperne ved en rammeaftale for SMV'er

Selvom budprocessen er mere strømlinet, tager en rammeaftale stadig omtrent lige så lang tid at deltage i som et offentligt udbud. Det er opdelt i flere dele, som samlet set kræver ressourcer.

Og selvom den er effektiv, føles en rammeaftale ikke så fleksibel. Omfanget og prissætningen fastsættes fra starten, og efter et par år matcher de ikke altid de aktuelle markedsforhold. For mindre virksomheder kan dette blive en udfordring.

5. Dynamisk indkøbssystem – DIS

Et dynamisk indkøbssystem – DIS sikrer en fleksibel udbudsproces. Løsningen er populær hos hollandske, norske, svenske og finske indkøbere på grund af sin åbne opsætning. En DIS bruger – ligesom en rammeaftale – en pulje af leverandører til deling af udbud og kontrakter. Men i stedet for at have et fast antal leverandører er en DIS mere åben: Nye leverandører kan komme til når som helst. 

Fordelene ved en DIS for SMV'er

I modsætning til rammeaftaler, der låser leverandører og kontraktvilkår fast fra dag ét, giver en DIS mulighed for løbende tilpasninger til markedsudviklingen. Nye leverandører kan tilmelde sig til hver en tid, og det giver en mere dynamisk pulje at vælge fra.

Den åbne struktur sikrer sund konkurrence og opretholder en dynamisk og alsidig base af leverandører. Når du er inde, er procestiden hurtigere end med et offentligt udbud. Det gør det mere tilgængeligt for SMV'er og nystartede virksomheder. Afhængigt af den konkrete DIS involverer hver kontrakt normalt færre konkurrenter end med et offentligt udbud, hvilket øger dine chancer for at vinde.

En DIS er især velegnet til hurtigt skiftende brancher som fx IT, infrastruktur og sundhedspleje, hvor nye teknologier og udbydere løbende kommer ind på markedet.

Ulemperne ved en DIS for SMV'er

Der skal selvsagt være en DIS tilgængelig, du kan ansøge om. I nogle lande bliver denne type udbud måske brugt ofte, mens mulighederne kan være mere begrænsede i andre lande.

Derudover anvendes DIS-metoden ofte til tilbagevendende indkøb. Det betyder, at udvalget af kontrakter, du kan byde ind på, kan være snævrere.

Hvilke kontrakttyper bør SMV'er fokusere på?

Nogle typer af kontrakter gør det lettere for SMV'er at komme i gang end andre. Det gælder fx rammeaftaler – du konkurrerer med færre leverandører, og det forbedrer dine vinderchancer. Når du først er kommet ind, går budprocessen hurtigere, hvilket frigør tid til at fokusere på forretningen.

En direkte tildeling er også værd at se på. Der er begrænset eller ingen konkurrence, men de bygger på tillid. Derfor skal der opbygges tætte relationer først. 

Start derfor med at knytte kontakter til indkøbere i din sektor gennem budgivning, markedsrådgivning eller netværk. Jo bedre indkøberne kender dig, desto mere sandsynligt er det, at de giver dig chancen.

 

Sådan hjælper Mercell SMV'er med at få den næste kontrakt

Den offentlige sektor rummer et stort vækstpotentiale for SMV'er, men mange tøver med at tage springet. Hvorfor? Fordi budgivning tit kan virke både kompleks og tidskrævende. Det vil vi ændre på.

Uanset om du skal i gang eller har noget erfaring, kan Mercell hjælpe dig med at finde uudnyttede muligheder for din forretning. Fra åbne udbud til rammeaftaler understøtter vores platform alle større kontrakttyper og gør offentlige indkøb lettere for dig og din virksomhed.

Skab vækst i forretningen med Tender Discovery: Timing er altafgørende i offentlige indkøb. Med Mercell Tender Discovery får du adgang til relevante muligheder i realtid – lige så snart de offentliggøres. Vores AI-værktøjer forvandler komplekse, lange dokumenter til overskuelige resuméer. Du sparer kostbar tid, kan beslutte dig hurtigere og byde smartere. 

 

Skræddersyede anbefalinger baseret på dine behov som SMV: Tilpas din profil, så du kun får de mest relevante forretningsmuligheder leveret direkte i din indbakke. Undgå at scrolle ned gennem uendelige lister. Du sparer tid og energi, så du kan fokusere på dem, der passer perfekt til din virksomhed.

 

Arbejd smartere med automatisering af opgaver og processer: Opret, organiser og indsend dine bud – alt sammen på ét sted – med Bid Delivery. Spar tid, og gør din budproces enklere, fra udarbejdelse af bud til afgivelse af dit endelige tilbud. Automatiseringen løser de gentagne opgaver, så du kan byde ind på flere udbud uden ekstra ressourcer.

 

Byg dine salgsstrategier på solide indsigter i markedet: Market Intelligence giver adgang til værdifulde data, der hjælper dig med trendspotting og fremsynet planlægning. Forstå, hvor markedet er på vej hen, og brug denne indsigt til at skabe vækst i din virksomhed.