Fleksible indkøb med det dynamiske indkøbssystem

Hvad er et dynamisk indkøbssystem?

Et dynamisk indkøbssystem (DPS) er et fleksibelt alternativ til traditionelle indkøbsmetoder som f.eks. rammeaftaler. Leverandører kan til enhver tid tilslutte sig et DPS, hvilket gør det muligt for indkøbere at vælge den bedste leverandør til at opfylde deres indkøbsbehov, når de opstår. Det holder systemet friskt og dynamisk og byder løbende nye virksomheder velkommen i løbet af aftaleperioden.

En DPS er en proces i to faser. Den indeholder både kvalifikationsfasen, hvor leverandørerne beder om at komme med i DPS'en, og udbudsfasen, hvor indkøberne annoncerer deres indkøbsbehov. Man kan se en DPS som en liste over prækvalificerede leverandører, der er klar til at svare på indkøbernes udbud.

Denne helt elektroniske procedure bruges til at indkøbe »hyldevarer«, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder, hvor aftalens omfang eller volumen er ukendt, f.eks. kontorartikler, solpaneler og bulkvarer. For disse typer indkøb reducerer en DPS de lange tidslinjer, der er forbundet med standardprocedurer.

Forskellen mellem en rammeaftale og en DPS

Et alternativ til en DPS er en rammeaftale. Den vigtigste forskel mellem de to er fleksibilitet. Leverandører kan tilslutte sig en DPS på et hvilket som helst tidspunkt i dens levetid, hvilket giver indkøberne mulighed for at opbygge en pulje af leverandører, som de kan trække på, når de har brug for det. I modsætning hertil har en rammeaftale et restriktivt ansøgningsvindue og strenge udvælgelseskriterier. Det favoriserer større virksomheder og efterlader SMV'er og nystartede virksomheder med færre chancer.

DPS giver på den anden side mulighed for at have en lavere tærskel for SMV'er og nystartede virksomheder, hvilket gør det mere tilgængeligt og fremmer et mere inkluderende markedsmiljø. Der er ingen grænse for antallet af leverandører i kvalifikationsfasen i en DPS, hvorimod antallet af leverandører i en rammeaftale er fast. Denne inklusivitet sikrer, at køberne har adgang til en bredere vifte af innovative løsninger og konkurrencedygtige tilbud.

En DPS og en rammeaftale kan bruges i forskellige situationer. Når en rammeaftale er uegnet, tilbyder en DPS et fleksibelt alternativ. Denne procedure kan være velegnet i specifikke tilfælde, f.eks. når du vil købe strøm eller personale.

Hvorfor du bør overveje at bruge et DPS:

Et dynamisk indkøbssystem har forskellige fordele for både indkøbere og leverandører. Dette er de vigtigste grunde til, at indkøbere vælger at bruge et DPS i deres indkøbsproces:

• Et DPS sikrer et konkurrencedygtigt og dynamisk marked

Et DPS sikrer konkurrence ved løbende at give leverandører mulighed for at deltage i løbet af dets varighed. Denne egenskab giver SMV'er og nystartede virksomheder mulighed for at konkurrere med andre (større) organisationer fra den første euro. Hvis der er stor tilgængelighed, kan en DPS skabe pres på priserne, hvilket kan være en fordel for dig som indkøber.

• En DPS strømliner indkøbsprocessen

Da der allerede findes en liste over kvalificerede leverandører, kan enkle mini-udbud gennemføres inden for mindst 10 dage. Indkøbere kan udstede mini-udbud direkte til prækvalificerede leverandører, hvilket fremskynder den samlede proces. Generaldirektoratet for Informatik i EU-Kommissionen har oplevet et fald i gennemløbstiden på 80 % ved at bruge en DPS.

• En DPS udvider markedet

En DPS åbner døren for en bredere vifte af leverandører, hvorimod traditionelle rammeaftaler udelukker leverandører efter den indledende udbudsfase. Ansøgningsprocessen for en DPS er generelt mere tilgængelig, så leverandører kan ansøge uden at skulle bekymre sig om hårde deadlines. Denne åbne metode tiltrækker leverandører med forskellige evner, ekspertise og tilbud, hvilket gør det muligt for organisationer at få adgang til et bredere udvalg af specialiserede leverandører eller nicheleverandører. Denne mangfoldighed fremmer innovation i branchen og sikrer, at indkøberne får gavn af unikke leverandørtilbud.

Er en DPS den rigtige løsning til dine indkøbsbehov?

Overvejer du en DPS til din organisation? Det giver et stort potentiale, men det er vigtigt at forstå begrænsningerne, før man implementerer det.

• Efterhånden som flere leverandører tilslutter sig din DPS, kan leverandørpuljen blive stor. Mercells DPS giver dig mulighed for at bruge kategorier til at holde din leverandørliste organiseret. Med kategoristyring kan du nemt oprette et udbud med de udvalgte og kvalificerede leverandører. Hvis du foretrækker en mindre pulje, er en rammeaftale måske mere velegnet til dine behov.

• En DPS kræver løbende (administrativ) styring, da leverandører løbende kan ansøge. Du skal manuelt vurdere, om hver enkelt leverandør, der ansøger, opfylder dine krav. Hvis din organisation ikke har ressourcer til denne tidskrævende opgave, er en anden procedure måske bedre egnet.

• En DPS er fremragende til indkøb af almindeligt anvendte varer og tjenesteydelser med en pulje af leverandører til rådighed. Leverandører udvælges på grundlag af bud pr. bud uden garanti for fortsat engagement ud over hver kontrakt. Derfor kan du som indkøber gå glip af fordelene ved et langvarigt forhold til leverandøren. Hvis du ønsker at udvikle langsigtede strategiske leverandørrelationer, bør du overveje at bruge en rammeaftale i stedet.
  
  

Hvordan fungerer en DPS?

En DPS er populær i nogle europæiske lande af én hovedårsag: Leverandører kan deltage når som helst uden at vente på den næste indkøbscyklus. Det kører i en to-trins-proces. Først, under den indledende opsætning, optages alle leverandører, der opfylder kriterierne - der er ingen begrænsning på, hvor mange der kan ansøge. Dernæst tildeles kontrakter. Den ordregivende myndighed inviterer alle leverandører i DPS'en eller inden for en relevant kategori til at byde. 

Sådan fungerer det:

Fase 1: Kvalificering

Når man opretter en ny DPS, er den første ansøgningsperiode på mindst 30 dage. Leverandører kan ansøge om at blive medlem når som helst i hele DPS'ens levetid. Alle leverandører, der opfylder de fastsatte kriterier, bliver optaget, hvilket sikrer en bred og konkurrencedygtig pulje af leverandører. Hvis en leverandør ikke opfylder kriterierne i første omgang, kan de ansøge igen, når de opfylder kriterierne.

Ved hjælp af de forskellige kategorier i DPS kan du oprette en skræddersyet liste over leverandører. Disse kategorier giver dig mulighed for at filtrere leverandører baseret på specifikke evner, referencer eller placering, så du sikrer dig det bedst mulige match til dine indkøbsbehov.

Fase 2: Mini-udbud

Når dit indkøbsbehov opstår, kan du invitere leverandører til at afgive tilbud. Med Mercells skabeloner er det nemt at sætte konkurrencen op, og kvalificerede leverandører udvælges automatisk. I udbuddet har du alle relevante oplysninger i ét overblik. Som ordregiver skal du invitere alle leverandører på DPS'en til at byde på kontrakten. Efter at have evalueret buddene kan du tildele kontrakten til den bedste leverandør.

Implementering af DPS med Mercell

Mercell understøtter fuldt ud DPS-proceduren (Dynamic Purchasing System) ved at tilbyde en omfattende elektronisk platform, der forenkler indkøbsprocessen. Det giver indkøberne mulighed for effektivt at købe hyldevarer, bygge- og anlægsarbejder og tjenesteydelser, samtidig med at de opretholder høje standarder for kvalitet og compliance. Platformens omfattende pulje af leverandører kombineret med brugen af skabeloner gør det hurtigt og nemt at oprette nye mini-udbud. Dette resulterer i reduceret gennemløbstid og minimerede fejl gennem centraliseret skabelonstyring og et godkendelsesworkflow.

Mercells platform forbedrer DPS yderligere med dashboards, der strømliner kategoristyringen, automatisk udvælger kvalificerede leverandører og fremskynder opsætningen af mini-udbud. Alle relaterede oplysninger lagres centralt, hvilket giver et klart og organiseret overblik over status og resultater. Platformen gør det også lettere at kommunikere med leverandørerne via automatiske meddelelser, hvilket sikrer en effektiv indkøbsproces.

Fleksibilitet gennem design med DPS

Selvom det dynamiske indkøbssystem måske ikke er så kendt som traditionelle rammeaftaler, giver det et stort potentiale for organisationer, der ønsker at indkøbe almindeligt anvendte varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder, hvor aftalens volumen eller omfang er uklar. Den fleksible og åbne tilgang skaber en dynamisk markedsplads, der sikrer konkurrence og giver SMV'er mulighed for at deltage når som helst. Denne inklusivitet bringer en bred vifte af leverandører til bordet, hvilket fremmer innovation og lokale markeder.