Jeg er leverandør

Jeg er en indkøber

Leverandører

Risikostyring i usikre tider – derfor er offentlige indkøb en sikker havn

I tider med økonomisk usikkerhed kan salg til den private sektor blive risikabelt og uforudsigeligt. Økonomiske nedgangstider, ændringer i forbrugerkrav samt skiftende markedsdynamikker kan skabe ustabilitet for virksomheder, der er afhængige af kontrakter i den private sektor. Der er imidlertid en anden sektor, der er mere konsistent: den offentlige sektor.

hero-image

Offentlige indkøb tilbyder ikke alene et stabilt og pålideligt flow af forretningsmuligheder, men fungerer også som et strategisk skjold for leverandører, der vil reducere risici og opretholde vækst i perioder med økonomisk usikkerhed. De velstrukturerede offentlige kontrakter kombineret med langsigtede engagementer og tydelige lovrammer giver leverandørerne et niveau af forudsigelighed, som ofte mangler i den private sektor. I denne artikel dykker vi ned i, hvordan offentlige indkøb kan reducere finansielle og operationelle risici. Vi ser på bedste praksis for styring af risici i langsigtede aftaler, og hvordan Mercell hjælper leverandører med at være på forkant – også i nedgangstider.

 

Hvordan offentlige indkøb giver stabile indtægter

En af de vigtigste årsager til, at offentlige indkøb forbliver en sikker havn i usikre tider, er konsistensen i disse indkøb. Regeringer og offentlige institutioner skal opfylde deres centrale forpligtelser, uafhængigt af de økonomiske forhold. Det betyder, at indkøbsprocesserne fortsætter, og at behovet for varer, tjenesteydelser og løsning af arbejdsopgaver forbliver stabilt.

I den private sektor kan virksomheder nedskalere eller forsinke projekter som reaktion på markedsændringer, mens organisationer i den offentlige sektor skal opretholde deres aktiviteter og tjenester. Denne konsistens skaber en forudsigelig og pålidelig efterspørgsel efter leverandører, hvilket igen giver mulighed for en stabil omsætning. Offentlige indkøb er typisk underlagt strenge regler og lovrammer, hvilket betyder, at offentlige kontrakter giver en høj grad af sikkerhed for leverandørerne, så længe disse lever op til compliance-kravene.

Stabiliteten i de offentlige indkøb gør det til en attraktiv vej at gå for leverandører, der ønsker at reducere de økonomiske risici, der er forbundet med afhængighed af den private sektor. Desuden er mange offentlige kontrakter af langsigtet karakter, så leverandører kan sikre sig kontinuerlig forretning i årevis, hvilket giver endnu større sikkerhed i tider med økonomiske omvæltninger.

 

Bedste praksis for risikostyring i langsigtede aftaler

Langsigtede kontrakter med offentlige organisationer giver attraktiv indtjeningsstabilitet, men som leverandør skal du også her aktivt styre de tilknyttede risici for at værne om din virksomhed. Aftalerne kan nemlig strække sig over flere år og er underlagt ændringer i regler, politisk klima og operationelle realiteter. Ved at implementere proaktive strategier kan du minimere forstyrrelser, fastholde performance og styrke dit omdømme som en pålidelig partner for den offentlige sektor. I det følgende ser vi på den bedste praksis skræddersyet til leverandører.

 

Sørg for compliance og transparens 

Compliance – overholdelse af lovgivningen – er en af de mest kritiske forudsætninger for langsigtet succes med offentlige indkøb. Reglerne kan ændre sig i løbet af en flerårig kontrakt, og kravene til compliance kan strammes afhængigt af lovgivende instanser og skift i politikken.

  • Hold dig opdateret om udbudsloven, ESG-krav samt standarder for afrapportering.

  • Etabler interne processer til tidlig detektering af manglende compliance, herunder revisionsspor og kontrolpunkter for dokumentation.

  • Brug digitale platforme til at sikre compliance på hvert trin i tilbudsrejsen.

Spred porteføljen ud

Er du stærkt afhængig af én køber, kontrakt eller region, løber din virksomhed en betydelig risiko, hvis finansieringen skæres væk, de politiske prioriteter ændres, eller projektomfanget redefineres. En bredere kontraktbase øger den økonomiske sikkerhed.

  • Gå efter en blanding af kontrakttyper: rammeaftaler, tilbagevendende opgaver og projektbaseret arbejde.

  • Øg din rækkevidde på tværs af flere offentlige myndigheder, kommuner og sektorer.

  • Overvej at deltage i fælles udbud eller som underentreprenør for at opnå eksponering og samtidig reducere den individuelle risiko.

  • Brug markedsdata til at få indsigt og identificere uudnyttede sektorer eller underrepræsenterede regioner, hvor dine tilbud passer godt ind.

Angiv klare vilkår og betingelser 

Grundlaget for enhver risikostyret kontrakt er veldefinerede og gensidigt anerkendte vilkår. Dette sikrer, at både du og den ordregivende myndighed er på linje – og beskyttede – hvis der sker uventede ændringer.

  • Definer serviceaftaler (SLA'er), KPI'er og milepæle for leveringen i målbare termer.

  • Inkluder klausuler om genforhandling ved makroøkonomiske forstyrrelser, force majeure eller uforudsete lovændringer.

  • Sørg for, at fakturerings- og betalingsbetingelser afspejler dit behov for cashflow i hele projektets livscyklus.

  • Brug juridiske rådgivere til at validere kontraktens robusthed, før du skriver under, ikke mindst ved flerårige aftaler.

Opbyg stærke relationer

Langsigtet succes i forhold til offentlige udbud afhænger ikke alene af prissætning, men også af relationer. Tillid, konsistens og kommunikation med offentlige indkøbere spiller en afgørende rolle i reduceringen af kontraktrisici.

  • Oprethold en løbende dialog – ikke kun under indkøb, men under hele kontraktens løbetid.

  • Planlæg regelmæssige eftersyn af ydelserne med ordregivende myndighed, så udfordringerne bliver løst, før de eskalerer.

  • Vær åben om de risici, du forudser, og foreslå løsninger proaktivt.

  • Stærke partnerskaber kan føre til kontraktforlængelser, bedre evalueringer og tidlig indsigt i fremtidige forretningsmuligheder.

 

Derfor ønsker offentlige indkøbere pålidelige, kontrollerede leverandører på usikre markeder

I økonomiske nedgangstider er offentlige indkøbere under større pres for at sikre, at de bruger skatteydernes penge effektivt og målrettet. I usikre perioder prioriterer indkøberne pålidelighed og troværdighed, hvilket gør det endnu vigtigere for leverandørerne at bevise deres værd.

Offentlige indkøb er ofte underlagt offentlig kontrol, og manglende opfyldelse af kontraktkravene kan resultere i skade på ens omdømme, forsinkelser og yderligere omkostninger. Derfor leder offentlige indkøbere efter leverandører, der har dokumenterede resultater med hensyn til at opfylde deres forpligtelser, selv på usikre markeder.

For at sikre kontrakter i udfordrende tider skal leverandørerne:

  • Præstere stabilt: Indkøbere i den offentlige sektor ønsker leverandører, der er økonomisk stabile og i stand til at levere konsistent.

  • Udvise pålidelighed: At levere produkter og tjenester af høj kvalitet til tiden er afgørende for at vinde og opretholde langsigtede kontrakter.

  • Bevise compliance: Leverandører, der kan dokumentere overholdelse af regler, krav om bæredygtighed og lignende standarder, er mere tilbøjelige til at vinde offentlige udbud.

Jo mere du positionerer din virksomhed som en pålidelig leverandør, der overholder reglerne, jo større sandsynlighed er der for, at du sikrer dig kontrakter i usikre tider.

content-image

Sådan giver Mercell leverandører et forspring, selv i nedgangstider

Det er en udfordring at navigere i offentlige udbud ved økonomiske udsving, men Mercell tilbyder en løsning, der kan give et forspring. Mercell leverer en integreret platform, der understøtter leverandører gennem hele indkøbsprocessen, fra udvælgelsen af relevante tilbud til styring af kontrakter og sikring af compliance.

Sådan hjælper Mercell leverandører:

  1. Strømlinet udbudsovervågning: Med udbudsadvisering i realtid og avancerede søgefiltre gør Mercell det let for leverandører at finde offentlige udbud, der matcher deres forretningsprofil. Det sparer tid og reducerer risikoen for at gå glip af relevante kontrakter.

  2. Centraliseret udbudsstyring: Mercell hjælper dig med at administrere hele udbudsprocessen ét sted, hvilket gør det nemmere at spore deadlines for udbud, indsendelse af dokumenter og kontraktvilkår. Dette reducerer risikoen for spildte muligheder eller fejl i udbudsprocessen.

  3. Forbedrede complianceværktøjer: Det er afgørende for leverandører at overholde udbudsreglerne, navnlig i usikre tider. Mercell leverer compliancekontrol og sikrer, at du er opdateret med de seneste juridiske og lovgivningsmæssige ændringer.

  4. Datadrevne indsigter: Med Mercells AI-drevne værktøjer kan du udnytte udbudssøgning, matchning og profilopbygning, så du kan træffe velbegrundede beslutninger og optimere din fremtidige udbudsstrategi.

Bedste praksis inden for offentlige udbud: En proaktiv tilgang til forretningsstabilitet

I usikre økonomiske tider er en proaktiv tilgang til offentlige udbud et vigtigt strategisk træk for leverandører, der vil øge stabiliteten i forretningen. Proaktiv tilgang involverer fremsynet planlægning, identifikation af risici og implementering af tiltag til at afbøde dem, før de materialiserer sig. Denne tilgang gør det muligt for organisationer at optimere deres udbudsprocesser og bane vej for langsigtet succes.

En effektiv strategi omfatter tidlig dialog med potentielle leverandører og afgivelse af forhåndsinformation om fremtidige behov. Dette fremmer ikke alene innovation, men sikrer også, at markedet er forberedt på at imødekomme kommende krav. For eksempel lægger Forward Commitment Procurement-modellen vægt på at formulere krav i resultatorienterede termer og formulere en forpligtelse til udbud, hvilket motiverer leverandørerne til at investere i at udvikle passende løsninger.

Desuden er det afgørende at sikre, at udvælgelseskriterierne er relevante og står i et rimeligt forhold til udbuddet. Alt for strenge eller irrelevante krav kan utilsigtet udelukke kvalificerede leverandører, hvilket kan reducere konkurrencen og potentielt øge omkostningerne. Myndighederne bør undgå at pålægge tilbudsgiverne unødvendige byrder ved at fastsætte kriterier, der er for høje i forhold til kontraktens værdi og risiko.

Ved at vælge en proaktiv indkøbspraksis – som fx tidligt engagement i markedet, klare og rimelige udvælgelseskriterier samt fremadrettede indkøbsmodeller – kan organisationer opbygge mere modstandsdygtige forsyningskæder, fremme innovation og opnå mere værdi for pengene.

Konklusion 

Økonomisk usikkerhed gør salg i den private sektor mere risikabelt, mens den offentlige sektor tilbyder mere konsistente og stabile indkøbsmuligheder. Ved at engagere sig i offentlige udbud kan leverandører opnå langsigtede kontrakter, reducere risici og skabe vækst i deres forretning – selv i uforudsigelige tider.

Ved at følge bedste praksis for risikostyring, sikring af compliance samt positionering af din virksomhed som en pålidelig leverandør, kan du med succes navigere i offentlige udbud. Med Mercell til støtte for din indsats har du de værktøjer og indsigter, du skal bruge til at være på forkant med konkurrenterne og skabe vækst i dine offentligt rettede aktiviteter, uanset økonomisk klima.