7 sammu parema pakkumuse esitamiseks

Hea algus on pool võitu

Avaliku sektori hankemenetluses on tähtajad väga olulised. Pakkumuse esitamise tähtaeg on kindel. Kui hilined kasvõi ühe minuti, oled sa oma võimalusest ilma jäänud. Teisisõnu on oluline, et sa teeksid kõik algusest peale korrektselt. Kui hakkad pakkumuse esitamist planeerima, on oluline dokumente mitu korda üle kontrollida, et sa ei jätaks tähelepanuta ühtegi olulist üksikasja. Nüansse on palju, seega oleme kõik olulise koondanud kokku siia artiklisse. 

Head lugemist!

 

Samm 1: vaata hankedokumendid mitu korda hoolikalt läbi

Olulisi üksikasju, tingimusi ja nõudeid võib olla palju, seega jälgi hoolega, et need tähelepanuta ei jääks. Loe hankedokumendid rahulikult mitu korda läbi ja tee märkmeid. Nii võid olla kindel, et ükski oluline detail ei jää kahe silma vahele või ei unune. 

• Mis on hanke eesmärk? 

• Kas on midagi, millele on eriti oluline võimalikult selgelt vastata? 

• Mida pead eriti selgelt lahti seletama ja millele lisama dokumente? 

Nõuded ja soovid võivad olla dokumentides hajutatult, käi kõik hoolikalt läbi ja kirjuta üles, millist informatsiooni hankija soovib. Koosta nõuetest nimekiri, millele pead pakkumuse dokumentides kindlasti tähelepanu osutama. Nii saad lihtsalt järge pidada, et midagi olulist, mis peab olema lisatud dokumentidesse, ei ununeks.

 

Samm 2: alusta varakult ja tee tegevuskava

Pakkumuse esitamine võib olla aeganõudev, seega alusta varakult. Tee omale ajakava, millal erinevad dokumendid peavad valmis olema. Mõne pakkumuse puhul on vaja kolmanda osapoole dokumente, seega võib kuluda rohkem aega, et kõik valmis saada. Hankedokumentidest leiad tavaliselt järgmised üksikasjad:

• haldustingimused;

• nõuded pakkujale;

• nõuded hankeobjektile;

• hindamise kriteeriumid;

• lepingutingimused;

• lepingu järelevalve.

Võid kasutada neid pealkirjadena ja seejärel koondada pealkirjade alla olulised detailid, mis kindlasti pakkumusest välja jääda ei tohi. 

 

Samm 3: pakkumuse esitamise tähtaeg

Pea meeles, et pakkumuse esitamise tähtaeg on range. Esita oma pakkumus õigeaegselt, et hankija üldse kaaluks sinu pakkumust. Üldreeglina tuleb pakkumused esitada hiljemalt viimasel päeval kell 23.59. Kuid osadel juhtudel võib hankija valida ka teise tähtaja. 

Enne töö alustamist kontrolli kindlasti, millal täpselt on määratud esitamise aeg. Nii ei kuluta sa asjatult aega pakkumuse koostamisele - mida hilinemise korral konkurentsi ei arvestatagi.

 

Samm 4: esita küsimusi juba protsessi alguses

Kas sul on küsimusi dokumentatsiooni kohta?

Võta hankijaga ühendust ja saa oma vastused kätte juba varakult. Jälgi kindlasti, mis ajani küsimusi esitada saab.

Pea meeles, et üldiselt on hankemenetluse käigus kõik pakkuja poolt esitatud küsimused ja hankija antud vastused kättesaadavad kõigile pakkujatele ja hanke osapooltele.

Ära aja hanke ajal esitatud küsimusi segi hanke-eelse kommunikatsiooniga. Proaktiivne hanke-eelne dialoog hankijaga toimub nii, nagu sina seda soovid, ja sellel ei ole formaalseid nõudeid. See tähendab, et teised potentsiaalsed pakkujad ei saa automaatselt juurdepääsu teie suhtlusele.

 

Samm 5: muuda pakkumus hankijale lihtsaks

Hankija vaatab korraga läbi palju erinevaid pakkumusi. Seega tee pakkumus hankijale lihtsaks ja kergesti arusaadavaks. Selgita lahti mõisted ja lühendid.

Vasta ennetavalt tekkivatele küsimustele ja väldi asjatult pikki ja keerulisi lauseid. 

Ära viita välistele allikatele ja veebilinkidele, vaid veendu, et hankija saab kogu informatsiooni otse sinu pakkumusest.

See võib esmapilgul tunduda kui tähenärimine, kuid usu, hankija jaoks on tunduvalt keerulisem, kui ta peab olulist infot mitmest eri kohast otsima. Paljud pakkujad jätavad selle nüansi tähelepanuta, mis annab sulle selge eelise. Isegi kui struktuur ei ole üks hindamiskriteeriumidest, näitab see hankijale ennetaval sinu organiseeritust ja tööstiili. 

 

Samm 6: veendu, et sinu ettevõte vastab esitatud nõuetele

Hankedokumentide täitmine võib tunduda keeruline, kuid selge ja täpne lähenemine aitab sul silma paista! Vasta hankija küsimustele põhjalikult ja ära unusta, et sinu ettevõtte tugevused peavad olema selgelt välja toodud.

Pea meeles, et lisaks kohustuslikele nõuetele võib hankes olla ka teisi kriteeriume, mis võivad puudutada näiteks kvaliteeti, keskkonnasäästlikkust, kogemust, tarneaega, garantiid ning teenindust. Rõhuta oma pakkumuses, kuidas sinu ettevõte nendele tingimustele vastab – see võib mängu oluliselt muuta!

Alati ei võida madalaima hinnaga pakkumus, seega tasub oma pakkumuses alati esile tõsta ka teisi eeliseid. Hinda kõiki nõudeid võrdselt, olgu need kohustuslikud või mitte, ja näita, et oled parim valik. Sel viisil suurendad oma võimalusi hankes edu saavutada!

 

Samm 7: usalda, aga kontrolli

Veendu, et sinu pakkumus vastab kõikidele hankedokumentides esitatud nõuetele ja tingimustele.

Puudulik pakkumus ei võida tõenäoliselt hanget, seega veendu, et kõik andmed on lisatud. 

Vaata läbi oma tegevuste nimekiri ja veendu, et oled kõik üksikasjad veel kord üle kontrollinud, näiteks:

• Kas kõik kontaktandmed on õiged?

• Kas oled esitanud õiged kontaktandmed referentside kohta?

• Kas esitad pakkumust soovitud keeles?

• Kas ettevõtte õige esindaja allkirjastab pakkumuse?

• Kas kõik hankija poolt nõutud lisad on olemas? Kas need on korrektsed?

• Kas pakkumus vastab kõigile nõuetele?

 

Oled õigel teel

Nagu näed, on ettevalmistus ja süstemaatiline töö enne pakkumuse esitamist hädavajalik. Tööta struktureeritult ja kontrolli veel kord, et kõik üksikasjad oleksid lisatud.

Mercelli hankekeskkonnas, saad selgema ülevaate, kas kõik dokumendid on lisatud ja nõuded täidetud.