Raamlepingutest vahetute hankelepinguteni: VKE-de lepingutüüpide selge ülevaade

1. Avalik pakkumine

Kui oled varem pakkumisi esitanud, siis ilmselt on see lepingutüüp sulle juba tuttav. Avalikud pakkumised on riigihankes kõige levinumad. Euroopa Komisjoni andmetel kasutatakse avalikku pakkumist peaaegu 30%-l hankeprotseduuridest. Pakkumise võivad esitada kõik tingimustele vastavad pakkujad, olgu nad suured või väikesed. 

Avaliku pakkumise plussid VKE-de jaoks

Riigihankega tegelema hakkavale väikeettevõttele võib avalik pakkumine olla üks esimesi, mida katsetatakse. Kõik saavad pakkumise esitada, kui nad vastavad nõudmistele ja kriteeriumidele. Sinul on niisama suur võimalus pakkumine võita kui teistel väikeettevõtetel, mistõttu on see kõigile ligipääsetav hanketüüp. See tagab ka tervisliku konkurentsi, ärgitades ettevõtteid tegema heade hindade ja uuendusmeelsete lahendustega kvaliteetseid pakkumisi.

Avaliku pakkumise miinused VKE-de jaoks

Tervisliku konkurentsi miinus on see, et sageli on konkurendid suure(ma)d organisatsioonid. Neil võib olla pakkumiste kirjutamises rohkem kogemusi ja turu kohta paremad teadmised. Ent õigete teadmiste ja vahendite abil saad ka sina suurtele tegijatele vastu.

Avalik pakkumine on ligipääsetav, kuid ajakulukas. Otseteed puuduvad. Protseduuri igas etapis tuleb näpuga järge ajada. Soovitame palgata pakkumistega tegeleva tiimi või pakkumiste juhi, kelle töö ongi kirjutada parimaid võimalikke pakkumisi.

Peale selle kulub avalike pakkumiste sisust arusaamisele omajagu aega, eriti siis, kui riigihanked on sinu jaoks veel uus maailm. Pead välja selgitama, missugused andmed on kohustuslikud ja mida oleks kasulik lisada ning kuidas kirjutada võidupakkumisi. Ent kui oled selgeks saanud, kuidas esitada avalikul pakkumisel kvaliteetset pakkumist, võivad ka teised lepingutüübid tunduda vähem hirmuäratavad. 

 

2. Vahetu hankelepingu sõlmimine

Vahetut hankelepingu sõlmimist nimetatakse ka kinniseks pakkumiseks või ühe pakkujaga hankelepingu sõlmimiseks. Põhimõte on aga kõigil üks: hankija soovib sõlmida vahetu lepingu ühe valitud pakkujaga. Selle asemel, et küsida pakkumist mitmelt pakkujalt, pöördub hankija ühe konkreetse pakkuja poole. Hankijad võivad kasutada vahetut hankelepingu sõlmimist siis, kui lepingute väärtus jääb alla 20 000 euro. Enamasti kasutatakse seda väikse väärtusega lepingute korral, kui teenust suudab pakkuda ainult üks pakkuja või kui teenuse ostmisega on kiire.

Vahetu hankelepingu plussid VKE-de jaoks

Vahetu hankelepingu sõlmimine on kiirem ja lihtsam moodus riigihankelepingute sõlmimiseks. Samas kehtivad mõned reeglid, mis aitavad tagada õiglase ja läbipaistva protsessi.

Pakkujale pole see protseduur nii ajamahukas kui avalik pakkumine. Kuna hankija juba teab, millist pakkujat ta soovib palgata, pole vaja pakkumist esitada. Mõistagi tuleb ka selle lepingu puhul teada projekti ulatust ja kokku leppida tingimused, kuid kogu hankeprotsessi pole vaja läbida. 

Suure tõenäosusega oled hankijaga juba kontakti loonud, mistõttu on lihtsam rääkida tema vajadustest ja ootustest. VKE-de jaoks säästab see nii aega kui ka energiat. Seda aega saab kasutada kontakti tugevdamiseks või teiste pakkumiste lihvimiseks.

Vahetu hankelepingu miinused VKE-de jaoks

Vahetut hankelepingut kasutatakse peaaegu alati ainult alla 20 000 euro maksvate hangete jaoks, mispärast pole need suuremaid lepinguid eelistavatele hankijatele nii ihaldusväärsed.

Peale selle tuleb end kõigepealt hankijate ja nende vajadustega kurssi viia, aga see võtab aega. Sageli peab kontakt organisatsiooniga juba olemas olema ja usaldus tuleb võita enne, kui sinu valimist üldse kaalutakse.

Selleks saab VKE teha nendega koostööd muudes projektides, olgu need suured või väikesed. Saad kasutada ka oma võrgustikku, rääkides teistele ettevõtetele ja kolleegidele oma soovidest ja tugevustest. Nii saavad nad soovitada sind ja su tööd suurematele organisatsioonidele, kellega nad on kontaktis. 

Võrgustiku kasvatamine ja sellega kontaktis olemine nõuab pingutust, aga kui oled juba kord organisatsioonide usalduse võitnud ja neile oma väärtust tõestanud, saad vahetuid hankelepinguid hõlpsamalt ja kiiremini.

 

3. Piiratud hankemenetlus

Piiratud hankemenetlus koosneb kahest etapist, kuhu kutsutakse osalema vaid valitud pakkujad. Seda tüüpi menetlust kasutatakse enamasti siis, kui konkurents on suur ja hankijad eelistavad teha pakkujatest eelvaliku. Piiratud hankemenetlust kasutatakse sageli näiteks IT-seadmete, puhastusteenuste ja mööbliga seotud hangetes. 

Piiratud hankemenetluse plussid VKE-de jaoks

Kas soovid jõuda pakkujate eelvalikusse? Selleks tuleb väljendada huvi, esitades hankija hanketeatise peale põhjaliku hankedokumendi. Kui sind välja valitakse, liigud edasi teise etappi, kus konkureerid veel vähemalt viie pakkujaga.

Pakkumise koostamise ajal tead, et konkurentide arv on piiratud. Kuna konkurents on siiski olemas, tasub kindlasti silma paista. Samas on pakkumise võitmise võimalus avaliku pakkumisega võrreldes suurem.

Piiratud hankemenetluse miinused VKE-de jaoks

Piiratud hankel pakkumise esitamine nõuab aega ja energiat, just nagu avalikul pakkumisel osalemine. Pead esitama hankedokumendi, mille põhjal otsustatakse, kas pääsed eelvalikusse või mitte. Pärast pakkumise esitamist konkureerid endiselt vähemalt viie teise pakkujaga.

 

4. Raamleping

Raamlepingu korral sõlmib hankija lepingu mitme pakkujaga piiratud ajaks, enamasti paariks aastaks. Selle aja jooksul jagab hankija lepinguid, mis raamistikku sobivad, varem välja valitud pakkujatega. 

Raamlepingu plussid VKE-de jaoks

Raamlepingul on enamasti kaks osa: 

1. osa, mille vältel kandideeritakse raamistikku saamiseks, 

2. ja osa, mille vältel esitatakse lepingutele pakkumisi. 

Kui oled juba osa raamlepingust, toimub pakkumisprotsess kiiremini kui avaliku pakkumise korral. Lisaks on konkurents pakkumise kohta oluliselt väiksem. Pakkujaid on vähem, mistõttu on sul suurem võimalus lepingut endale võita.

Raamlepingu miinused VKE-de jaoks

Kuigi raamlepingu pakkumiste esitamise protsess on sujuvam, kulub sellele kokku siiski umbes sama palju aega kui avalikule pakkumisele. See on lihtsalt jagatud mitmeks osaks, aga need osad summeeruvad.

Ja kuigi raamleping on tõhus, võib see tunduda veidi range lahendusena. Ulatus ja hind pannakse alguses paika ning paari aasta möödudes ei pruugi need vastata kehtivatele turutingimustele. Väikeettevõtete jaoks võib see olla probleem.

 

5. Dünaamiline hankesüsteem

Dünaamiline hankesüsteem tagab paindliku hankeprotsessi. Oma avatud ülesehituse tõttu on see populaarne Hollandi, Norra, Rootsi ja Soome hankijate seas. Nagu raamleping, kasutab ka dünaamiline hankesüsteem lepingute jagamiseks teatud valikut pakkujaid. Dünaamilise hankesüsteemi korral pole aga pakkujate hulk fikseeritud – uued pakkujad võivad igal ajal liituda. 

Dünaamilise hankesüsteemi plussid VKE-de jaoks

Erinevalt raamlepingutest, mis panevad kohe paika pakkujad ja lepingutingimused, võimaldab dünaamiline hankesüsteem turul toimuvate arengute järgi pidevalt kohaneda. Uued pakkujad saavad igal ajal liituda, tänu millele on pakkujate valik värske.

Selline avatud ülesehitus tagab tervisliku konkurentsi ning säilitab dünaamilise ja mitmekesise pakkujate hulga. Kui oled juba jala ukse vahele saanud, on täiteaeg lühem kui avaliku pakkumise korral. Tänu sellele on see kättesaadavam VKE-dele ja idufirmadele. Olenevalt dünaamilisest hankesüsteemist on iga lepingu juures enamasti vähem konkurente kui avaliku pakkumise korral, mis parandab sinu võiduvõimalusi.

Dünaamiline hankesüsteem on iseäranis kasulik kiiresti muutuvatel aladel, näiteks IT-s, infrastruktuuris ja tervishoius, kus sageli tulevad turule uued tehnoloogiad ja pakkujad.

Dünaamilise hankesüsteemi miinused VKE-de jaoks

Teisest küljest on vaja, et oleks olemas mõni dünaamiline hankesüsteem, kuhu kandideerida saaksid. Näiteks Hollandis pole see mingi küsimus, ent teistes Euroopa riikides on võimalused rohkem piiratud.

Peale selle kasutatakse dünaamilist hankesüsteemi üldiselt korduvate ostude jaoks. See tähendab, et lepingute hulk, millele sa kandideerida saad, võib olla väiksem.

Millistele lepingutüüpidele peaksid VKE-d keskenduma?

Mõne lepingutüübiga on VKE-del lihtsam alustada kui teistega. Näiteks raamleping – konkureerid vähemate pakkujatega, nii et sul on rohkem šanssi. Kui oled jala ukse vahele saanud, liigub pakkumiste esitamise protsess kiiremini, nii et sulle jääb rohkem aega oma ettevõttega tegelemiseks.

Ka vahetut hankelepingut tasub lähemalt avastada. Konkurentsi peaaegu polegi, aga lepingute aluseks on usaldus. See tähendab, et esmalt tuleb suhteid luua. 

Nii et hakka kohe oma valdkonna hankijatega kontakti looma – läbi pakkumiste, turu-uuringute või võrgustiku loomise. Mida paremini sa neid tunned, seda suurema tõenäosusega saadavad nad sulle võimalusi.

 

Kuidas saab Mercell aidata VKE-del jõuda järgmise lepinguni

Avalik sektor pakub VKE-dele suurt kasvupotentsiaali, kuid paljud ei söanda seda hüpet teha. Miks? Sest pakkumine näib sageli liiga keeruline või ajamahukas. Meie eesmärk on seda muuta.

Vahet pole, kas pakkumiste esitamine on sinu jaoks veel uus maailm või oled juba kogenud tegija – Mercell aitab leida sinu ettevõtte jaoks avastamata võimalusi. Meie platvorm toetab kõiki suuremaid lepingutüüpe, avatud pakkumisest raamlepinguteni, ja muudab riigihanke lihtsamaks.

 

Kasvata oma ettevõtet Tender Discovery abil: Riigihankes on kõige olulisem ajastus. Tender Discovery annab reaalajas ligipääsu olulistele pakkumistele niipea, kui need avaldatakse. Meie tehisarufunktsioonid teevad keerukatest ja pikalevenivatest dokumentidest arusaadavad kokkuvõtted. See säästab sulle aega, et saaksid otsustada kiiremini ja esitada pakkumisi nutikamalt.

 

Sinu VKE vajadustele vastavad soovitused: Kohanda oma profiili, et su postkasti jõuaks vaid sinu jaoks kõige asjakohasemad ärivõimalused. Enam pole tarvis läbi lõputute võimaluste kerida. Säästad aega ja energiat, et saaksid keskenduda nendele võimalustele, mis ka päriselt sinu ettevõttele sobivad.

 

Toimingute ja protsesside automaatseks muutmine võimaldab nutikamalt töötada: Bid Deliveryga saad ühes kohas pakkumisi luua, süstematiseerida ja esitada. See säästab aega ja muudab pakkumisprotsessi lihtsamaks alates pakkumise ettevalmistamisest ja lõpetades selle esitamisega. Automaatne süsteem võtab enda kanda korduvad ülesanded, et saaksid reageerida rohkematele pakkumustele lisaressursse kasutamata.

 

Kindlatel turuteadmistel tuginevad müügistrateegiad: Market Intelligence annab ligipääsu väärtuslikule infole, mis aitab märgata trende ja ette mõelda. Mõista, millises suunas turg liigub, ja kasuta seda teadmist oma ettevõtte kasvatamiseks.