7 žingsniai, kaip pateikti pasiūlymą

Nuo pat pradžių viską atlikite teisingai

Viešuosiuose pirkimuose nėra laiko vėlavimams. Nėra galimybės papildyti informacijos vėliau – pasiūlymo pateikimo terminas yra griežtas. Jei pavėluosite nors minutę, prarasite savo šansą. Todėl labai svarbu viską tinkamai paruošti nuo pat pradžių. Planuodami pasiūlymo pateikimą, kelis kartus peržiūrėkite konkurso dokumentus – juk nenorite praleisti svarbios detalės. Kad jums būtų lengviau, paruošėme kontrolinį sąrašą, kuris padės viską apgalvoti ir sėkmingai pateikti pasiūlymą.

Sėkmės!

 

1 žingsnis. Kelis kartus peržiūrėkite pirkimo dokumentus

Perskaitykite pirkimo dokumentus atidžiai, kelis kartus. Užsirašykite svarbiausią informaciją – privalomus reikalavimus ir kitus esminius dalykus, kuriuos pravartu žinoti iš karto. Pasiūlymo rengimo metu svarbu nepraleisti nei vienos detalės:

• Koks yra konkurso tikslas?

• Ar yra išskirtinių reikalavimų, kuriuos reikia ypač aiškiai atsakyti?

• Kokius argumentus ir dokumentus turite pateikti kaip tiekėjas?

Reikalavimai ir pageidavimai gali būti pateikti skirtingose dokumentų vietose, todėl būtinai viską peržiūrėkite ir užsirašykite, kas svarbiausia pirkėjui. Kad nieko nepraleistumėte, sudarykite sąrašą – tai padės užtikrinti, kad atsakėte į visus reikalavimus.

 

2 žingsnis. Pradėkite iš anksto ir sudarykite tvarkaraštį

Konkurso paraiškų rengimas gali užimti nemažai laiko, todėl svarbu pradėti iš anksto. Sudarykite aiškų tvarkaraštį, pažymėdami svarbias datas ir laikus, kada reikia paruošti tam tikrus dokumentus. Kai kuriems konkursams gali prireikti trečiųjų šalių dokumentų, todėl būtinai numatykite papildomą laiką tam, kad viskas būtų parengta laiku. Pirkimo dokumentuose dažniausiai rasite šiuos punktus:

• Administracinės sąlygos

• Reikalavimai tiekėjui

• Reikalavimai pirkimo objektui

• Vertinimo kriterijai

• Sutarties sąlygos

• Sutarties stebėsena

Naudokite šiuos punktus kaip antraštes, po kuriomis galėsite apibendrinti svarbiausią informaciją. Tai padės užtikrinti, kad nepraleisite nieko svarbaus rengiant pasiūlymą.

 

3 žingsnis. Pasiūlymo pateikimo terminas - iki kada reikia pateikti pasiūlymą?

Nepakankamai galima pabrėžti, kaip svarbu pradėti laiku. Pasiūlymo pateikimo terminas yra griežtas, ir jei norite, kad jūsų pasiūlymas būtų svarstomas, jis turi būti pateiktas laiku. Dažniausiai tai reiškia, kad paskutinė diena pateikti pasiūlymą yra iki 23:59 val.

Kartais perkančioji organizacija gali nustatyti ilgesnį terminą nei minimaliai reikalaujama, tad gali būti nurodytas kitoks pateikimo laikas.

Visada kelis kartus patikrinkite terminą, kad nešvaistytumėte laiko ir pastangų, nes pavėluotai pateiktas pasiūlymas nebus priimtas.

 

4 žingsnis. Užduokite klausimus proceso pradžioje

Ar turite klausimų dėl dokumentų? Jei kažkas neaišku, nedelskite – užduokite klausimus kuo anksčiau pirkimo proceso pradžioje, kad pirkėjas turėtų pakankamai laiko pateikti atsakymus.

Klausimus galite pateikti naudodamiesi viešųjų pirkimų sistemos klausimų ir atsakymų funkcija. Nepamirškite patikrinti, kada yra nustatytas galutinis terminas klausimams užduoti.

Svarbu atsiminti, kad visiems konkurso dalyviams ir suinteresuotiems subjektams bus prieinami jūsų klausimai ir perkančiosios organizacijos atsakymai, pateikti pirkimo proceso metu.

Nepainiokite pirkimo metu užduodamų klausimų su dialogu prieš pirkimą. Dialogas prieš pirkimą gali vykti laisvai ir nėra reglamentuojamas formalumų – kiti tiekėjai automatiškai nedalyvauja tokiame dialoge.

 

5 žingsnis. Kuo labiau palengvinkite pirkėjui užduotį

Pirkėjas peržiūrės jūsų pasiūlymą kartu su kitų tiekėjų pasiūlymais, todėl labai svarbu pateikti aiškų ir lengvai suprantamą dokumentą. Padarykite viską, kad pirkėjui būtų lengviau suprasti jūsų pasiūlymą.

• Paaiškinkite visus naudojamus terminus ir santrumpas.

• Atsakykite tik į tai, ko prašoma, ir venkite ilgų bei sudėtingų paaiškinimų.

• Visą reikalingą informaciją pateikite tiesiogiai savo pasiūlyme – nenurodinėkite išorinių šaltinių ar interneto nuorodų.

Nors struktūra gali atrodyti griežta, chaotiškas pasiūlymas gali sukelti pirkėjui nepatogumų. Net jei neesate vertinami pagal dokumento struktūrą, aiškiai ir tvarkingai parengtas pasiūlymas siunčia gerą signalą apie jūsų darbo kokybę ir bendradarbiavimo galimybes.

 

6 žingsnis. Aiškiai patvirtinkite, kad jūsų įmonė atitinka visus reikalavimus

Atsakydami į visus pirkimo dokumentuose pateiktus klausimus, būkite kruopštūs, aiškūs ir tikslūs. Užtikrinkite, kad būtų aiškiai nurodyta, kaip jūsų įmonė atitinka visus reikalavimus, ir išsamiai aprašykite, kaip atitinkate privalomus, rekomenduojamus bei kitus vertinimo kriterijus, siekdami gauti geriausią įmanomą rezultatą.

Nepamirškite, kad kiekviename konkurse yra privalomų reikalavimų, kuriuos būtina atitikti, nesvarbu, kokiu pagrindu vertinamas konkursas. Taip pat gali būti papildomų kriterijų, susijusių su kokybe, aplinkosauga, kompetencija, pristatymo laiku, garantija, aptarnavimu ir kitais veiksmais. Jei aiškiai parodysite, kaip jūsų įmonė atitinka šiuos kriterijus, galite padidinti savo šansus laimėti, net jei jūsų kaina nėra pati mažiausia. Todėl svarbu skirti vienodą dėmesį visiems konkurso reikalavimams, nepriklausomai nuo to, ar jie privalomi, ar ne.

 

7 žingsnis. Prieš pateikdami pasiūlymą dar kartą patikrinkite visą informaciją

Įsitikinkite, kad jūsų pasiūlymas atitinka visus pirkimo dokumentuose nurodytus reikalavimus ir sąlygas. Neišsamus pasiūlymas mažai tikėtina, kad laimės, todėl būtina įtraukti visus reikiamus elementus. Jei atsakote į klausimus atskirame dokumente, aiškiai pažymėkite, į kurį klausimą atsakote. Prieš pateikdami pasiūlymą, peržiūrėkite šį sąrašą ir patikrinkite visas svarbias detales, pavyzdžiui:

• Ar teisingi jūsų įmonės kontaktiniai duomenys?

• Ar nurodyti tikslūs rekomendacijų kontaktiniai asmenys?

• Ar pasiūlymas pateiktas reikiama kalba?

• Ar tinkamas įmonės atstovas pasirašo kaip siuntėjas?

• Ar pridėti visi perkančiosios organizacijos reikalaujami priedai? Ar jie tinkami?

• Ar atsakyta į visus reikalavimus?

Atidžiai peržiūrėkite pasiūlymą, kad užtikrintumėte, jog nepraleidote nė vienos svarbios detalės.

 

Esate teisingame kelyje

Kaip tikriausiai supratote iš šio kontrolinio sąrašo, prieš pateikiant pasiūlymą būtina kruopščiai pasiruošti ir dirbti nuosekliai. Svarbu išlaikyti struktūrą ir dar kartą patikrinti, ar įtraukta visa reikalinga informacija. Jei naudojate viešųjų pirkimų sistemas, tokias kaip „Mercell“, jums bus lengviau peržiūrėti visus dokumentus ir įsitikinti, kad nepraleidote svarbių dalių. Sistemingas požiūris padės užtikrinti sėkmingą pasiūlymo pateikimą.