Nuo bendrųjų susitarimų iki tiesioginių sutarčių: paprastas sutarčių tipų žinynas, skirtas MVĮ

1. Atvirasis konkursas

Jei anksčiau esate teikę pasiūlymus į konkursus, turbūt jau esate susipažinę su šio tipo sutartimi. Viešųjų pirkimų srityje atvirieji konkursai yra patys populiariausi. Kaip nurodo Europos Komisija, beveik 30 % procedūrų vykdomos taikant atvirojo konkurso metodą. Pasiūlymą tokiu atveju gali teikti bet kuris reikalavimus atitinkantis tiekėjas, nepriklausomai nuo to, ar jis didelis ar mažas. 

Atvirųjų konkursų privalumai MVĮ

Jei esate maža įmonė, norinti pradėti dalyvauti viešuosiuose pirkimuose, gali būti, kad pradėsite būtent nuo dalyvavimo atvirajame konkurse. Pasiūlymus gali teikti bet koks asmuo, atitinkantis reikalavimus ir kriterijus. Jūsų galimybė laimėti yra tokia pati, kaip ir bet kurios kitos mažos įmonės, todėl šio tipo pirkimai yra labai prieinami. Tai, be kita ko, užtikrina sveiką konkurenciją, o jūs esate skatinami teikti kokybiškus pasiūlymus, geras kainas ir modernius sprendimus.

Atvirųjų konkursų trūkumai MVĮ

Kai yra sveika konkurencija, tai reiškia ir tai, kad jums teks konkuruoti su didelėmis (ar bent jau didesnėmis už jus) organizacijomis. Šios organizacijos gali turėti daugiau pasiūlymų rengimo patirties, daugiau žinių apie rinką. Tačiau jei turite reikiamas žinias ir reikiamus įrankius, konkurentų dydis neturėtų jūsų bauginti.

Atvirasis konkursas yra prieinamas, tačiau suryja daug laiko. Jokių kampų nukirsti čia nepavyks. Reikės atlikti visus procedūros žingsnius. Rekomenduojame pasamdyti specializuotą pasiūlymų rengimo komandą arba pasiūlymų rengimo vadovą, kad jūsų pasiūlymai būtų kuo geresni.

Be to, norint dalyvauti atviruosiuose konkursuose, reikia nemažai pasimokyti, ypač jei esate viešųjų pirkimų naujokai. Reikės paskaityti apie tai, kokia informacija yra privaloma, kokią informaciją pateikti vertėtų ir kaip rašyti pasiūlymus, kurie laimi. Tačiau kai jau išmokstate, kaip teikti kokybiškus pasiūlymus į atviruosius konkursus, kitų tipų sutarčių imsitės jau daug drąsiau. 

 

2. Tiesioginė sutartis

Tiesioginės sutartys gali būti vadinamos įvairiais vardais, pavyzdžiui, derybomis arba atskiro konkurso procedūra. Tačiau visais atvejais jos yra pagrįstos tokiu pačiu principu: pirkėjas siekia tiesioginio kontakto su pasirinktu tiekėju. Užuot kvietęs įvairius tiekėjus teikti pasiūlymus, pirkėjas paprašo vieno tiekėjo pateikti pasiūlymą. Tiesioginės sutarties principą pirkėjai gali naudoti tik tada, kai sutarties apimtis nesiekia 20 000 EUR slenksčio. Paprastai šis principas taikomas mažos vertės sutartims, kai paslaugą gali suteikti tik vienas tiekėjas, arba kai poreikis yra skubus.

Tiesioginės sutarties privalumai MVĮ

Tiesioginė sutartis – tai spartesnis ir paprastesnis būdas sudaryti viešojo pirkimo sutartis. Be to, yra ir tam tikros taisyklės, kurios užtikrina sąžiningumą bei skaidrumą.

Jums, kaip tiekėjams, ši procedūra suryja mažiau laiko, nei atvirasis konkursas. Kadangi pirkėjas jau žino, kurį tiekėją nori samdyti, konkursinio pasiūlymo teikti jums nereikia. Savaime suprantama, vis tiek privalote žinoti projekto apimtį ir suderinti sąlygas, tačiau per visą ilgą viešojo pirkimo procesą eiti nereikia. 

Gali būti, kad kontaktą su pirkėju jau esate užmezgę, todėl aptarti poreikius ir lūkesčius veikiausiai bus lengviau. MVĮ tai sutaupo ir laiko, ir energijos. Sutaupytą laiką galite panaudoti stiprinti jūsų ryšiams su pirkėju arba kitiems pasiūlymams tobulinti.

Tiesioginės sutarties trūkumai MVĮ

Tiesioginės sutartis naudojamos iš esmės tik užsakymams, kurių vertė nesiekia 20 000 EUR, todėl tiekėjai, pageidaujantys gauti didesnių apimčių sutartis, gali jų vengti.

Be to, visų pirma privalote žinoti, kas yra pirkėjai ir kokie yra jų poreikiai, o tai užtrunka. Dažnai turite būti jau užmezgę ryšius su organizacija ir pelnę jos pasitikėjimą – gerokai anksčiau, nei jie ims svarstyti iš jūsų pirkti.

Kai esate MVĮ, tai pasiekti galite su organizacija bendradarbiaudami kituose projektuose, nesvarbu ar šie projektai dideli, ar maži. Be to, galite panaudoti savo kontaktų tinklą, kitoms įmonėms ir kolegoms skleisdami žinią apie jūsų pageidavimus bei stiprybes. Taip šie žmonės galbūt galės rekomenduoti jus arba jūsų darbus didesnėms organizacijoms, su kuriomis jie palaiko ryšius. 

Profesinių kontaktų tinklo mezgimas ir ryšių palaikymas yra daug laiko reikalaujantis procesas, tačiau kai pasitikėjimą įgyjate ir parodote savo paslaugų vertę, laimėti tiesiogines sutartis galite lengviau ir sparčiau.

 

3. Atrankinis konkursas arba ribotas konkursas

Atrankinis konkursas arba ribotas konkursas – tai procesas, sudarytas iš dviejų etapų, kai pasiūlymus teikti pakviečiami tik iš anksto atrinkti tiekėjai. Paprastai šio tipo viešųjų pirkimų konkursai organizuojami tada, kai konkurencija yra ypač didelė ir pirkėjai pageidauja patys atsirinkti trumpesnį kandidatų sąrašą. Riboti konkursai dažnai organizuojami perkant, pavyzdžiui, IT įrangą, valymo paslaugas arba baldus. 

Atrankinių konkursų privalumai MVĮ

Kaip pakliūti į kandidatų sąrašą? Kai pirkėjas pateikia pranešimą apie būsimą sutartį, privalote pademonstruoti susidomėjimą pateikdami išsamų viešojo pirkimo dokumentą. Jei būsite atrinkti, pereisite į antrąjį etapą, kuriame privalėsite konkuruoti su ne mažiau kaip penkiais kitais dalyviais.

Kai rengiate konkursinį pasiūlymą, žinote, kad konkurentų grupė yra riboto dydžio. Tačiau konkurencija vis dar yra, todėl svarbu išsiskirti. Kita vertus, tikimybė, kad laimės būtent jūsų pasiūlymas, yra didesnė, nei atvirojo konkurso atveju.

Atrankinių konkursų trūkumai MVĮ

Norint parengti pasiūlymą atrankiniam konkursui reikia skirti ir laiko, ir energijos, kaip ir atvirojo konkurso atveju. Privalote pateikti viešojo pirkimo dokumento, pagal kurį būsite atrinkti į kandidatų sąrašą arba ne. Po to vis dar turite pateikti konkursinį pasiūlymą ir konkuruoti su ne mažiau kaip penkiais kitais tiekėjais.

 

4. Bendrasis susitarimas

Bendrojo susitarimo atveju pirkėjas sudaro ribotos trukmės sutartį su keliais tiekėjais, paprastai keleriems metams. Per šį laikotarpį pirkėjas bet kokiomis sutartimis, atitinkančiomis šio bendrojo susitarimo apimtį, pasidalija su iš anksto atrinkta tiekėjų grupe. 

Bendrojo susitarimo privalumai MVĮ

Bendrojo susitarimo procedūrą paprastai sudaro du etapai: 

1. etapas, per kurį paprašote, kad jus įtrauktų į bendrojo susitarimo grupę; 

2. etapas, per kurį teikiate konkursinius pasiūlymus, siekdami laimėti sutartį. 

Kai jus įtraukia į bendrojo susitarimo grupę, pasiūlymų teikimo procesas yra spartesnis, nei dalyvaujant atvirajame konkurse. Be to, konkurentų skaičius yra gerokai mažesnis. Tiekėjų grupė yra mažesnė, todėl jūsų tikimybė sutartį laimėti išauga.

Bendrojo susitarimo trūkumai MVĮ

Nors pasiūlymų teikimo procesas šiuo atveju yra paprastesnis, bendrojo susitarimo atveju laiko sąnaudos iš esmės prilygsta dalyvavimo atvirajame konkurse laiko sąnaudoms. Tiesiog šiuo atveju konkursas yra padalytas į du etapus, tačiau abu etapai susideda.

Be to, nors šis principas ir veiksmingas, bendrojo susitarimo procedūra gali pasirodyti nelanksti. Pirkimo apimtis ir kainos yra nustatomos pradžioje, o po kelerių metų tai gali nebeatitikti tuometinių rinkos sąlygų. Mažesnėms įmonėms tai gali tapti iššūkiu.

 

5. DPS

Dinaminė pirkimo sistema (DPS) užtikrina lankstų viešųjų pirkimų procesą. Dėl atviros konfigūracijos ši sistema populiari tarp pirkėjų iš Nyderlandų, Švedijos ir Suomijos. Kaip ir bendrojo susitarimo atveju, DPS procedūrai naudojama tiekėjų grupė, kuriai atskleidžiamos sutartys. Tačiau vietoje fiksuoto tiekėjų skaičiaus DPS atveju konstrukcija yra atvira: nauji tiekėjai gali prisijungti bet kada. 

DPS privalumai MVĮ

Kitaip nei bendrųjų susitarimų atveju, kai tiekėjai ir sutarčių sąlygos užfiksuojamos nuo pat pirmosios dienos, DPS suteikia galimybę atlikti nuolatines korekcijas pagal rinkos sąlygas. Be to, nauji tiekėjai prie grupės gali prisijungti bet kada, todėl ši grupė neužsistovi.

Tokia atvira struktūra garantuoja sveiką konkurenciją ir palaiko dinamišką, įvairią tiekėjų bazę. Kai jau esate šioje grupėje, procesas yra spartesnis, nei dalyvaujant atvirajame konkurse. Todėl šis principas yra prieinamesnis MVĮ bei startuoliams. Priklausomai nuo konkrečios DPS, dėl kiekvienos sutarties paprastai konkuruoja mažiau tiekėjų, nei atvirajame konkurse, todėl tikimybė, kad laimėsite jūs, yra didesnė.

DPS principas ypač pravartus greitai besikeičiančiose pramonės šakose, tokiose kaip IT, infrastruktūra ir sveikatos priežiūra, kur naujos technologijos bei teikėjai į rinką ateina dažnai.

DPS trūkumai MVĮ

Kita vertus, tam, kad galėtumėte dalyvauti DPS, ji privalo egzistuoti. Kai kuriose valstybėse, tokiose kaip Nyderlandai, tokia mintis nė nekiltų, tačiau kitose Europos valstybėse pasirinkimas gali būti skurdus.

Be to, DPS paprastai taikoma tada, kai perkama reguliariai. Tai reiškia, kad konkursų, į kuriuos pasiūlymus galėtumėte teikti, spektras gali būti siauresnis.

Į kokius sutarčių tipus turėtų susitelkti MVĮ?

Kai kurie sutarčių tipai MVĮ, kurios neturi daug viešųjų pirkimų patirties, gali būti priimtinesni. Tarkime, bendrasis susitarimas – konkuruojate su mažiau tiekėjų, todėl išauga jūsų sėkmės tikimybė. Kai jau patenkate į bendrojo susitarimo grupę, pasiūlymų teikimo procesas paspartėja, todėl sutaupote laiko, kurį galėtumėte skirti kitoms savo verslo užduotims.

Tiesioginėmis sutartimis irgi verta pasidomėti. Konkurencijos čia yra mažai arba jos apskritai nėra, tačiau šiuo atveju esmė – pasitikėjimas. Tai reiškia, kad iš pradžių turite suformuoti ryšius. 

Todėl pradėkite megzti kontaktus su pirkėjais iš savo sektoriaus: teikite pasiūlymus, rinkos konsultacijas ar tiesiog susipažinkite ir plėskite ryšius. Kuo geriau jus pažinos, tuo didesnė bus tikimybė, kad į jus kreipsis.

 

Kaip „Mercell“ gali MVĮ padėti laimėti kitą jų sutartį

Viešasis sektorius MVĮ siūlo didžiulį augimo potencialą, tačiau daug įmonių nesiryžta į šį sektorių žengti. Kodėl? Nes atrodo, kad konkursinių pasiūlymų teikimas yra labai sudėtingas arba reikalauja daug laiko. Būtent tai siekiame pakeisti.

Ir jei dar esate tik pasiūlymų teikimo naujokai, ir jei jau turite patirties, „Mercell“ padeda atrasti naujų galimybių jūsų verslui. Nuo atvirųjų konkursų iki bendrųjų susitarimų – mūsų platforma palaiko visus pagrindinius sutarčių tipus, su ja pasinaudoti viešaisiais pirkimais yra lengviau.

 

Plėskite savo verslą naudodamiesi konkursų atradimo funkcija: Viešųjų pirkimų srityje nepaprastai svarbu veiksmų imtis laiku. Turėdami konkursų atradimo funkciją gaunate realiojo laiko prieigą prie jūsų poreikius atitinkamų galimybių – iškart, kai tik apie jas paskelbiama. Mūsų dirbtinio intelekto funkcijos sudėtingus ir ilgus dokumentus paverčia aiškiomis santraukomis. Tai jums sutaupo laiko, todėl galite nuspręsti sparčiau ir pasiūlymus teikti išmaniau.

 

Pritaikytos rekomendacijos, pagrįstos jūsų MVĮ poreikiais: Pritaikykite savo profilį, kad gautumėte tik informaciją apie jums aktualiausias verslo galimybes. Ši informacija siunčiama tiesiai į jūsų el. pašto dėžutę. Pamirškite apie slinkimą per nesibaigiančius sąrašus. Sutaupysite ir laiko, ir energijos. Galėsite susitelkti į galimybes, kurios iš tiesų atitinka jūsų verslo pobūdį.

 

Dirbkite sumaniau, automatizuodami užduotis bei procesus: Kurkite, tvarkykite ir pateikite savo pasiūlymus – visa tai pasiekiama iš vienos vietos, mūsų pasiūlymų pristatymo posistemės. Sutaupykite laiko, supaprastinkite siūlymų pateikimo procesus: nuo pasiūlymo parengimo iki pat jo perdavimo pirkėjui. Automatizavimo funkcijos atlieka besikartojančias užduotis, todėl sudalyvauti daugiau konkursų galite neskirdami tam daugiau išteklių.

 

Pardavimo strategijas pagrįskite solidžiomis rinkos įžvalgomis: Su mūsų rinkos tyrimų funkcija gaunate prieigą prie vertingų duomenų, padedančių pastebėti tendencijas ir planuoti iš anksto. Kai suprantate, kurlink juda rinka, galite šiomis įžvalgomis pasinaudoti plėsdami savo verslą.