7 soļi piedāvājuma iesniegšanai

Dariet visu pareizi no paša sākuma

Publiskajos iepirkumos nav vietas aizkavēšanai. Jums netiks dota iespēja iesniegt papildu informāciju. Piedāvājuma iesniegšanas termiņš ir stingrs. Ja kavējaties pat par minūti, jūs esat palaidis garām savu iespēju. Citiem vārdiem sakot, ir ļoti svarīgi visu darīt pareizi no paša sākuma. Tāpēc, sākot plānojot piedāvājuma iesniegšanu, ir svarīgi vairākkārt pārbaudīt iepirkuma dokumentus, lai nepalaistu garām nevienu svarīgu detaļu. Ir daudz par ko jādomā, tāpēc mēs esam apkopojuši visu nepieciešamo pārbaudes sarakstā.

1. solis. Pārskatiet iepirkuma dokumentus vairākas reizes

Izlasiet iepirkuma dokumentus mierīgi, vairākas reizes, un piezīmējiet visu būtisko informāciju: prasības, obligātās prasības vai jebkuru citu svarīgu informāciju, ko būtu labi zināt uzreiz. Dokumentos ir daudz sīkumu, kritēriju un prasību, kuras nedrīkst palaist garām, veidojot piedāvājumu.

• Kāds ir iepirkuma mērķis?

• Vai ir kādi īpaši aspekti, kuriem jāatbild visprecīzākajā veidā?

• Kā piegādātājam jums jānorāda un jāatbalsta ar dokumentāciju?

Prasības un vēlmes var būt izkaisītas dokumentācijā, tāpēc pārliecinieties, ka izskatāt visu un pierakstāt visu nepieciešamo, ko pircējs vēlas zināt. Izveidojiet savu pārbaudes sarakstu ar prasībām, uz kurām jāatbild piedāvājumā, lai pēc tam varētu viegli atzīmēt un nodrošināt, ka nekas svarīgs netiek aizmirsts.

2. solis. Sāciet savlaicīgi un izveidojiet plānu

Piedāvājuma iesniegšanas var būt laikietilpīga, tāpēc ir ieteicams sākt savlaicīgi. Izveidojiet savu grafiku, kurā iekļaujiet visus svarīgos datumus un termiņus, kad nepieciešams pabeigt dažādus dokumentus. Dažiem piedāvājumiem var būt nepieciešama papildu trešo pušu dokumentācija, kas var aizņemt papildu laiku. Iepirkuma dokumentos jūs parasti atradīsiet šādus elementus:

• Administratīvie nosacījumi

• Prasības piegādātājiem

• Prasības attiecībā uz iepirkuma priekšmetu

• Vērtēšanas pamatojums

• Līguma noteikumi un nosacījumi

• Līguma uzraudzība

 

Jūsu ērtībai, varat izmantot šos punktus kā galvenos virsrakstus un pievienot pie katra no tiem svarīgākos aspektus, kurus nedrīkst aizmirst sagatavojot piedāvājumu.

3. solis.  Piedāvājuma iesniegšanas termiņš – kad ir termiņš iesniegt jūsu piedāvājumu?

Mēs nevaram jūms pietiekoši daudz atgādināt, lai jūs sāktu laicīgi. Piedāvājuma iesniegšanas termiņš ir stingrs. Lai pasūtītājs vispār vēlētos izskatīt jūsu piedāvājumu, minimālais nosacījums ir tas, ka piedāvājums tiek iesniegts laikā. Kā vispārējs noteikums piedāvājumi jāiesniedz ne vēlāk kā līdz 23:59 pēdējā termiņa dienā.

Iespējams, ka pasūtītāja organizācija ir izvēlējusies ilgāku termiņu nekā juridiskais minimums, un tādā gadījumā nav šķēršļu norādīt citu iesniegšanas laiku.

Pārliecinieties, ka vairākkārt pārbaudāt termiņu, lai neiztērētu visu savu laiku un pūles piedāvājuma sagatavošanai bez vajadzības – kas arī notiks, ja to iesniegsiet novēloti.

4. solis.  Uzdodiet jautājumus paša procesu sākumā

Vai jums ir kādi jautājumi par dokumentāciju? Gadījumā ja ir kaut kas nev skaidrs un nepieciešama precizēšana,oteikti uzdodiet jautājumus jau iepirkuma procesa sākumā, lai iepirkuma veicējam būtu pietiekami laika sniegt atbildes.

Lai saņemtu atbildes uz saviem jautājumiem, sazinieties ar pircēju jums vēlamajā veidā, parasti izmantojot jautājumu un atbilžu funkciju sistēmā. Pievērsiet uzmanību, kad ir noteikts jautājumu uzdošanas termiņš.

Atcerieties, ka vispārējais noteikums ir tāds, ka iepirkuma procedūras laikā uzdotie jautājumi un atbildes, kuras sniedz pasūtītājs, ir pieejami visiem piedāvātājiem un citiem ieinteresētajiem dalībniekiem.

Nejauciet jautājumus, kas tiek uzdoti iepirkuma procesā, ar iepirkuma priekšdialogu. Proaktīvs priekšdialogs ar iepirkuma veicēju var notikt tā, kā vēlaties, un tam nav formālu prasību. Tas nozīmē, ka citi potenciālie piegādātāji automātiski neiegūst piekļuvi jūsu dialogam.

5. solis. Padariet to pēc iespējas vieglāku iepirkuma veicējam

Iepirkuma veicējam būs vienlaikus jāizvērtē jūsu un jūsu konkurentu piedāvājumus. Ir svarīgi, lai jūs sagatavotu skaidru un viegli saprotamu piedāvājumu. Dariet visu ko varat, lai iepirkuma veicējs iegūtu skaidru pārskatu.

• Paskaidrojiet visus terminus un saīsinājumus.

• Atbildiet uz to, kas tiek prasīts, izvairieties no liekām un sarežģītām skaidrojumiem.

• Neatsaucieties uz ārējiem avotiem un tīmekļa saitēm, bet pārliecinieties, ka iepirkuma veicējs saņem visu nepieciešamo informāciju tieši jūsu piedāvājumā.

Struktūra var šķist stingra, taču iepirkuma veicējam ir ļoti apgrūtinoši meklēt nepieciešamo informāciju nesakārtotā piedāvājumā. Daudzi piegādātāji to ignorē, pat ja jūsu vērtējums nav atkarīgs no tā cik strukturēts jūs esat, kā piegādātājs, tas tomēr sniedz labus signālus iepirkuma organizācijai par to, kā būs sadarboties ar jums.

6. solis. Skaidri norādiet, ka jūsu uzņēmums atbilst visām prasībām

Jums ir jābūt detalizētam, skaidram un jāizvairās no neuzmanības kļūdām, atbildot uz visiem jautājumiem iepirkuma dokumentācijā. Pārliecinieties, ka ir skaidri norādīts, kā jūsu uzņēmums atbilst visām prasībām, un detalizēti aprakstiet, kā jūs atbilstat visām obligātajām prasībām, ieteicamajām prasībām un citiem vērtēšanas kritērijiem, lai iegūtu iespējami labāko rezultātu. Īpaši pievērsiet uzmanību atbilstībai “jā” prasībām, kas ir obligātas.

Ir svarīgi atcerēties, ka neatkarīgi no piedāvājuma vērtēšanas kritērijiem vienmēr ir jāizpilda obligātās prasības. Var būt arī kritēriji, kas attiecas uz kvalitāti, vides īpašībām, kompetenci, piegādes laiku, garantiju, apkalpošanu un uzraudzību utt. Izceļot, kā jūsu uzņēmums atbilst šiem kritērijiem piedāvājumā, pastāv iespēja, ka jūsu piedāvājums uzvarēs pat tad, ja jūsu cena nebūs zemākā. Tāpēc pievērsiet vienlīdzīgu uzmanību visām prasībām,neatkarīgi no tā, vai tās ir obligātas vai nē.

7. solis. Divreiz pārbaudiet visu visu informāciju pirms piedāvājuma iesniegšanas

Pārliecinieties, ka jūsu piedāvājums atbilst visām prasībām un nosacījumiem, kas norādīti iepirkuma dokumentācijā. Nepabeigts piedāvājums, visticamāk, neuzvarēs iepirkumā, tāpēc pārliecinieties, ka visi elementi ir iekļauti. Ja sniedzat atbildes uz jautājumiem atsevišķā dokumentā, pārliecinieties, ka skaidri norādāt, uz kuru jautājumu atbildat. Pārskatiet savu kontrolsarakstu, kuru izveidojāt sākumā, un pārbaudiet visus sīkumus, piemēram:

• Vai visi jūsu uzņēmuma kontaktinformācija ir pareiza?
  
  

• Vai esat norādījis pareizo kontaktinformāciju atsaucēm?
  
  

• Vai piedāvājums ir iesniegts pareizajā valodā?
  
  

• Vai pareizais uzņēmuma pārstāvis ir parakstījis kā sūtītājs?
  
  

• Vai esat pievienojis visus iepirkuma organizācijas pieprasītos pielikumus? Vai tie ir pareizie pielikumi?
  
  

• Vai  esat atbildējis uz visām prasībām?
  
  

Jūs esat uz pareizā ceļa

Kā jūs, iespējams, sapratāt no šī kontrolsaraksta, sagatavošanās un sistemātisks darbs ir būtiski pirms piedāvājuma iesniegšanas. Strādājiet strukturēti un vairākas reizes pārbaudiet, vai visi sīkumi ir iekļauti. Ja strādājat ar iepirkuma sistēmu, piemēram, Mercell Tendering, tas palīdz iegūt pārskatu un pārliecināties, ka visi nepieciešamie elementi ir iekļauti.