Slik får du bedre kontroll over offentlig kontraktsforvaltning

Hver dag håndterer offentlige anskaffelsesteam kontrakter verdt flere millioner, og alle disse er knyttet til strenge juridiske krav, leverandørforpliktelser og fornyelsesfrister. Likevel stoler mange fortsatt på utdaterte regneark og manuell oppfølging, som fører til utløpte frister, større risiko og økonomiske tap.

Effektiv kontraktsforvaltning er ikke bare en administrativ oppgave, det er nøkkelen til bedre leverandørforhold, kostnadsbesparelser og etterlevelse av regelverk. Uten de riktige verktøyene er det å holde oversikt over vilkår, fornyelser og forpliktelser en kontinuerlig utfordring.

Ved å tilby en sentralisert, automatisert løsning hjelper vi i Mercell innkjøpsansvarlige med å strømlinjeforme arbeidsflyt og sikre etterlevelse av regelverk. Slik forvandler vi kontraktsforvaltning fra reaktiv byrde til proaktiv strategi.

Her har vi samlet fem tips for å gjøre kontraktsforvaltning enklere, smartere og mer effektiv.

1. Opprett kontrakter raskere og mer konsekvent med maler

Kontraktsforvaltning kan være en tidkrevende prosess uten standardisering, preget av ineffektivitet og juridisk risiko. Hvor mange timer går tapt på å lage kontrakter fra bunnen av? Hvor ofte fører feil og mangler til problemer rundt etterlevelse av regelverk? Manuell opprettelse av kontrakter øker sjansen for feil, forsinkelser, og bortkastede ressurser.

Med Mercell kan innkjøpere raskt og sikkert opprette kontrakter ved å bruke standardiserte maler. Med disse unngår du usikkerhet rundt klausuler, krav og betingelser. Hver kontrakt vil følge en normert struktur, som minimerer risiko og sparer tid. Standardiserte kontrakter vil også etterfølge juridisk regelverk for anbud.

For offentlige innkjøpere betyr dette at kontraktene alltid er i tråd med anskaffelsesregelverket og interne retningslinjer. Ledere kan være trygge på at teamene deres følger riktig prosess ved opprettelsen av nye kontrakter. Kontraktsansvarlige får full oversikt over kvaliteten og innholdet i kontraktene.

2. Strukturert forvaltning og sikker lagring

Dårlig organisert arkivering er ikke bare frustrerende, men kan også skape bortkomne kontrakter og endeløse e-postsøk. Når kontrakter ligger glemt i innbokser eller individuelle harddisker bruker man verdifull tid på å finne kritisk informasjon når man trenger den mest. Utløpte frister og forsvunne avtaler blir en uunngåelig utfordring.

Med Mercells tjenester lagres alle kontrakter digitalt i et sentralt, sikkert og organisert arkiv, med enkel tilgang for autoriserte brukere. I stedet for å bruke tid på å lete i kaoset, kan innkjøpsteam umiddelbart finne kontrakter basert på søkeord, kontraktsnumre, leverandører eller kategorier.

For innkjøpere og kontraktsansvarlige betyr dette raskere behandlingstid og bedre beslutningsgrunnlag ved forberedelse til forhandlinger, eller ved evalueringer av leverandørens tidligere prestasjoner.

3. Automatiske varsler og kontraktsoppfølging

Å gå glipp av en kontraktsfornyelse er et vanlig problem når man håndterer mange kontrakter. Leverandørens resultater blir ikke overvåket, noe som øker risikoen for dårlig service. Kritiske prisjusteringer blir oversett, noe som påvirker budsjettene. Hva om du aldri trengte å bekymre deg for en tapt kontraktsfrist?

Med Mercell kan brukere sette opp automatiske varsler knyttet til spesifikke hendelser, for eksempel:

• Kommende kontraktsfornyelser

• Indeksreguleringer og prisjusteringer

• Overvåking av leverandørresultater og etterfølging av kontraktsvilkår

• Kontraktsevaluering av nye anskaffelser

Varsler sendes automatisk til de rette interessentene via e-post, og sikrer at alle kritiske frister overholdes. For kontraktsansvarlige betyr dette proaktiv risikostyring og kostnadskontroll, mens ledere kan være sikre på at kontraktsoppfølgingen håndteres systematisk og effektivt.

4. Innsikt og rapportering for bedre beslutningsprosesser

For å ta informerte beslutninger om leverandørforhold og anskaffelser kreves nøyaktige data. Hvor mange kontrakter er aktive eller kansellert? Oppfyller leverandørene sine forpliktelser? Er forbruket innenfor kontraktens rammer? Uten klare innsikter risikerer innkjøpsteam å overse kostnadsbesparelser og bryte samsvarsregler.

Mercell samler alle viktige data på ett sted. Med tilpassede rapporter og sanntidsinnsikt får ledere og kontraktsansvarlige full oversikt over kontraktstatus, forbruksmønstre og leverandørprestasjoner.

Plattformen gir enkel tilgang til informasjon om:

• Antall pågående og kansellerte kontrakter

• Forbruk i forhold til kontraktens maksimumsverdi

• Leverandørprestasjoner og oppfyllelse av kontraktsvilkår

• Antall kontrakter med krav til bærekraft og miljøhensyn

Disse innsiktene gir beslutningstakere et bedre grunnlag for å optimalisere innkjøp, identifisere kostnadsbesparelser og sikre at kontraktene oppfyller langsiktige mål.

5. Full kontroll og åpenhet innen kontraktsforvaltning

Uten et strukturert system kan det bli vanskelig å holde oversikt over hvem som har opprettet, kontrollert eller godkjent en kontrakt. Det samme gjelder kontraktsendringer over tid. Denne mangelen på synlighet fører ofte til misforståelser og styringsproblemer.

Mercell gjør kontraktsforvaltning tydelig og strukturert. Klare sporingsrutiner for kontraktsopprettelse, -kontroll og -godkjenninger skaper større pålitelighet og sikkerhet for ditt innkjøpsteam. Alle endringer loggføres slik at det blir lettere å etterfølge anbudskrav. 

Mercell tilbyr også rollebasert tilgang, slik at riktige personer har tilgang til bestemte funksjoner. Ledere får full innsikt i alle kontrakter, innkjøpere kan håndtere forhandlinger og leverandørkommunikasjon, mens kontraktsansvarlige får tilgang til økonomiske rapporter og kontraktoppfølging.

Konklusjon: Overgangen til proaktiv kontraktshåndtering

Kontraktshåndtering bør ikke være en evig runddans av ineffektivitet. Spørsmålet er ikke lenger om kontraktshåndteringen bør forbedres, men snarere hvor mye en reaktiv tilnærming vil koste deg og ditt innkjøpsteam. Hver forspilte fornyelse eller manglende etterlevelse er en konsekvens av å vente på problemer i stedet for å forhindre dem.

Med Mercell kan innkjøpsteam gå fra reaktiv til proaktiv kontraktshåndtering. Ved å implementere strukturerte arbeidsprosesser, sikker lagring, automatiske varslinger og sanntidsinnsikt får organisasjoner forutsigbarheten og kontrollen som trengs for å strategist håndtere kontrakter. Ledere, innkjøpere og kontrollører kan forutsi utfordringer, redusere risiko og øke effektiviteten. Slik gjør dere kontraktshåndtering til en verdiskapende funksjon i stedet for en administrativ byrde.