7 steg for å levere et anbud

Gjør alt riktig fra start

I offentlige anbud er det ikke rom for forsinkelser. Det vil ikke bli gitt mulighet til å levere tilleggsinformasjon, og fristen for innlevering er endelig. Er du bare ett minutt for sent ute, mister du faktisk sjansen. Derfor er det viktig at alt gjøres riktig fra starten av. Når du begynner å planlegge anbudet ditt, er det viktig å dobbeltsjekke anbudsdokumentene flere ganger, så du ikke går glipp av noen viktige detaljer. 

Det er mye å holde styr på, så vi har laget en sjekkliste for deg.

Lykke til!

 

Steg 1. Gå gjennom anbudsdokumentene nøye

Det er lurt å lese anbudsdokumentene i ro og mak, flere ganger. I tillegg bør du notere deg relevante opplysninger som blir etterspurt, krav som må oppfylles, eller annen viktig informasjon som du bør få med deg tidlig. Det er mange detaljer, kriterier og krav du må huske på når det gjelder anbudet ditt.

• Hva er hensikten med anbudet?

• Er det noe som skiller seg ut, noe som er ekstra viktig å svare tydelig på?

• Hva må du som leverandør forklare og dokumentere?

Krav og ønsker kan være spredd utover dokumentene, så sørg for å gå grundig gjennom alt. Noter hva oppdragsgiver vil vite. Lag din egen sjekkliste med kravene som må besvares, så du enkelt kan krysse av og være sikker på at du ikke glemmer noe viktig.

 

Steg 2. Start i god tid og lag en tidsplan

Å levere et anbud kan ta tid, så det er viktig å starte tidlig. Lag en tidsplan eller tidslinje der du setter opp viktige datoer og når ulike dokumenter må være ferdige. Husk at noen anbud krever dokumentasjon fra tredjeparter, og det kan ta ekstra tid å få alt på plass. I anbudsdokumentene finner du som regel disse delene:

• Administrative vilkår

• Krav til leverandøren

• Krav til det som skal anskaffes

• Grunnlag for evaluering

• Kontraktsvilkår

• Oppfølging av kontrakt

For å gjøre det enklere kan du bruke disse som overskrifter og under hver oppsummere de viktigste detaljene, slik at du ikke glemmer noe i anbudet.

 

Steg 3. Siste frist – når må anbudet ditt leveres?

Vi kan ikke minne deg nok på viktigheten av å starte tidlig. Fristen for innlevering er absolutt, og for at oppdragsgiveren i det hele tatt skal vurdere anbudet ditt, må det leveres i tide. Vanligvis må anbudet sendes inn senest kl. 23.59 på siste dag av fristen.

Noen ganger kan oppdragsgiveren velge en lengre frist enn minimumsfristen som loven setter, og da kan et annet klokkeslett gjelde.

Dobbeltsjekk datoen for siste frist flere ganger, så du ikke bruker masse tid og krefter på anbudet og risikerer å levere for sent.

 

Steg 4. Still spørsmål tidlig i prosessen

Er det noe du er usikker på i anbudsdokumentene? Sørg for å stille spørsmål tidlig i prosessen, så du får de avklaringene du trenger, og oppdragsgiveren rekker å svare i tide.

Ta kontakt med oppdragsgiveren på den måten de ønsker, som oftest via "Spørsmål og svar"-funksjonen i anbudssystemet. Vær også oppmerksom på når siste frist for å stille spørsmål er.

Husk at hovedregelen er at spørsmål fra en leverandør, og svarene fra oppdragsgiveren, skal deles med alle andre som deltar i anbudskonkurransen.

Til slutt: Ikke forveksle det å stille spørsmål under anbudet med en dialog før selve anbudet. En proaktiv dialog med oppdragsgiveren før konkurransen kan foregå på dine premisser, uten formelle krav. Andre leverandører får da ikke automatisk innsyn i denne dialogen.

 

Steg 5. Gjør det så enkelt som mulig for oppdragsgiveren

Oppdragsgiveren skal gjennomgå ditt anbud sammen med anbud fra konkurrentene dine. Derfor er det viktig at anbudet ditt er tydelig og lett å forstå. Gjør det du kan for å gjøre jobben enklere, slike at oppdragsgiveren raskt får oversikt.

Vi anbefaler å: 

• Forklare faguttrykk og forkortelser.

• Svare konkret på det som blir etterspurt, og unngå lange og kompliserte forklaringer.

• Ikke henvis til eksterne kilder eller lenker – sørg for at alt nødvendig underlag er inkludert i selve anbudet.

Det kan virke strengt med tanke på struktur, men det er veldig frustrerende for oppdragsgiveren å måtte lete etter relevant informasjon i et uoversiktlig anbud. Mange leverandører slurver med dette. Selv om du ikke vurderes på hvor strukturert du er, gir det et godt inntrykk og viser at du er enkel å samarbeide med.

 

Steg 6. Vær tydelig på at bedriften din oppfyller alle krav

Det er viktig at du er nøye, tydelig og ikke slurver når du svarer på spørsmålene i anbudsdokumentene. 

Sørg for at det klart kommer frem at bedriften din oppfyller alle kravene, og forklar hvordan dere tilfredsstiller både skal-krav, bør-krav og andre vurderingskriterier, slik at dere oppnår best mulig resultat. 

Vær spesielt oppmerksom på at dere oppfyller alle skal-kravene, siden de er obligatoriske.

Husk at uansett hvilke vurderingskriterier som brukes i anbudet, finnes det alltid obligatoriske krav som må besvares. Det kan også være kriterier som gjelder kvalitet, miljø, kompetanse, leveringstid, garanti, service og oppfølging. 

Ved å vise tydelig hvordan bedriften din oppfyller disse kriteriene, kan du øke sjansen for å vinne anbudet, selv om dere ikke har lavest pris. Derfor bør alle krav i anbudet vurderes som like viktige, uavhengig av om de er obligatoriske eller ikke.

 

Steg 7. Dobbeltsjekk alt før du sender inn anbudet

Sist men ikke minst: Sørg for at anbudet ditt oppfyller alle krav og vilkår som er beskrevet i anbudsdokumentene. Et ufullstendig anbud vil mest sannsynlig bli avvist, så sørg for at alt er i orden. 

Hvis du svarer på spørsmål i et eget dokument, pass på at det tydelig fremgår hvilke spørsmål du svarer på. Gå gjennom sjekklisten du laget i starten, og sjekk at alt er på plass, for eksempel:

• Er kontaktinformasjonen til firmaet ditt korrekt?

• Har du oppgitt riktige kontaktopplysninger for referansene?

• Er anbudet levert på riktig språk?

• Er det riktig person som signerer på vegne av firmaet?

• Er alle nødvendige dokumenter vedlagt og korrekte?

• Har du svart på alle skal-krav?

 

Du er godt i gang

Som du sikkert har forstått fra å lese denne sjekklisten, er forberedelser og systematisk arbeid helt avgjørende når du skal levere et anbud. Alt i alt: Jobb strukturert, og dobbeltsjekk at alle detaljer er med. 

Og hvis du bruker et anbudssystem som Mercell, blir det mye enklere å holde oversikt og sikre at alt er på plass.