Å ha rett er ikke nok: forstå rettighetene dine i offentlige anskaffelser

Selv om det juridiske rammeverket setter prinsippene, er den praktiske virkeligheten ofte mer sammensatt.

Mange situasjoner som oppstår i en anskaffelsesprosess, er ikke eksplisitt beskrevet i lovgivningen. De formes i stedet av hvordan domstolene tolker regelverket over tid.

For leverandører betyr dette at forståelse av anskaffelseslovgivningen ofte krever mer enn bare å lese selve loven. Det handler om å forstå hvordan reglene tolkes i praksis, og hvordan ulike situasjoner har blitt håndtert i tidligere saker.

Loven gir ikke alltid klare svar

Mange leverandører prøver å forstå rettighetene sine ved å lese anskaffelseslovgivningen selv. Utfordringen er at anskaffelseslovgivningen i stor grad er rammelovgivning.

Den beskriver hvordan oppdragsgivere skal gjennomføre anskaffelser, men gir sjelden detaljerte svar på alle situasjoner som kan oppstå i en anskaffelsesprosess.

I praksis er det ofte rettspraksis som avgjør hvordan reglene tolkes.

Gjennom årene har tusenvis av rettsavgjørelser i Europa formet hvordan anskaffelsesreglene skal anvendes. Disse avgjørelsene påvirker ofte hvordan oppdragsgivere og leverandører tolker krav i konkurransedokumentasjonen.

For leverandører betyr dette at det ikke alltid er enkelt å forstå anskaffelsesregelverket.

Når leverandører søker juridisk bistand

I praksis tar leverandører kontakt med anskaffelsesjurister i to hovedsituasjoner.

Den første er etter at en anskaffelse er tildelt.

En leverandør har levert et tilbud, men vant ikke kontrakten, og ønsker å vurdere om det kan ha vært feil i evalueringsprosessen eller i det vinnende tilbudet.

Den andre situasjonen er mer proaktiv.

Stadig flere leverandører søker juridisk bistand allerede i anskaffelsesfasen, for bedre å forstå hvordan krav skal tolkes, eller om det kan være nødvendig å be oppdragsgiver om avklaringer.

Denne dreiningen mot tidligere involvering blir stadig viktigere etter hvert som de juridiske forventningene til leverandører har utviklet seg.

Stadig viktigere å være proaktiv

Et sentralt spørsmål i mange saker om offentlige anskaffelser er om leverandøren faktisk har lidt skade, eller kan bli påført skade, som følge av feil i anskaffelsesprosessen.

I enkelte rettssystemer legger domstolene stadig større vekt på hvordan leverandøren opptrer under anskaffelsesprosessen, særlig når det gjelder å stille spørsmål eller be om avklaringer.

Samtidig kan forventningene til leverandører variere mellom jurisdiksjoner, og vurderingen avhenger av nasjonal rettspraksis og de konkrete omstendighetene i den enkelte anskaffelsen.

Dersom et krav i konkurransedokumentasjonen virker uklart, kan det forventes at leverandøren ber om avklaring før tilbudet sendes inn. Unnlater man å gjøre dette, kan det bli vanskeligere å argumentere i ettertid for at kravet var problematisk.

Mange erfarne leverandører inntar derfor en mer strategisk tilnærming under anskaffelsesprosessen, stiller spørsmål tidlig og sørger for å fullt ut forstå hvordan kravene tolkes.

Når små detaljer avgjør utfallet

En annen utfordring i offentlige anskaffelser er at relativt små detaljer noen ganger kan få betydelige konsekvenser.

Ta referansesjekk som eksempel.

Dersom oppdragsgiver forsøker å kontakte en referanse uten å få svar, kan dette i noen tilfeller påvirke om kravet anses som oppfylt, selv om leverandøren allerede har fått bekreftelse fra referansen om at vedkommende er villig til å delta.

Slike situasjoner er ikke alltid tydelig beskrevet i lovgivningen. De avhenger ofte av hvordan domstolene har tolket lignende saker tidligere.

For leverandører understreker dette viktigheten av å nøye gjennomgå både kravene og evalueringsprosessen.

Les krav nøye, og bokstavelig

En vanlig feil blant leverandører er å tolke krav ut fra hva som virker rimelig fra et forretningsperspektiv.

Domstolene tolker imidlertid ofte anskaffelseskrav strengt etter ordlyden.

Hvis konkurransedokumentasjonen for eksempel angir at et krav må «verifiseres», vil tolkningen avhenge av hvordan kravet er formulert og hvordan det forstås i praksis.

I noen tilfeller kan en klar bekreftelse være tilstrekkelig, mens oppdragsgiver i andre tilfeller kan forvente støttedokumentasjon. Dette understreker viktigheten av å gå nøye gjennom hvordan hvert krav er formulert og, der det er nødvendig, be om avklaring.

Det betyr at leverandører må lese kravene nøye og sørge for å levere nøyaktig den type informasjon som etterspørres.

KI får en stadig større rolle i anbudsarbeidet

Kunstig intelligens brukes i økende grad til tilbudsforberedelser. Mange bedrifter bruker nå KI-verktøy til å utforme tekst, strukturere svar og oppsummere anskaffelsesdokumenter.

Det er per i dag ikke noe forbud mot å bruke KI i tilbudsarbeid. Leverandører bør likevel være oppmerksomme på en potensiell risiko.

I mange anskaffelsesprosesser kan forpliktelsene som beskrives i tilbudet, senere bli kontraktsfestet.

Hvis tilbudet inneholder beskrivelser av prosesser, kapasiteter eller leveransemodeller som leverandøren ikke faktisk kan dokumentere eller levere, kan dette potensielt skape juridiske utfordringer.

KI kan derfor være et kraftig støtteverktøy, men det bør alltid brukes med grundig kvalitetskontroll.

Anskaffelser er mer fleksible enn mange leverandører tror

Til tross for kompleksiteten i anskaffelsesregelverket, er det én viktig innsikt mange leverandører overser: konkurransedokumentasjonen er ikke alltid så låst som den kan virke.

Gjennom avklaringsspørsmål og dialog i anskaffelsesperioden kan leverandører noen ganger påvirke hvordan krav tolkes, eller til og med justeres.

Ved å innta en proaktiv og strategisk tilnærming under anskaffelsesprosessen, kan leverandører ofte både redusere juridisk risiko og forbedre sjansene for å vinne kontrakter.

I et anskaffelseslandskap der juridiske tolkninger stadig utvikler seg, er kunnskap og forberedelse fortsatt blant de viktigste verktøyene for leverandører.

Vil du styrke ferdighetene dine innen offentlige anbud?

Å vinne offentlige kontrakter krever mer enn et konkurransedyktig tilbud. Leverandører må også forstå anskaffelsesregler, dokumentasjonskrav og hvordan oppdragsgivere evaluerer tilbud.

Det er nettopp derfor vi utviklet Bid Excellence.

Bid Excellence er Mercells læringshub for leverandører som ønsker å lykkes med salg til offentlig sektor. Gjennom ekspertledede kurs, praktiske ressurser og sertifiseringsprogrammer får leverandørene kunnskapen og verktøyene de trenger for å navigere i offentlige konkurranser med trygghet.

Plattformen samler innsikt fra erfarne tilbudsledere, anskaffelsesspesialister og juridiske eksperter for å hjelpe leverandører med å:

• Forstå hvordan offentlige anskaffelser fungerer
• Forbedre kvaliteten på tilbudene sine
• Redusere risikoen for avvisning
• Øke sjansene for å vinne kontrakter

Enten du er ny innen salg til offentlig sektor eller ønsker å finjustere tilbudsstrategien din, tilbyr Bid Excellence strukturerte læringsmoduler, sertifiseringsløp og et ressurssenter med maler, artikler og veiledninger du kan bruke i det daglige arbeidet.