Fra rammeavtaler til direkte anskaffelser – en enkel guide til kontraktstyper for SMB-er

1. Åpen anbudskonkurranse

Hvis dere har levert tilbud i anbudskonkurranser tidligere, er dere sannsynligvis allerede kjent med denne kontraktstypen. Åpne anbudskonkurranser er den vanligste konkurranseformen innen offentlige anskaffelser. Ifølge Europakommisjonen utgjør åpne anbudskonkurranser nesten 30 % av alle anskaffelsesprosesser. Alle leverandører – både store og små – som oppfyller kravene, kan levere et tilbud. 

Fordelene med åpne anbudskonkurranser for små og mellomstore bedrifter

For små bedrifter som begynner med offentlige anskaffelser, er åpne anbudskonkurranser ofte et naturlig første steg. Her kan alle som oppfyller kravene og kriteriene, levere et tilbud. Dere har like store vinnersjanser som andre små bedrifter, noe som gjør det til en tilgjengelig anskaffelsesform. Dette legger også til rette for sunn konkurranse og motiverer leverandører til å levere tilbud med høy kvalitet, konkurransedyktige priser og innovative løsninger.

I tillegg har åpne anbudskonkurranser en bratt læringskurve, særlig for bedrifter som ikke har så mye erfaring med offentlige anskaffelser. Dere må sette dere inn i hva som er obligatorisk informasjon, hva som er nyttig å ha med, og hvordan man skriver vinnertilbud. Når dere først har lært hvordan dere leverer tilbud av høy kvalitet i åpne anbudskonkurranser, vil de andre kontraktstypene kanskje føles mindre avskrekkende.
 

Ulempene med åpne anbudskonkurranser for små og mellomstore bedrifter

En utfordring med denne konkurransen er at små bedrifter ofte må konkurrere mot større organisasjoner. De kan ha mer erfaring med å skrive tilbud, eller de kan ha mer kunnskap om markedet. Med riktig kunnskap og gode verktøy vil dere imidlertid kunne utfordre de store aktørene.

Åpne anbudskonkurranser er tilgjengelige, men tidkrevende. Det finnes ingen snarveier, og dere må følge hvert trinn i prosedyren. For SMB-er anbefaler vi å bygge opp intern kompetanse blant de ansatte - for eksempel i form av et dedikert anbudsteam - eller å utnevne en tilbudsansvarlig som kan fokusere på å utarbeide best mulige tilbud.

 

2. Direkte anskaffelse

En direkte anskaffelse har mange navn, for eksempel anbudskonkurranse med forhandling eller direkte anskaffelse uten konkurranse. Felles for disse prosedyrene er at oppdragsgiveren henvender seg direkte til én eller flere leverandører, uten å gjennomføre en åpen anbudskonkurranse.

Oppdragsgivere kan bruke direkte anskaffelse når kontraktsverdien er under den gjeldende nasjonale terskelverdien. For perioden 2024 - 2026 gjelder følgende grenser:

• Under NOK 100,000 eksl. mva: Oppdragsgiver kan velge én bestemt leverandør uten krav til konkurranse eller kunngjøring, og er ikke bundet av anskaffelsesregelverket.

• Mellom 100,000 og 1,49 millioner eksl. mva (nasjonal terskelverdi): Det stilles krav om at innkjøpet skal konkurranseutsettes så langt det er mulig. Dette kan gjøres ved å publisere konkurransen på Doffin, bruke et konkurransegjennomføringsverktøy (KVG) som Mercell, eller invitere minimum tre leverandører direkte. 

Direkte anskaffelse brukes som regel ved kontrakter av lav verdi, når det bare finnes én aktuell leverandør eller når behovet er presserende.

Fordelene med direkte anskaffelse for små og mellomstore bedrifter

Direkte anskaffelse er en raskere og enklere måte å sikre seg offentlige kontrakter på. Samtidig finnes det noen grunnleggende regler som skal sørge for rettferdighet og åpenhet.

Som leverandør vil dere oppleve at denne anskaffelsesprosedyren er mindre tidkrevende enn en åpen anbudskonkurranse. Når oppdragsgiveren allerede har bestemt hvilken leverandør de vil bruke, trenger leverandørene som regel ikke å levere et formelt tilbud. Det er likevel viktig å kjenne til prosjektets omfang og forhandle vilkårene. 

For anskaffelser under den nasjonale terskelverdien, kan oppdragsgivere velge å gjennomføre en åpen prosess, for eksempel ved å publisere konkurransen i Mercell. Alternativt kan de invitere et utvalg av leverandører direkte. Selv ved slike begrensede konkurranser gir den publisering på en åpen plattform større åpenhet og mulighet for nye eller lokale leverandører til å delta, noe som bidrar til en mer transparent og inkluderende prosess. 

Trolig er dere allerede i kontakt med oppdragsgiveren, noe som gjør det lettere å diskutere behov og forventninger. For små og mellomstore bedrifter sparer dette både tid og energi. Denne tiden kan dere bruke til å styrke forholdet deres eller finpusse andre tilbud.

Ulempene med direkte anskaffelse for små og mellomstore bedrifter

Direkte anskaffelse brukes nesten utelukkende ved kontrakter under gjeldende terskelverdi, og er derfor mindre attraktivt for leverandører som foretrekker å konkurrere om større kontrakter.

I tillegg må dere ha kjennskap til oppdragsgiverne og hva de trenger – og det tar tid å få den innsikten. Ofte må dere ha en relasjon til virksomheten og ha vunnet tilliten deres før de i det hele tatt vurderer dere som leverandør.

Små og mellomstore bedrifter kan gjøre dette ved å samarbeide med virksomheten i andre små eller store prosjekter. Dere kan også bruke nettverket deres aktivt og fortelle andre bedrifter og samarbeidspartnere om hva dere ønsker, og hva dere er gode på. På denne måten kan disse menneskene anbefale dere til de større organisasjonene som de måtte være i kontakt med. 

Det krever innsats å bygge nettverk og holde kontakten, men når dere først har fått tillit og vist hvilken verdi dere kan tilby, blir det både enklere og raskere å få direkte tildelinger.

 

3. Begrenset anbudskonkurranse

En begrenset anbudskonkurranse er en to-trinnskonkurranse, der bare forhåndsutvalgte leverandører inviteres til å levere tilbud. I første trinn vurderer oppdragsgiver hvilke leverandører som kvalifiserer, og i andre trinn inviteres disse til å levere tilbud. 

Denne typen anbud brukes vanligvis når konkurransen er sterk og oppdragsgiverne ønsker å lage en kortliste over aktuelle leverandører. Begrenset anbudskonkurranse brukes ofte innen områder som IT-utstyr, renhold og møbler. 

Fordelene med begrensede anbudskonkurranser for små og mellomstore bedrifter

Ønsker dere å komme med på kortlisten? Da må dere vise interesse ved å sende inn en detaljert kvalifikasjonssøknad basert på oppdragsgiverens kontraktskunngjøring. Er dere så heldige å bli valgt ut, går dere videre til fase to, hvor dere konkurrerer med minimum fem kvalifiserte leverandører. 

Når dere utformer tilbudet, vet dere at konkurransen er begrenset til et mindre antall leverandører. Like fullt er det viktig å skille seg ut, selv om sjansene for å vinne anbudet naturlig nok er høyere sammenlignet med en åpen anbudskonkurranse.

Ulempene med begrensede anbudskonkurranser for små og mellomstore bedrifter

Å levere inn et tilbud i en begrenset anbudskonkurranse tar mye tid og energi – akkurat som i en åpen anbudskonkurranse. Dere må sende inn en kvalifikasjonssøknad, og denne avgjør om dere havner på kortlisten eller ikke. Deretter konkurrerer dere fortsatt med minst fem andre leverandører når tilbudet skal leveres.

 

4. Rammeavtale

En rammeavtale innebærer at oppdragsgiveren inngår en avtale med flere leverandører i en begrenset periode – vanligvis 2 eller 4 år. I løpet av denne perioden vil alle relevante kontrakter innenfor rammeavtalens omfang deles med den forhåndsutvalgte gruppen av leverandører. 

Fordelene med en rammeavtale for små og mellomstore bedrifter

En rammeavtale består vanligvis av to deler: 

1. delen der dere søker om å bli inkludert i rammeavtalen 

2. delen der dere leverer tilbud på kontrakter 

Når dere først er med i rammeavtalen, går tilbudsprosessen raskere enn i en åpen anbudskonkurranse. I tillegg er konkurransen om hver enkelt kontrakt betydelig mindre. Leverandørgruppen er også mindre, noe som gir dere en bedre sjanse til å sikre dere kontrakten.

Ulempene med en rammeavtale for små og mellomstore bedrifter

Selv om tilbudsprosessen er mer strømlinjeformet, tar en rammeavtale fortsatt omtrent like mye tid totalt sett som en åpen anbudskonkurranse. Prosessen er delt inn i flere deler – men til sammen er det fortsatt mye arbeid.

Og selv om rammeavtaler er effektive, kan de oppleves som litt rigide. Omfang og pris fastsettes i starten, og etter noen år kan det hende at markedsforholdene er helt annerledes. For mindre bedrifter kan dette bli en utfordring.

 

5. Dynamisk innkjøpsordning (DPS)

En dynamisk innkjøpsordning bidrar til en fleksibel anskaffelsesprosess. Dette er en populær løsning blant norske, svenske, finske og nederlandske oppdragsgivere på grunn av dens åpne oppsett. En dynamisk innkjøpsordning fungerer på samme måte som en rammeavtale, der en gruppe leverandører får tilgang til kontraktene. I stedet for å ha et fast antall leverandører, er DPS en mer åpen løsning der nye leverandører kan bli med når som helst. 

Fordelene med DPS for små og mellomstore bedrifter

I motsetning til rammeavtaler, der leverandører og kontraktsvilkår fastsettes fra dag én, gir en dynamisk innkjøpsordning rom for kontinuerlig tilpasning til utviklingen i markedet. Nye leverandører kan bli med når som helst, slik at gruppen av leverandører hele tiden fornyes.

Denne åpne strukturen bidrar til sunn konkurranse og sørger for en dynamisk og mangfoldig leverandørbase. Når man først er inne i varmen, går prosessen raskere enn ved en åpen anbudskonkurranse. Det gjør ordningen mer tilgjengelig for små og mellomstore bedrifter og oppstartsbedrifter. Avhengig av den konkrete innkjøpsordningen er det som regel færre som konkurrerer om hver enkelt kontrakt enn i en åpen anbudskonkurranse – noe som øker sjansen for å vinne.

En DPS er spesielt nyttig i bransjer som er i rask endring, for eksempel innen IT, infrastruktur og helse, hvor nye teknologier og leverandører ofte kommer inn på markedet.

Ulempene med DPS for små og mellomstore bedrifter

Naturlig nok må det finnes en DPS som man kan søke seg inn i. I land som Nederland er dette kanskje en enkel sak, men i andre europeiske land er mulighetene mer begrensede.

I tillegg brukes DPS-er vanligvis til gjentakende kjøp. Det betyr at utvalget av kontrakter dere kan levere tilbud på, kan være mindre.

Hvilke kontraktstyper passer best for små og mellomstore bedrifter?

Noen kontraktstyper gjør det enklere for små og mellomstore bedrifter å komme i gang enn andre. Ta en rammeavtale, for eksempel. Her vil dere konkurrere med færre leverandører, noe som forbedrer sjansene deres. Når dere har fått innpass, går anbudsprosessen raskere, noe som frigjør tid dere kan bruke på andre viktige ting.

Direkte anskaffelser er også verdt å utforske. I disse er det liten eller ingen konkurranse, men de er basert på tillit. Det betyr at dere må bygge relasjoner først. 

Ta derfor kontakt med oppdragsgivere i sektoren dere opererer i – enten gjennom anbud, markedsdialog eller nettverksbygging. Jo bedre kjennskap de har til dere, desto større er sjansen for at de sender muligheter deres vei.

 

Slik kan Mercell hjelpe små og mellomstore bedrifter med å vinne sin neste kontrakt

Offentlig sektor byr på et stort vekstpotensial for små og mellomstore bedrifter, men mange tar aldri steget. Grunnen til dette er at anbudsprosesser ofte virker for kompliserte eller tidkrevende. Dette ønsker vi å endre.

Enten du ikke har jobbet med anbud før eller har lang erfaring på området, hjelper Mercell deg med å finne uoppdagede muligheter for bedriften din. Plattformen vår støtter alle de viktigste kontraktstypene – fra åpne anbudskonkurranser og rammeavtaler til kontrakter under nasjonal terskelverdi – og gjør offentlige anskaffelser enklere.

Skap vekst med Tender Discovery: I offentlige anskaffelser handler alt om timing. Med Tender Discovery får du tilgang til relevante muligheter i sanntid – i det øyeblikket de publiseres. Vår KI-teknologi gjør lange og komplekse dokumenter om til lettfattelige sammendrag. Dette sparer deg for tid, slik at du kan ta raskere beslutninger og forbedre tilbudene dine. 

Tilpassede anbefalinger basert på bedriftens behov: Tilpass profilen din for å få de mest relevante forretningsmulighetene levert rett i innboksen, så slipper du å bla deg gjennom endeløse irrelevante treff. På den måten sparer du tid og energi som du heller kan bruke på muligheter som faktisk passer for bedriften din.

Jobb smartere ved å automatisere oppgaver og prosesser: Opprett, organiser og send inn tilbudene dine fra ett og samme sted med Bid Delivery. Spar tid og forenkle tilbudsprosessen – fra forberedelse til innlevering av tilbudet. Automatisering tar seg av det repetitive arbeidet, slik at du kan svare på flere anbud uten å bruke ekstra ressurser.

Med Mercell får du tilgang til anbudsdokumenter så tidlig som mulig, noe som er avgjørende når leverandører ofte har bare 30 til 35 dager fra publisering til innlevering. 

Utform salgsstrategiene med utgangspunkt i solide markedsinnsikter: Med Market Intelligence får du tilgang til verdifulle data som hjelper deg med å oppdage trender og planlegge fremover. Få innsikt i hvor markedet er på vei – og bruk den kunnskapen til å utvikle bedriften din.