Slik kan små grep forbedre offentlige anskaffelser
Fjern barrierene i offentlige anskaffelser med bedre markedsdialog, bedre dokumentasjon og tydeligere krav.
Av: Merja Kortesuo, advokat innen IKT-anskaffelser hos Gofore
Offentlige anskaffelser skal være rettferdige, åpne og konkurranseorienterte. I praksis opplever imidlertid mange leverandører at det er vanskelig å delta, ofte på grunn av unødvendige hindre i anskaffelsesprosessen. Som innkjøpere har vi mulighet til å forbedre situasjonen, ikke nødvendigvis gjennom store reformer, men ved å gjøre praktiske justeringer som senker terskelen og inviterer flere leverandører inn i konkurransen.
Merja Kortesuo har jobbet i en årrekke med offentlige anskaffelser og har bistått oppdragsgivere med å forbedre sine prosesser. I denne artikkelen deler hun hvordan vi som innkjøpere kan bidra til et mer inkluderende og konkurransedyktig marked ved å gjøre enkle, men effektive endringer: bedre markedsdialog, tydeligere og mer inkluderende krav og sterkere intern kvalitetssikring.
Et innblikk i leverandørbarrierer
En finsk studie fra 2023 undersøkte hvilke utfordringer leverandører møter når de prøver å delta i offentlige konkurranser. Funnene viste at mange hindringer stammer fra hvordan anskaffelsesdokumentene er skrevet og strukturert.
Blant de vanligste utfordringene var:
-
krav som ubevisst favoriserer eksisterende leverandører
-
unødvendig administrativ byrde, som komplisert og gjentakende dokumentasjon
-
manglende tydelighet i konkurransegrunnlag, som skaper forvirring og misforståelser
Disse utfordringene er ikke unike for Finland, men går igjen i offentlige anskaffelser over hele verden. Studien viser tydelig at vi ikke trenger omfattende reformer for å forbedre prosessene – vi trenger bedre planlegging og mer bevisste beslutninger.
Hva innkjøpere kan gjøre
Som innkjøper har man ofte mer påvirkningskraft enn man tror. Lovverket setter rammene, men det er i de daglige beslutningene vi virkelig påvirker hvordan anskaffelser gjennomføres.
Her er noen av de mest effektive tiltakene vi kan gjøre:
-
Ta tidlig kontakt med markedet for å forstå hva leverandørene faktisk kan tilby.
-
Unngå unødvendige hemmende krav som begrenser konkurransen.
-
Gjør anskaffelsesdokumenter tydelige og konsekvente for å redusere misforståelser.
-
Gjennomfør interne kvalitetssjekker før publisering for å avdekke feil og uklarheter.
Dette er ikke store reformer – de er praktiske grep som kan tas i bruk med en gang.
Markedsdialog – en avgjørende nøkkel
Et av de vanligste problemene i offentlige anskaffelser er hvordan kravene blir utformet. Ofte bygger man på tidligere leverandørers løsninger, og dermed blir det vanskelig for nye aktører å konkurrere. Dette skjer ofte uten at innkjøperen er klar over det.
En effektiv måte å forhindre dette på er gjennom tidlig dialog med markedet. Ved å snakke med potensielle leverandører før man skriver konkurransegrunnlaget, kan man identifisere krav som ubevisst favoriserer enkelte aktører. Dette handler ikke om å gi noen fordeler – men om å forstå hva markedet faktisk kan tilby.
For eksempel kan noen krav bli altfor detaljerte fordi man antar at det kun finnes én løsning. Gjennom dialog med ulike aktører kan man oppdage alternative tilnærminger som løser samme behov. Da kan kravene skrives mer nøytralt, og flere leverandører får mulighet til å delta.
Hvis endringsforslagene til den finske loven om offentlige kontrakter og konsesjoner blir vedtatt, vil markedsdialog ikke bare være en anbefaling i enkelte tilfeller. Utvalget foreslår at ved anskaffelser over 10 millioner euro skal det gjennomføres markedsdialog eller markedsundersøkelse før konkurransen kunngjøres. Dersom dette ikke gjøres, og det kun kommer inn ett tilbud, skal konkurransen avlyses. Dette understreker behovet for grundig markedsarbeid for å unngå mislykkede konkurranser og sikre reell konkurranse.
Unngå unødvendige og overdrevne krav
Strenge kvalifikasjonskrav kan også skape unødvendige barrierer. Enkelte oppdragsgivere stiller krav som egentlig ikke er nødvendige for å sikre gode leveranser.
Det er viktig å huske at kvalifikasjonskrav ikke velger vinneren – de ekskluderer leverandører som ikke er egnet, for eksempel på grunn av manglende erfaring. Tersklene for erfaring eller økonomisk kapasitet settes ofte for høyt, noe som utelukker små, men fortsatt gyldige leverandører.
Det samme gjelder kravene som stilles til selve leveransen. Et vanlig eksempel er krav om at leverandørens ansatte må ha gjennomført et bestemt antall lignende prosjekter de siste tre årene. Dette kan ekskludere aktører med svært kompetent personell som tilfeldigvis ikke har gjennomført akkurat slike prosjekter i det aktuelle tidsrommet.
Andre vanlige utfordringer er:
- krav om spesifikke sertifiseringer som ikke er avgjørende for oppdraget
- påbud om bestemte metoder fremfor å fokusere på resultatet og gi rom for ulike tilnærminger.
Disse restriksjonene bidrar sjelden til bedre kvalitet – tvert imot begrenser de konkurransen og kan føre til færre eller ingen tilbud.
Bedre dokumentasjon gir bedre prosesser
Et godt strukturert konkurransegrunnlag skaper klarhet og gir flere leverandører motivasjon til å delta. Mange dokumenter preges dessverre av uklarheter eller motstridende informasjon, som gjør prosessen mer krevende enn nødvendig.
For å forbedre dokumentasjonen, bør man:
- Sikre konsistens – bruk samme begreper og formuleringer gjennom hele dokumentet
-
Unngå unødvendig kompleksitet – bruk et klart og enkelt språk i stedet for juridisk eller teknisk sjargong
-
Gjennomføre intern kvalitetssikring – identifisér uklarheter og motstridende krav før dokumentet publiseres.
Én intern gjennomgang kan forhindre mange problemer som ellers fører til lav deltakelse eller mislykkede konkurranser.
Det store bildet – hvorfor dette er viktig
Offentlige anskaffelser handler ikke bare om å følge regelverket – det handler om å bruke fellesskapets midler på en klok måte. Når prosessene er åpne, rettferdige og konkurransedyktige får det offentlige mer igjen for pengene. Samtidig får næringslivet flere muligheter til å bidra med sin kompetanse.
Unødvendig strenge krav, uklare konkurransegrunnlag og manglende dialog med markedet gjør det ikke bare vanskeligere for leverandørene – det svekker konkurransen, øker kostnadene og gir dårligere resultater for samfunnet.
Gjennom små, men målrettede, endringer kan innkjøpere bidra til en anskaffelsesprosess som fungerer bedre for både leverandører og oppdragsgivere. Målet er ikke å gjøre det lettere for én leverandør, men å sørge for at alle kvalifiserte leverandører får en reell sjanse til å delta.