Enklere innkjøpsplanlegging med Mercell
Gjør innkjøpsprosessen smidig med Mercell: få bedre flyt, enklere samarbeid og full kontroll for en effektiv og stressfri hverdag.
God planlegging er nøkkelen til en stressfri og effektiv innkjøpsprosess. Det hjelper offentlige innkjøpere med å få mest mulig ut av budsjettet, sørger for at ting går som de skal, og holder alle involverte oppdatert.
Likevel opplever mange innkjøpere at planleggingen blir både tidkrevende og utfordrende. Faktisk går hele 40% av ressursene innen innkjøp til å planlegge og forberede seg for å få best mulig resultat.
Hva er de største utfordringene?
-
Manuelle prosesser og avhengighet av regneark
-
Vansker med å holde oversikt over og håndtere forespørsler
-
Lite effektivt samarbeid med andre involverte
-
Ingen faste rutiner for hvordan forespørsler skal behandles
Hva blir resultatet? Tid og ressurser går til spille.
Med en digital løsning kan du heller gjøre prosessene enklere, få bedre oversikt og jobbe mer effektivt med planleggingen.
I dette innlegget viser vi deg hvordan god planlegging kan gjøre innkjøp mye enklere, introduserer Mercell Procurement Planning, og tar deg gjennom et praktisk eksempel – fra å sende inn en forespørsel til å opprette en kunngjøring.
Mercell Tendering: Gjør innkjøpsprosessen enklere fra start til slutt.
Mercell Tendering samler hele innkjøpsprosessen i én enkel, brukervennlig plattform. Kjernen i løsningen er modulen for innkjøpsplanlegging, som er designet for å:
-
Standardisere forespørsler: Sørge for at alle detaljer blir fanget opp tidlig, slik at du unngår forsinkelser og misforståelser.
-
Gjør overganger enklere: Omforme innkjøpsforespørsler til handlingsplaner og anbudskunngjøringer på en enkel måte, uten at du trenger å gjøre mye manuelt arbeid.
-
Styrke samarbeidet: Gjøre det lettere for interne team og eksterne interessenter å jobbe sammen med integrerte kommunikasjonsverktøy.
-
Sikre samsvar: Holde prosessene strukturerte og i tråd med gjeldende lover og regler.
Enten du håndterer daglige innkjøp eller mer komplekse kategorier, gir modulen deg viktige verktøy som:
-
Håndtering av innkjøpsbehov: Bruk ferdige maler eller tilpassede formater for å samle innkjøpsbehovene, sikre samsvar og maksimere verdien.
-
Enkel overgang til anbud: Omforme forespørsler til anbud raskt og effektivt, uten unødvendig dobbeltarbeid.
-
Samarbeid i sanntid: Lettere å gi tilbakemeldinger og kommunisere med alle involverte direkte i plattformen.
-
Godkjenningsprosesser: Gjør det enklere å få godkjennelser raskt, og unngå flaskehalser i beslutningsprosessen.
-
Prosjektstyring: Følg med på oppgaver og sørg for at teamet tar strategiske beslutninger og holder prosessen i gang.
Mercells modul for innkjøpsplanlegging tilpasser seg teamets behov. Den gir deg verktøy for å justere planer, følge fremdrift med delte kalendere og tildele oppgaver for enkel koordinering.
Med en enkel overgang fra planlegging til anbud, fjerner Mercell Tendering ineffektivitet og sørger for klarhet og ansvarlighet gjennom hele prosessen.
Eksempel: Forenkling av innkjøp av IT-utstyr
Hvordan fungerer dette i praksis? Tenk deg følgende scenario: En avdelingsleder som skal kjøpe fire bærbare datamaskiner og dokkingstasjoner til sitt team.
Steg 1: Opprette forespørsel
Prosessen starter når avdelingslederen sender inn en innkjøpsforespørsel via en sikker lenke fra Mercell. Denne lenken:
-
Krever ikke tilgang til Mercell-plattformen, så det er enkelt og tilgjengelig for alle.
-
Fanger opp alle nødvendige detaljer, som hva som skal kjøpes, hvor mange, og eventuelle tekniske spesifikasjoner.
-
Bruker maler som kan tilpasses for å sørge for at forespørslene er fullstendige og nøyaktige.
Steg 2: Gjennomgå forespørselen
Innkjøpsplanleggeren ser på forespørselen i sitt dashboard, hvor de får en oversikt over alle innsendte forespørsler. Her:
-
Sjekkes det at forespørselen er komplett og korrekt.
-
Lignende forespørsler slås sammen – for eksempel, kan to forskjellige forespørsler om bærbare datamaskiner bli samlet til én innkjøpsplan.
Steg 3: Lage innkjøpsplan
Ved hjelp av Mercells enkle verktøy lager planleggeren en detaljert innkjøpsplan ved å:
-
Velge en mal laget for IT-utstyr.
-
Kategorisere varene som "Bærbare datamaskiner" og "Tilbehør" for å gjøre det lettere å holde oversikt og rapportere.
-
Legge til tidslinjer, estimerte kostnader og annen viktig informasjon.
Steg 4: Samarbeid med interessenter
Samarbeidet er enkelt i Mercell Tendering. Interne interessenter, som ledere, kan gå gjennom og godkjenne planen, mens eksterne partnere kan bidra via meldingsverktøy. Dette sikrer at alle holder seg oppdatert og på samme side.
Steg 5: Lage kunngjøring
Når innkjøpsplanen er godkjent, kan den enkelt omgjøres til en anbudskunngjøring med ett klikk.
Dette gjør at all informasjon går rett videre til anbudsfasen, og eliminerer behovet for å gjøre alt manuelt, noe som reduserer feil og sparer tid.
Fra forespørsler til resultater: Fordelene med Mercells innkjøpsplanlegging
Mercells innkjøpsplanleggingsmodul forenkler hele prosessen, og gir deg både klarhet, ansvarlighet og effektivitet.
Med standardiserte maler blir forespørslene klare og i tråd med kravene, mens automatiserte arbeidsflyter og rollebaserte tillatelser gjør godkjenningsprosessen enklere og holder ansvarligheten på plass.
Forespørslene omdannes raskt til konkrete handlingsplaner, og samarbeidsverktøyene sørger for at både interne team og eksterne interessenter er på samme lag.
Modulen er fleksibel og gir mulighet for justeringer, oppfølging av milepæler og tildeling av roller, noe som sikrer en smidig gjennomføring og enkel overgang fra planlegging til anbud.
Fordelene inkluderer:
-
Innkjøpsplanleggere sparer tid med effektive verktøy og arbeidsflyter.
-
Ledere får bedre oversikt, og kan ta informerte, proaktive beslutninger.
-
Interessenter kan samarbeide åpent, noe som øker effektiviteten.
Enten det gjelder rutinemessige innkjøp eller mer komplekse prosjekter, gir Mercells innkjøpsplanlegging en smartere og mer strømlinjeformet vei til suksess.
Konklusjon
Mercells innkjøpsplanleggingsmodul gjør arbeidsflytene enklere, styrker samarbeidet og sørger for at alt er i tråd med kravene - alt på en brukervennlig plattform.
Med standardiserte maler og en enkel overgang fra forespørsler til anbud, fjerner den unødvendig jobb og sparer tid.
Modulen tilpasser seg akkurat de behovene du har, enten det gjelder godkjenninger eller justering av planer, og gjør innkjøpsprosessen både smidig og stressfri.
Enten du jobber med vanlige innkjøp eller mer komplekse prosjekter, fremmer den åpenhet og godt samarbeid mellom alle parter.