Håndter risiko i urolige tider – derfor er offentlige anskaffelser en trygg havn

Offentlige anskaffelser tilbyr en stabil og pålitelig strøm av forretningsmuligheter, og fungerer samtidig som et strategisk skjold for leverandører som ønsker å redusere risiko og opprettholde vekst i perioder med økonomisk usikkerhet. Fordi offentlige avtaler er strukturerte, langsiktige og regulert av tydelige regelverk, gir de leverandører en forutsigbarhet som ofte ikke finnes i privat sektor. I denne artikkelen ser vi nærmere på hvordan offentlige anskaffelser bidrar til å redusere økonomisk og operasjonell risiko. I tillegg deler vi tips for håndtering av risiko i langsiktige avtaler, og viser hvordan Mercell kan hjelpe leverandører med å ligge i forkant, selv i økonomiske nedgangstider.

 

Slik sikrer offentlige anskaffelser stabile inntekter

En av hovedgrunnene til at offentlige anskaffelser er en trygg havn i usikre tider, er den stabile etterspørselen fra offentlig sektor. Myndigheter og offentlige institusjoner må oppfylle forpliktelsene sine uavhengig av økonomiske forhold. Det betyr at anskaffelsesprosessen deres fortsetter, og behovet for varer, tjenester og arbeider holder seg stabilt.

I motsetning til privat sektor, hvor selskaper kan nedskalere eller utsette prosjekter som følge av markedsendringer, må offentlige organisasjoner opprettholde virksomheten og tjenestene de leverer. Denne stabiliteten skaper en mer forutsigbar og pålitelig etterspørsel for leverandører, noe som gir en mulighet for stabile inntekter. Offentlige anskaffelser er vanligvis underlagt strenge regler og rammeverk. Det betyr at offentlige kontrakter tilbyr en høy grad av sikkerhet for leverandører, så lenge kravene til etterlevelse blir oppfylt.

Stabiliteten i offentlige anskaffelser gjør dem til et attraktivt alternativ for leverandører som ønsker å redusere den økonomiske risikoen forbundet med å være avhengig av oppdrag i privat sektor. Mange offentlige kontrakter er dessuten langsiktige av natur, noe som betyr at leverandører kan sikre seg løpende oppdrag over flere år. Dette bidrar til enda mer forutsigbarhet i krevende økonomiske tider.

 

Beste praksis for risikostyring i langsiktige avtaler

Langsiktige kontrakter med offentlige aktører kan gi stabile inntekter, men som leverandør må dere aktivt håndtere tilhørende risikoer for å beskytte bedriften deres. Disse avtalene kan strekke seg over flere år og påvirkes av endringer i regelverk, politiske forhold og operasjonelle realiteter. Ved å implementere proaktive strategier kan dere minimere forstyrrelser, opprettholde innsatsen og styrke omdømmet deres som en pålitelig partner i offentlig sektor. Her er noen konkrete råd spesielt tilpasset for leverandører.

Sørg for samsvar og åpenhet 

Å overholde regelverket er en av de viktigste forutsetningene for å lykkes med langsiktige offentlige anskaffelser. Regelverket kan endre seg i løpet av en flerårig kontrakt, og kravene til etterlevelse kan bli strengere avhengig av jurisdiksjon eller politiske endringer.

• Hold dere oppdatert på anskaffelsesregelverk, ESG-mandater og rapporteringsstandarder.

• Etabler interne rutiner for å fange opp manglende samsvar på et tidlig tidspunkt, inkludert revisjonsspor og dokumentasjonskontroller.

• Bruk digitale plattformer for å sikre at hvert trinn i tilbudsprosessen er i samsvar med regelverket.
  
  

Diversifiser porteføljen deres

Å være sterkt avhengig av én innkjøper, én kontrakt eller ett geografisk område kan utsette bedrifter for betydelig risiko hvis finansieringen kuttes, politiske prioriteringer endres eller prosjektets omfang justeres. Flere kontrakter gir økt økonomisk trygghet.

• Sikt mot en kombinasjon av kontraktstyper: rammeavtaler, gjentakende tjenester og prosjektbasert arbeid.

• Utvid rekkevidden deres til flere offentlige etater, kommuner og sektorer.

• Vurder å delta i felles tilbud eller inngå som underleverandør for å øke synligheten, samtidig som dere reduserer den individuelle risikoen.

• Bruk markedsdata til å identifisere og få innsikt i uutnyttede sektorer eller underrepresenterte regioner der dere har noe å tilby.
  
  

Sett klare betingelser 

Grunnlaget for enhver kontrakt med god risikohåndtering er tydelige og gjensidig forståtte vilkår. Dette sikrer at både dere og oppdragsgiveren er samkjørte – og beskyttet – når uventede endringer oppstår.

• Definer tjenestenivåavtaler (SLA-er), nøkkelindikatorer (KPI-er) og milepæler som kan måles.

• Inkluder klausuler for reforhandling i tilfelle makroøkonomiske forstyrrelser, force majeure-hendelser eller uforutsette regulatoriske endringer.

• Sørg for at faktureringsplaner og betalingsbetingelser er i tråd med behovet for likviditet gjennom hele prosjektets levetid.

• Samarbeid med juridiske rådgivere for å validere kontraktens robusthet før signering, særlig ved rammeavtaler som strekker seg over flere år.
  
  

Bygg sterke relasjoner

Langsiktig suksess i offentlige anskaffelser avhenger ofte av relasjoner – ikke bare pris. Tillit, kontinuitet og god dialog med offentlige innkjøpere er viktig for å redusere risiko i kontraktsperioden.

• Sørg for å ha en løpende dialog – ikke bare under anskaffelsen, men også gjennom hele kontraktsgjennomføringen.

• Planlegg regelmessige evalueringsmøter med oppdragsgiver for å håndtere utfordringer før de utvikler seg.

• Vær åpen om risikoer dere forutser, og foreslå løsninger på en proaktiv måte.

• Sterke partnerskap kan føre til kontraktsforlengelser, bedre evalueringer og tidlig innsikt i fremtidige muligheter.
  
  

 

Derfor søker offentlige innkjøpere etter pålitelige leverandører i usikre markeder

Under økonomiske nedgangstider er offentlige innkjøpere under større press for å sikre at de bruker skattebetalernes penger på en effektiv og forsvarlig måte. I perioder med usikkerhet prioriterer innkjøpere tillit og pålitelighet, noe som gjør det enda viktigere for leverandører å vise hva de er gode for.

Offentlige anskaffelser er ofte underlagt offentlig gransking, og manglende oppfyllelse av kontraktskrav kan føre til omdømmeskade, forsinkelser og merkostnader. Derfor ser offentlige innkjøpere etter leverandører med dokumentert evne til å overholde forpliktelsene sine – selv i uforutsigbare markeder.

For å vinne kontrakter i slike utfordrende tider må leverandører gjøre følgende:

• Demonstrere stabilitet: Offentlige innkjøpere ser etter leverandører som er økonomisk stabile og i stand til å levere kvalitet i hver leveranse.
  
  

• Vise at de er pålitelige: Å levere produkter og tjenester av høy kvalitet til rett tid er avgjørende for å opprettholde langsiktige kontrakter.
  
  

• Dokumentere etterlevelse: Leverandører som viser at de overholder regelverk, bærekraftskrav og andre standarder, har større sannsynlighet for å vinne offentlige anbud.
  
  

Jo tydeligere dere posisjonerer dere som en pålitelig leverandør som følger regelverket, desto større er sjansen for at dere vinner kontrakter i usikre tider.