Puolanka kommune oppnår 30% økt effektivitet med Mercell Contract Management
Mercell dekker alle kontraktsbehovene i Puolanka kommune
"Mercell dekker behovene våre innen kontraktsoppfølging og har gjort mye av det tidkrevende arbeidet enklere. Det har gitt oss rundt 30% lavere ressursbruk», sier ordfører Harri Peltola i Puolanka. «Vi får mer tid til det som er faktisk viktig."
Utfordringen
Med begrensede ressurser hadde Puolanka utfordringer med å håndtere over 300 kontrakter og gjennomføre årlige konkurranser. Manuell oppfølging i Excel førte til hyppige feil, unødvendig tidsbruk og frister som ikke ble overholdt.
Løsningen
Ved å ta i bruk Mercell automatiserte Puolanka både konkurransegjennomføring og kontraktsoppfølging. Den integrerte løsningen gjorde prosessene mer effektive, fulgte opp frister automatisk og gjorde det enkelt å opprette kontrakter basert på maler. Integrasjonen med deres saksbehandlingssystem sikret en effektiv og sammenhengende arbeidsflyt. Integrasjonen med saksbehandlingssystemet gjorde arbeidsflyten enklere og mer effektiv.
Resultater
Puolanka oppnådde 30% mer effektiv kontraktsoppfølging, noe som frigjorde tid til viktigere oppgaver. Automatiske påminnelser sørget for at frister ble fulgt opp, og gjorde det enklere å jobbe mer proaktivt med fornyelser. Samlet og sikker lagring av kontrakter ga bedre etterlevelse og styrket databeskyttelsen.
Selv om Puolanka kommune har i underkant av 2 500 innbyggere og kun én innbygger per fire kvadratkilometer, har kommunen de samme administrative oppgavene som de større finske kommunene.
Drevet av et mål om å levere gode offentlige tjenester og bruke ressursene effektivt, har Puolanka rundt 100 ansatte og har gjort digitalisering til en prioritet. De siste syv årene har kommunen brukt Mercells plattform for konkurransegjennomføring og kontraktsoppfølging for å effektivisere arbeidet.
Fra manuell oppfølging i Excel til bedre oversikt
Før Mercell krevde kontraktsoppfølging omfattende manuelt arbeid, hovedsakelig i Excel. Ansatte måtte selv registrere frister, oppdateringer og fornyelser, noe som var tidkrevende og utsatt for feil. I dag håndterer Mercell-plattformen over 300 kontrakter på tvers av ulike avdelinger. Det gir en mer effektiv og langt enklere kontraktsoppfølging, og bidrar til en bedre anskaffelsesprosess.
Gjennom Mercells løsning for kontraktsoppfølging digitaliserte Puolanka ikke bare kontraktsoversikten, men etablerte også en sømløs integrasjon mellom Tendering og saksbehandlingssystemet. Det gjør at informasjonen flyter mellom systemene av seg selv, og at de slipper å bytte mellom løsninger eller gjøre samme arbeid flere ganger.
«Med Mercell trenger vi ikke lenger å bruke egne timer på å følge opp kontrakter», sier ordfører Peltola. «Nå kan ansatte bruke tiden på viktigere oppgaver i stedet for å oppdatere Excel-ark, og vi unngår ubehagelige overraskelser som uplanlagte prisøkninger eller kontrakter som utløper.»
Enklere kontraktsoppfølging, fornyelser i tide og 30% lavere ressursbruk
For det lille teamet i Puolanka har Mercell fjernet mye av arbeidet og usikkerheten knyttet til kontraktsfornyelser og frister. Automatiske varsler sørger for at viktige milepæler følges opp, slik at kommunen har kontroll på fornyelser og opsjoner. «Å starte en ny konkurranse i tide er ikke lenger overlatt til tilfeldighetene», sier ordfører Peltola. «Når beslutningen er tatt, er kontrakten klar, og arbeidet kan starte allerede neste dag. Det er raskere, enklere og mer forutsigbart.»
I tillegg til rundt 30% lavere ressursbruk, som frigjør tid til viktigere oppgaver, har Puolanka opprettet flere titalls kontraktsmaler i Mercells plattform. Denne fleksibiliteten gjør det enkelt å opprette og tilpasse standardiserte kontrakter, og har gjort det lettere å håndtere ulike leverandører, leietakere og samarbeidspartnere. «Vi kan enkelt tilpasse kontrakter og vilkår til hver enkelt samarbeidspartner, og den elektroniske signeringen i Mercell har gjort prosessen betydelig raskere», sier ordfører Peltola.
Puolanka bygger en mer fremtidsrettet kommune
Puolankas valg om å ta i bruk Mercells digitale løsninger er en del av kommunens satsing på digitalisering. Ved å bruke Mercells løsninger for konkurransegjennomføring og kontraktsoppfølging som en sentral del av arbeidet, har kommunen lagt et godt grunnlag for videre utvikling og mer effektive tjenester.
For Puolanka er resultatet tydelig: et samlet system som sparer tid, reduserer feil og gir ansatte mulighet til å bruke tiden på oppgaver som kommer innbyggerne til gode. Dette er en utvikling som vil prege kommunens videre digitale arbeid.
Se Mercell Tendering i praksis
Oppdag hvordan Mercell Tendering gjør det enklere å gjennomføre konkurranser i tråd med regelverket, samarbeide bedre og samle anskaffelsesarbeidet i én sikker løsning.