Hoe AI het inkoopproces vereenvoudigt
AI in inkoop transformeerde snel van belofte naar praktijk. Wat eerst als experimenteel werd gezien, is nu deel van de toolkit voor leveranciers die sneller en met meer precisie willen werken; met beter zicht op kansen.
Bij Mercell hebben we deze shift zorgvuldig aangepakt. Zo hebben we afgelopen jaar drie AI-diensten in ons platform gelanceerd: Betere Tendermatching, Tender Samenvatting en de AI Profile Builder. Speciaal ontworpen zodat leveranciers tijd besparen, overzicht houden en geen enkele kans meer hoeven missen.
Daniel Ammann, Product Director van Mercell, legt uit: “AI is geweldig in het doorbreken van de complexiteit. Publieke inkoop genereert enorme hoeveelheden data. Wij gebruiken AI om die snel te analyseren en aanbestedingen die er écht toe doen boven water te halen.” Voor leveranciers betekent dit: minder giswerk, eenvoudigere profielinstellingen en meer tijd om sterke inschrijvingen voor te bereiden, in plaats van tenders te zoeken.
In dit artikel deelt Daniel Ammann hoever we zijn gekomen, waarom we ons op deze functies hebben gericht en wat er nog aankomt op het gebied van AI in inkoop.
Data staat centraal bij AI
Niet alle AI in inkoop is gelijk. De kwaliteit van de resultaten hangt volledig af van de kwaliteit en relevantie van de data waarop het is getraind.
Wat ons onderscheidt, is de diepgang en kwaliteit van de aanbestedingsdata die ons platform drijft,” vertelt Daniel. “Mercell is al jarenlang actief in publieke inkoop. We hebben de meest uitgebreide dataset in de markt: historische en huidige data over wat is gepubliceerd, wat is gegund en hoe leveranciers op die kansen hebben gereageerd.”
Dit geeft Mercells AI een voordeel: de modellen worden getraind op echte aanbestedingsdata, niet op algemene internetteksten. Hierdoor begrijpt de AI de specifieke taal, structuur en eisen van aanbestedingen. Dat zorgt voor nauwkeurigere en relevante aanbevelingen.
En terwijl publieke inkoopdata per definitie openbaar beschikbaar is, gaat Mercell hier alsnog zorgvuldig mee om. Alles is in lijn met de Europese wet- en regelgeving en voldoet aan de strikte privacy- en veiligheidsnormen.
“We gebruiken nooit vertrouwelijke of privégegevens op ongepaste wijze,” zegt Daniel. “Onze kracht zit in het nuttig en bruikbaar maken van openbare data, beter dan wie dan ook.”
Lage drempel om in te stappen
AI wordt vaak geassocieerd met high-tech functies voor techneuten, maar bij Mercell maken we het juist toegankelijk. Het is een tool om gelijke toegang te geven tot publieke contracten.
Ervaren inkoopprofessionals hebben al goed geoptimaliseerde monitoringsprofielen,” legt Daniel uit. “Tegenwoordig is het al genoeg voor leveranciers om te beschrijven wat je onderneming doet en waar je naar op zoek bent. De AI Profile Enhancer maakt dan automatisch een monitoringsprofiel aan waarmee je direct zakelijke kansen kunt monitoren.”
De drempel om in te stappen in aanbestedingen wordt door AI verlaagd. Onder meer door het automatisch aanmaken van een profiel op maat en de hoge kwaliteit van tendermatches. Zo wordt het makkelijker voor mkb’s, zelfstandigen en nieuwkomers om relevante aanbestedingen te vinden en zich in te schrijven.
Doordat Mercells AI-tools self-service zijn, hebben leveranciers ook meer controle. Zij kunnen hun monitoringsprofielen op elk moment updaten of verfijnen. AI helpt door verbeteringen te opperen en kansen te tonen die je anders misschien niet had overwogen.
Grenzen verleggen
De AI-functies in het platform van Mercell zijn nog maar het begin. Achter de schermen zijn onze teams namelijk al bezig met het ontwikkelen van nieuwe manieren om leveranciers een nog grotere voorsprong te geven. Innovaties die jouw aanpak voor het ontdekken en voorbereiden op kansen zullen veranderen.
Een van deze innovaties is de Early Tender Insights: een manier om potentiële kansen te spotten, nog voordat ze officieel als aanbesteding verschijnen. Overheidsinstellingen laten namelijk vaak een spoor van aanwijzingen achter in notulen, begrotingen en andere documenten. Stel je voor dat je deze tips automatisch kunt zien, weken (of misschien zelfs maanden) eerder dan anderen. Dát is de voorsprong waar we naartoe werken.
Een andere vernieuwing is onze Data Enrichment Layer. Iedere week worden aanbestedingen gepubliceerd met ontbrekende codes of vage omschrijvingen. Daardoor worden ze soms volledig gemist. Onze enrichment layer vult de gaten automatisch op met nauwkeurige CPV-codes, relevante keywords en heldere categorieën. Het resultaat? Nog scherpere tendermatches en relevantere resultaten, zonder dat jij iets hoeft te doen.
De toekomst van AI in inkoop gaat niet alleen over méér doen. Met AI kun je meer zien en sneller reageren. Alle drempels tussen jou en de kansen die er écht toe doen, worden weggenomen.
Waarom Mercells AI anders is
Mercells AI is speciaal ontworpen om het hele proces van tenderontdekking en matching te ondersteunen. Niet als een extraatje, maar als hoofdfunctie van het platform.
We willen niet zomaar één kleine functie leveren,” zegt Daniel, “Onze aanpak is om de juiste databronnen te identificeren en scrapers te bouwen die met deze bronnen mee-evolueren. Vervolgens wordt de informatie geëxtraheerd, gestandaardiseerd en verrijkt met extra details. Dit wordt gekoppeld aan de juiste leverancier. Het is een compleet proces, vanaf de grond opgebouwd, dat zowel met de huidige als aankomende functies werkt.”
Deze aanpak is bewust gekozen om te zorgen voor nauwkeurigheid, relevantie en transparantie bij iedere stap. We hebben het hele proces in eigen hand, van verzameling tot voorbereiding en presentatie van de data. Onze AI werkt met de beste input. En dat levert betere resultaten voor leveranciers op.
De schaal van onze data, onze kennis van aanbestedingen en respectvol gebruik van data zorgt ervoor dat onze AI een onzichtbare maar krachtige hulp is voor de werkwijze van jou als leverancier. Je krijgt meetbare resultaten zonder gedoe.
Weg met de ruis
Voor Daniel is de waarde van AI in inkoop makkelijk samen te vatten:
“Wij helpen leveranciers om door de ruis heen te breken. Of je nu een ervaren inschrijver bent of net begint: onze AI maakt het vinden, beoordelen en winnen van overheidsopdrachten sneller, makkelijker én strategischer.”
AI is inmiddels niet meer weg te denken in het aanbestedingsproces. Bij het kiezen van het juiste platform is de vraag niet meer ‘wie heeft AI?’, maar ‘wie gebruikt het op een manier die betrouwbare, consistente en complaint resultaten oplevert?’.
Klaar om het zelf te ervaren?
Ervaar hoe Betere Tendermatching, Tender Samenvatting, en de AI Profile Builder je uren kunnen besparen, betere kansen tonen en je profiel automatisch optimaliseren.