Europese aanbestedingsrichtlijnen onder de loep
Zo werken de aanbestedingsrichtlijnen van de Europese Commissie in de praktijk.
Van overheidsinstanties tot kleine bedrijven; partijen die actief zijn binnen de Europese aanbestedingswereld begrijpen als geen ander hoe aanbestedingsrichtlijnen in de praktijk werken.
In mei 2025 wendde de Europese Commissie zich tot meer dan 700 stakeholders in heel Europa met een simpele, maar essentiële vraag: hoe goed werken de aanbestedingsrichtlijnen nu eigenlijk?
Deze vorm van consultatie biedt een waardevolle inkijk in hoe de regels op de werkvloer worden ervaren. Het laat praktijkervaringen zien die vaak buiten beschouwing blijven in beleidsdiscussies. Daarnaast geeft dit de spanning weer tussen ambitie en uitvoering. Die zie je bij veel publieke aanbestedingen nog vaak terug.
Voor professionals in de publieke sector is dit meer dan alleen theorie. De regels en richtlijnen bepalen hoe aanbestedingen worden uitgevoerd, hoe leveranciers worden geselecteerd en uiteindelijk ook hoe waarde aan het grotere publiek wordt geleverd. Wat blijkt? Veel professionals vinden dat het kader nog niet genoeg aansluit bij hun behoeften in de praktijk.
Eenvoud en flexibiliteit voelen nog steeds buiten bereik
Eerlijkheid, transparantie en waarde. Dat zijn de strategische doelen waarmee de Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn opgesteld. Voor veel professionals die ermee moeten werken, ligt de focus op een soepel proces. Dat betekent: zorgen dat aanbestedingen goed worden voorbereid, op tijd worden ingediend en volgens de regels worden afgerond. Inkopers beheren iedere stap zorgvuldig, zodat deze oplevert wat nodig is en alles op koers blijft.
Hoewel de doelen duidelijk zijn, blijft de praktijk uitdagend. Bijna de helft van de respondenten gaf aan dat de huidige regels het systeem niet flexibeler hebben gemaakt. Nog meer professionals (54%) vinden dat het proces niet eenvoudiger is dan voorheen. Bureaucratie blijft dagelijks een uitdaging.
Toch gaan zaken wel de goede kant op. Zo zegt 62% dat de transparantie is verbeterd. Aanbestedingen zijn beter te volgen en het proces voelt van begin tot eind zichtbaarder.
Behoefte aan duurzame innovatie
Een van de kernambities van de Europese hervorming van aanbestedingen is het sturen van publieke uitgaven naar groenere, meer maatschappelijk verantwoorde en innovatieve resultaten.
Iets meer dan de helft (56%) van de overheidsinstanties stelt dat de regels milieuvriendelijk inkopen bevorderen en betere keuzes ondersteunen. 55% vindt dat ze maatschappelijke doelen ondersteunen.
Maar vraag je hetzelfde aan leveranciers? Dan verandert het beeld. Velen zeggen dat de regels weinig invloed hebben op hun werkwijze. Zij ervaren geen hogere eisen, geen stimulering van innovatie en geen beloning maatschappelijke waarde. Ze zorgen alleen voor extra verplichtingen.
De Europese Commissie gaf aan dat 40% van de overheidsinstanties "weet niet" antwoordde op de vraag naar de impact van de regels op innovatie; een ongewoon hoog percentage. Dit zou kunnen komen door verwarring, of misschien door een kloof tussen het formuleren van beleid en operationele duidelijkheid.
Mkb’s en aanbestedingen met één inschrijver
Een van de sterkste signalen dat het proces beter kan, is de manier waarop contracten worden gegund. 49% van de respondenten vindt dat openbare aanbestedingen te vaak alleen op prijs worden gegund. Maar 37% ziet dit als een teken van slechte inkooppraktijken. De meeste respondenten zien andere oorzaken, zoals beperkte beschikbaarheid van leveranciers of marktomstandigheden die onderlinge concurrentie niet aanmoedigen.
En wat betreft concurrentie: gevoelsmatig is op dit gebied niet veel verbeterd. Ongeveer een derde van de respondenten denkt dat er gewoonweg te weinig concurrentie is. Het wordt alleen niet duidelijk of de situatie verbetert of niet. Veel leveranciers denken dat het hebben van de laagste prijs voorlopig de zwaarst wegende factor blijft binnen de competitie. Deze zorg leeft vooral sterk bij bedrijven en brancheorganisaties. Zij hebben namelijk het gevoel dat andere factoren als duurzaamheid, kwaliteit of maatschappelijke waarde hierdoor worden verdrongen.
Een andere uitdaging is het gebrek aan inschrijvers: 29% van de stakeholders deelt dat het aantal aanbestedingen met maar één inschrijver te hoog is. Een zorgwekkend signaal voor velen. Of het nu komt door de grootte van de markt, hoe aanbestedingen zijn opgezet of hoe kansen worden gedeeld, het resultaat is hetzelfde: beperkte keuze, weinig druk om te concurreren en geen garantie dat de gekozen inschrijving ook echt de beste inschrijving is.
Digitale tools maken aanbestedingen makkelijker
Digitale tools beginnen echt een verschil te maken. Er is minder administratie en alles gaat wat sneller. 42% van de inkopers in de publieke sector ervaart minder administratieve lasten door digitalisering. En 34% deelt dat de processen zijn versneld.
Belangrijker nog: digitale tools helpen inkopers om op koers te blijven. Wanneer alles op één plek gebeurt — van planning tot indiening en van gunning en contractopvolging tot leveranciersbeheer — is het makkelijker om compliant te blijven. Digitale tools zorgen voor een duidelijk pad. Hierdoor is het makkelijker is om regels te volgen, documentatie bij te houden en transparant te blijven tijdens elke fase.
Digitalisering zorgt ook voor structuur in het dagelijkse werk. Als processen gestandaardiseerd zijn, hoeven teams niet steeds het wiel opnieuw uit te vinden. Dat bespaart tijd én frustratie.
Inkopers merken ook al effect, maar leveranciers ervaren de grootste vooruitgang. Zo geeft 57% de leveranciers aan dat digitalisering hun papierwerk heeft verminderd en meer dan de helft zegt dat hun processen sneller gaan.
De Europese Commissie concludeert
Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn bedacht om grote doelen te behalen, waaronder eerlijkheid, transparantie, concurrentie en innovatie. Maar het recente onderzoek laat zien dat de richtlijnen in de praktijk nog niet altijd voor de wenselijke uitkomst zorgen. Veel professionals ervaren het systeem nog steeds als star, traag en ingewikkeld. Eenvoud en flexibiliteit blijven buiten bereik en strategische ambities als duurzame innovatie en diversiteit van leveranciers worden nog vaak over het hoofd gezien.
Toch is niet alle feedback negatief. Zo maakt digitalisering dagelijkse werkzaamheden makkelijker. De algehele transparantie is verbeterd én het gevoel heerst dat het kader, met de juiste updates, zijn beloftes zou kunnen waarmaken.
Uiteindelijk start echte verbetering bij luisteren naar de praktijk; naar de professionals die dagelijks aanbestedingen opstellen, deadlines beheren, inschrijvingen vergelijken en contracten uitvoeren. Hun boodschap is duidelijk: maak het systeem gebruiksvriendelijker, praktischer voor de dagelijkse praktijk en beter afgestemd op de uitkomsten die er écht toe doen.