Een handreiking voor mkb’s van verschillende contracttypes: van onderhands tot een DAS

1. Openbare aanbesteding

Heb je al eerder ingeschreven op aanbestedingen? Dan ken je deze vorm vast al.

De openbare aanbesteding is de meest gebruikte procedure binnen de publieke sector. Niet gek, want volgens de Opentender database kiest bijna 30% van de inkopers hiervoor. Iedere leverancier, groot of klein, mag zich inschrijven, zolang je aan de eisen voldoet.

De voordelen van een openbare aanbesteding voor mkb’s

Als kleine ondernemer is een openbare aanbesteding vaak het eerste wat je probeert als je besluit in te schrijven op aanbestedingen. Iedereen mag zich inschrijven zolang ze aan de vereisten en criteria voldoen. Iedereen krijgt dezelfde kans om te winnen, waardoor deze procedure laagdrempelig en eerlijk is. Hierdoor is er gezonde concurrentie. Dat daagt je uit om met een goed aanbod te komen dat zowel scherp geprijsd als slim opgezet is.

De nadelen van een openbare aanbesteding voor mkb’ers

Het nadeel van die gezonde concurrentie? Je neemt het op tegen (veel) grotere bedrijven. Zij hebben vaak meer ervaring met inschrijven en kennen de markt beter. Maar met de juiste kennis en tools kun jij ze gewoon uitdagen.

Een openbare aanbesteding is toegankelijk, maar kost veel tijd. Er zijn geen snelle routes en je moet iedere stap in de procedure zorgvuldig doorlopen. Daarom raden we aan om een gespecialiseerd team samen te stellen of een bidmanager in te huren. Deze mensen kunnen zich helemaal focussen op het maken van de beste inschrijving.

Daarnaast is het leerproces pittig, vooral als je net begint. Je moet weten welke informatie verplicht is, welke onderdelen nice-to-have zijn en hoe je een winnende inschrijving opstelt. Maar goed nieuws: heb je eenmaal de kunst onder de knie? Dan voelen de andere contractvormen een stuk haalbaarder.

 

2. Enkelvoudige onderhandse aanbesteding

Een enkelvoudige onderhandse aanbesteding heeft verschillende namen, zoals een directe gunning of onderhandse gunning. Maar het principe blijft hetzelfde: de inkoper benadert direct één leverancier. In plaats van meerdere partijen uit te nodigen, vraagt de inkoper één partij om een offerte.

Een enkelvoudige onderhandse aanbesteding wordt meestal gebruikt als het contract onder de € 20.000 blijft. Het gaat vaak om kleine opdrachten, een spoedgeval of een situatie waarin maar één leverancier geschikt is.

De voordelen van een enkelvoudige onderhandse aanbesteding voor mkb’s

Een onderhandse gunning is een snelle en simpele manier om een overheidsopdracht binnen te halen. Er zijn wel een aantal regels om eerlijkheid en transparantie te waarborgen.

Voor jou als leverancier kost deze procedure veel minder tijd dan een openbare aanbesteding.  De inkoper weet namelijk meestal al met wie hij wil werken. Je hoeft je dus niet uitgebreid in te schrijven. Natuurlijk moet je nog wel de opdracht goed begrijpen en afspraken maken over de voorwaarden, maar je hoeft niet het hele aanbestedingstraject te doorlopen.

Wie gevraagd wordt voor een enkelvoudige onderhandse aanbesteding kent vaak de inkoper al. Dat maakt het makkelijker om samen de behoeften en verwachtingen af te stemmen. Voor jou als mkb’er scheelt dit veel tijd en energie. Die kun je goed gebruiken voor het versterken van je relatie met de opdrachtgever of het verbeteren van je andere inschrijvingen.

De nadelen van een enkelvoudige onderhandse aanbesteding voor mkb’s

Een onderhandse gunning wordt bijna uitsluitend gebruikt voor opdrachten onder de € 20.000. Dat maakt het een stuk minder aantrekkelijk als je liever meedingt naar grotere contracten. Daarnaast moet je de inkopers en hun behoeften al kennen. Vaak moet je eerst een relatie opbouwen en hun vertrouwen winnen voordat ze je een opdracht gunnen. En dat kost tijd.

Als mkb kun je dit doen door eerst kleinere projecten met hen te draaien. Je kunt ook je netwerk inzetten. Vertel bijvoorbeeld andere bedrijven en collega's waar je goed in bent en wat je zoekt. Zo kunnen zij je op hun beurt weer aanbevelen bij grotere organisaties waar zij contact mee hebben.

Netwerken en relaties opbouwen kost tijd en energie. Maar als je eenmaal het vertrouwen van een organisatie hebt, gaat het krijgen van onderhandse opdrachten een stuk makkelijker en sneller.

 

3. Niet-openbare aanbesteding

Een niet-openbare aanbesteding bestaat uit twee rondes waarbij alleen voorgeselecteerde leveranciers op mogen inschrijven. Deze procedure wordt vaak gebruikt als de concurrentie groot is en de inkoper eerst een shortlist wil maken. Je ziet een niet-openbare aanbesteding vooral bij opdrachten voor IT-apparatuur, schoonmaakdiensten of meubels.

De voordelen van een niet-openbare aanbesteding

Wil je op de shortlist komen? Dan moet je als mkb je interesse tonen door een uitgebreid document in te dienen als reactie op de aankondiging van de opdracht. Als je wordt geselecteerd, mag je door naar de tweede ronde. Hierin neem je het op tegen ten minste vijf andere leveranciers.

Het fijne aan de niet-openbare aanbesteding is dat je weet dat er weinig concurrentie is. Maar je hebt nog steeds met andere leveranciers te maken, dus opvallen blijft belangrijk. Tegelijkertijd zijn je kansen groter dan bij een openbare aanbesteding.

De nadelen van een niet-openbare aanbesteding

Inschrijven op een niet-openbare aanbesteding kost tijd en energie, net als bij een openbare aanbesteding. Je moet eerst een uitgebreid document aanleveren om op de shortlist te komen. Lukt dat? Dan moet je daarna nog steeds een volledige inschrijving indienen en concurreren met minstens vijf andere partijen.

 

4. Raamwerkovereenkomst

Bij een raamovereenkomst sluit de inkoper een overeenkomst met meerdere leveranciers voor een bepaalde periode. Meestal is dit een paar jaar. In die periode deelt de inkoper nieuwe opdrachten, die binnen de afspraken van het raamcontract vallen, met de geselecteerde leveranciers.

De voordelen van een raamwerkovereenkomst voor mkb’s

Een raamovereenkomst bestaat meestal uit twee stappen:

• Eerst schrijf je je in om deel uit te maken van het raamwerk;

• Daarna mag je je inschrijven op de losse opdrachten.

Ben je eenmaal toegelaten? Dan gaat het inschrijven veel sneller dan bij een openbare aanbesteding. Daarnaast heb je veel minder concurrentie. De groep leveranciers is namelijk beperkt, waardoor jouw kansen op het winnen van een opdracht groter worden.

De nadelen van een raamwerkovereenkomst voor mkb’s

Ook al verloopt het inschrijven sneller, een raamovereenkomst kost uiteindelijk net zoveel tijd als een openbare aanbesteding. Het proces is alleen opgesplitst in verschillende stappen. Hoewel het een efficiënt proces is, kan een raamwerkovereenkomst soms wat star aanvoelen. De afspraken en prijzen zijn namelijk al van tevoren vastgesteld. Na een paar jaar sluiten die misschien niet meer aan bij de markt. Dat kan voor mkb’s soms lastig zijn.

 

5. DAS

Een Dynamisch aankoopsysteem (DAS) zorgt voor een flexibele manier van aanbesteden. Vooral in Nederland, Noorwegen, Zweden en Finland is deze aanpak populair. Net als bij een raamwerkovereenkomst heeft een DAS een groep leveranciers waaraan opdrachten worden gegund. Maar bij een DAS is het aantal leveranciers niet vooraf vastgesteld, gedurende de looptijd kunnen nieuwe leveranciers zich op ieder moment aansluiten.

De voordelen van een DAS voor mkb’s

In tegenstelling tot een raamovereenkomst, waar leveranciers en voorwaarden vanaf het begin zijn vastgelegd, biedt een DAS ruimte om continu in te spelen op marktontwikkelingen. Nieuwe leveranciers kunnen zich op elk moment aanmelden, waardoor de groep leveranciers actueel blijft. Deze open structuur zorgt voor gezonde concurrentie en een dynamische, diverse pool.

Maak je deel uit van een DAS? Dan gaat het inschrijven vaak sneller dan bij een openbare aanbesteding. Dat maakt een DAS extra toegankelijk voor mkb’s en start-ups. Daarnaast zijn er per opdracht vaak minder concurrenten dan bij een openbare aanbesteding. Handig, want zo worden jouw winkansen vergroot.

Een Dynamisch aankoopsysteem wordt vaak gebruikt in snel veranderende sectoren zoals IT, infrastructuur en zorg, waar regelmatig nieuwe technologieën en aanbieders opduiken.

De nadelen van een DAS voor mkb’s

Om mee te doen aan een Dynamisch aankoopsysteem moet er wel eentje beschikbaar zijn. In Nederland is dit doorgaans geen probleem, maar in het buitenland zijn er veel minder mogelijkheden.

Daarnaast wordt een DAS meestal ingezet voor terugkerende aankopen. Hierdoor kan het aanbod aan opdrachten beperkter zijn.

Op welk type contracten zouden mkb’s zich moeten focussen?

Sommige contracten zijn voor mkb’s makkelijker om binnen te halen dan andere contracten. Neem bijvoorbeeld een raamwerkovereenkomst: je hebt minder concurrenten, waardoor je kans om te winnen groter is. En ben je eenmaal toegelaten, dan gaat het inschrijven sneller en houd je meer tijd over voor je bedrijf. 

Een enkelvoudige onderhandse aanbesteding is ook interessant. Hierbij is de concurrentie minimaal, maar moet je wel het vertrouwen van de inkoper hebben gewonnen. Daarom is het belangrijk om eerst relaties op te bouwen.

Het is slim om actief in gesprek te gaan met inkopers in jouw sector. Via aanbestedingen, marktconsultaties of gewoon door te netwerken. Hoe beter ze je kennen, hoe groter de kans dat ze jou kansen willen aanbieden.

Hoe Mercell mkb’s helpt bij het krijgen van nieuwe contracten

De publieke sector heeft veel groeikansen voor mkb’s. Toch zetten veel ondernemers de stap nog niet. Waarom? Omdat inschrijven vaak ingewikkeld en tijdrovend lijkt. Wij zijn er om dat te veranderen.

Of je nu net begint of al ervaring hebt: Mercell helpt je om nieuwe kansen te vinden voor jouw bedrijf. Van openbare aanbestedingen tot raamovereenkomsten, ons platform ondersteunt alle belangrijke contracttypes en maakt aanbesteden makkelijk.

Laat je bedrijf groeien met Tender Ontdekking: In de wereld van aanbestedingen draait alles om timing. Met Tender Ontdekking krijg je direct toegang tot relevante kansen zodra ze gepubliceerd zijn. Onze AI zet complexe documenten om in duidelijke samenvattingen. Zo bespaar je tijd, kun je sneller beslissen én slimmer inschrijven.

Stel je profiel in en ontvang alleen de kansen die écht bij je passen. Nooit meer eindeloos zoeken naar de juiste opdracht. Zo houd je tijd en energie over om te focussen op opdrachten die jouw bedrijf laten groeien.

Werk slimmer door taken en processen te automatiseren: Creëer, organiseer en dien je inschrijvingen in – allemaal op één plek met Inschrijfproces Optimalisatie. Bespaar tijd en maak je aanbestedingsproces eenvoudiger. Van voorbereiding tot indiening. Automatisering doet het repetitieve werk voor je, zodat jij kunt reageren op meer aanbestedingen met minder moeite.

Bouw je salesstrategie op marktinzichten: Met Markt Inzicht krijg je toegang tot waardevolle data waarmee je trends herkent en vooruit kan plannen. Zie waar de markt naartoe gaat en gebruik die inzichten om je bedrijf te laten groeien.