Risicobeheersing in onzekere tijden – overheidsopdrachten als betrouwbare inkomstenbron

Maar overheidsopdrachten vormen niet alleen een stabiele en betrouwbare stroom van zakelijke kansen. Ze dienen ook als strategisch schild voor leveranciers die risico's willen beperken en willen blijven groeien in tijden van economische onzekerheid. De duidelijke structuur van overheidscontracten, in combinatie met langere looptijden en duidelijke regelgevingskaders, biedt leveranciers voorspelbaarheid die in de particuliere sector vaak ontbreekt. In dit artikel kijken we hoe overheidsopdrachten kunnen helpen om je financiële en operationele risico's te beperken. Ook delen we best practices voor risicobeheer bij langetermijnovereenkomsten en vertellen we je hoe Mercell leveranciers helpt om hun voorsprong te behouden, zelfs in economisch uitdagende tijden.

Hoe overheidsopdrachten zorgen voor stabiele inkomsten

Een van de belangrijkste redenen waarom overheidsopdrachten een betrouwbare inkomstenbron zijn in onzekere tijden, is omdat ze zo consistent zijn. Overheden en openbare instellingen zijn verplicht om hun verantwoordelijkheden na te komen, ongeacht de economische omstandigheden, wat betekent dat hun aanbestedingsprocessen doorgaan en de behoefte aan goederen, diensten en werkzaamheden stabiel blijft.

Terwijl bedrijven in de particuliere sector projecten kunnen afschalen of uitstellen als gevolg van verschuivingen in de markt, moeten organisaties in de publieke sector hun activiteiten en diensten blijven aanbieden. Deze consistentie leidt tot een meer voorspelbare en betrouwbare vraag, waardoor leveranciers kunnen rekenen op een stabiele bron van inkomsten. Openbare aanbestedingen zijn onderworpen aan strenge regels en voorschriften, wat betekent dat ze leveranciers extra veiligheid bieden, zolang ze maar voldoen aan de nalevingseisen.

Vanwege deze stabiliteit zijn openbare aanbestedingen een aantrekkelijk alternatief voor leveranciers die de financiële risico's die gepaard gaan met afhankelijkheid van de particuliere sector willen beperken. Bovendien hebben veel overheidscontracten een lange looptijd, wat betekent dat leveranciers hun diensten jarenlang kunnen blijven aanbieden, wat nog meer zekerheid geeft in tijden van economische onrust.

Best practices voor risicobeheer bij langetermijnovereenkomsten

Langetermijnovereenkomsten met overheidsinstanties bieden een aantrekkelijke en stabiele bron van inkomsten, maar als leverancier moet je de bijbehorende risico's actief beheren om je bedrijf te beschermen. Deze overeenkomsten hebben soms een looptijd van meerdere jaren en zijn daarmee onderhevig aan wijzigingen in de regelgeving, het politieke klimaat en de operationele realiteit. Door middel van proactieve strategieën kun je verstoringen tot een minimum beperken, je prestaties op peil houden en je reputatie als betrouwbare partner in de publieke sector versterken. Hieronder volgt een aantal best practices, speciaal voor leveranciers.

Zorg voor naleving en transparantie 

Naleving van de regelgeving is een van de belangrijkste voorwaarden voor langdurig succes bij overheidsopdrachten. Tijdens meerjarige contracten kan de regelgeving veranderen en kunnen nalevingseisen aangescherpt worden afhankelijk van jurisdictie- of beleidswijzigingen.

• Blijf op de hoogte van de wetgeving inzake overheidsopdrachten, ESG-mandaten en rapportagenormen.

• Richt je interne processen zo in dat je niet-naleving vroegtijdig kunt signaleren, inclusief auditsporen en controlepunten voor documentatie.

• Gebruik digitale platforms om ervoor te zorgen dat elke stap van het inschrijvingstraject volgens de regels verloopt.

 

Diversifieer je portefeuille

Als je te afhankelijk bent van één klant, contract of locatie kan je bedrijf in aanzienlijke problemen komen als de financiering wegvalt, als politieke prioriteiten verschuiven of als het bereik van een project verandert. Een meer gediversifieerde portefeuille vergroot je financiële zekerheid.

• Probeer voor een mix van verschillende contracten te zorgen: raamovereenkomsten, terugkerende diensten en projectmatig werk.

• Richt je op meerdere overheidsinstanties, gemeenten en sectoren.

• Probeer mee te doen met gezamenlijke inschrijvingen of uitbestedingen, om naamsbekendheid op te bouwen en individuele risico's te beperken.

• Maak gebruik van marktgegevens om meer inzicht te krijgen en te bepalen bij welke onbenutte sectoren of ondervertegenwoordigde regio's jouw aanbod zou kunnen aansluiten.

 

Stel duidelijke voorwaarden 

Het uitgangspunt van contracten met beheersbare risico's zijn goed gedefinieerde voorwaarden die door beide partijen begrepen worden. Dit zorgt ervoor dat jij en de aanbestedende instantie op één lijn zitten – en beschermd zijn als zich onverwachte veranderingen voordoen.

• Stel meet- en verifieerbare service-level agreements (SLA's), KPI's en mijlpalen vast.

• Neem clausules op voor heronderhandelingen in het geval van macro-economische verstoringen, overmacht of onvoorziene veranderingen in de regelgeving.

• Zorg ervoor dat de facturatieperiodes en betalingstermijnen aansluiten bij je cashflow-behoeften gedurende de volledige looptijd van het project.

• Laat juridische adviseurs de houdbaarheid van overeenkomsten valideren voordat je ze ondertekent – met name bij looptijden van meerdere jaren.

 

Investeer in je relaties

Langetermijnsucces bij openbare aanbestedingen hangt vaak niet alleen af van je prijs, maar ook van je netwerk. Vertrouwen, betrouwbaarheid en goede communicatie met overheidsinkopers spelen een cruciale rol bij het beperken van contractrisico's.

• Blijf met elkaar in gesprek – niet alleen tijdens de aanbesteding zelf, maar ook gedurende de looptijd van het contract.

• Plan regelmatige beoordelingsgesprekken in met de aanbestedende instanties, zodat je uitdagingen aan kunt pakken voordat ze escaleren.

• Bespreek de risico's die je ziet open en eerlijk, en stel proactief oplossingen voor.

• Goede relaties kunnen resulteren in contractverlengingen, betere beoordelingen en vroegtijdig inzicht in toekomstige kansen.

 

Waarom inkopers in de publieke sector in onzekere tijden op zoek gaan naar betrouwbare leveranciers

Tijdens een economische recessie staan inkopers in de publieke sector onder nog grotere druk om ervoor te zorgen dat belastinggeld efficiënt en effectief wordt uitgegeven. In onzekere tijden geven inkopers de voorkeur aan zekerheid en betrouwbaarheid, waardoor het voor leveranciers nog belangrijker wordt om te bewijzen wat ze waard zijn.

Openbare aanbestedingen worden vaak nauwlettend door het algemene publiek in de gaten gehouden, en als je niet voldoet aan je contractuele verplichtingen, kan dat leiden tot reputatieschade, vertragingen en extra kosten. Daarom zijn inkopers in de publieke sector op zoek naar leveranciers die hun beloften nakomen, ook in onzekere markten.

Om contracten te winnen in deze uitdagende tijden, moeten leveranciers:

• Stabiel zijn: inkopers in de publieke sector zijn op zoek naar leveranciers die financieel stabiel zijn en consistent kunnen leveren.
  
  

• Betrouwbaarheid uitstralen: om langetermijnovereenkomsten te behouden, is het essentieel dat je hoogwaardige producten en diensten op tijd levert.
  
  

• Zich houden aan de wet- en regelgeving: leveranciers die aantoonbaar voldoen aan de regelgeving, duurzaamheidseisen en andere normen, hebben meer kans om openbare aanbestedingen binnen te slepen.
  
  

Hoe meer je jouw bedrijf positioneert als een betrouwbare leverancier die zich aan de regels houdt, hoe groter de kans dat je contracten binnenhaalt in onzekere tijden.