In de publieke inkoop, ondanks duidelijke kaders, strakke processen en zorgvuldige aanbestedingen, bereiken veel contracten nog steeds niet hun volledige potentieel.
Zodra de inkt droog is, verandert een contract vaak in een statisch document, kwetsbaar voor veranderende omstandigheden en nieuwe belangen.

In een wereld die steeds sneller verandert, is traditioneel contractmanagement simpelweg niet meer voldoende.

Tijdens het Nevi-event deze maand verkende het Mercell-team hoe vooruitstrevende publieke inkopers anders zijn gaan kijken naar contractmanagement.
De boodschap was glashelder: het bouwen van veerkrachtige en duurzame contracten is nu essentieel.
Hier zijn de belangrijkste inzichten die je niet mag missen.

 

---

 

Versterken van Governance in Contractmanagement

Contractmanagement zonder governance is als een schip zonder kompas.

Vandaag de dag worden governance-kaders niet langer gezien als een luxe, maar als een absolute basisvoorwaarde voor effectief en transparant contractbeheer.

Tijdens de gesprekken bij Nevi benadrukten organisaties zoals TNO (Nederlandse Organisatie voor Toegepast Natuurwetenschappelijk Onderzoek) de kracht van gestructureerde aanpakken, zoals het Nevi Contract Management Maturity Model.
Door een volwassenheidsmodel te gebruiken, worden rollen, verantwoordelijkheden en escalatiepaden helder vastgelegd gedurende de gehele levenscyclus van een contract.

Zonder governance verslappen deadlines, worden verplichtingen vergeten en neemt het risico op non-compliance toe.
Met governance blijft elke beslissing, wijziging en verplichting zichtbaar en controleerbaar.
Zo wordt het beheer van publieke middelen aantoonbaar zorgvuldig en transparant — een absolute must vandaag de dag.

 

---

 

Integratie van Duurzaamheid en ESG-verplichtingen

Duurzaamheid en ESG (Environmental, Social, and Governance) zijn niet langer optionele toevoegingen, maar kernelementen in contracten.

Inkoopprofessionals worden steeds vaker geacht duurzaamheidseisen rechtstreeks in contractuele verplichtingen op te nemen.
Van verplichte CO₂-rapportages tot diversiteitsdoelstellingen bij leveranciers: ESG-clausules transformeren de publieke supply chains.

Dit gaat verder dan alleen regelgeving naleven. Het draait om publieke leiderschap tonen, veerkracht bouwen in de keten én bijdragen aan bredere maatschappelijke doelstellingen.

Een contract moet vandaag de dag niet alleen producten of diensten leveren — het moet publieke waarden realiseren.

 

---

 

Digitalisering Biedt Realtime Controle

De tijd van losse spreadsheets en reactieve opvolging is voorbij.

Digitale platforms stellen inkoopteams nu in staat om contracten centraal te beheren, compliance in realtime te monitoren en proactief te handelen.
Slimme sjablonen, geautomatiseerde notificaties en contractdashboards bieden volledige zichtbaarheid, waardoor administratieve lasten drastisch worden verminderd.

Automatisering regelt verlengingen, compliancerapportages en signaleringen — met minimale handmatige tussenkomst.

Teams die investeren in digitalisering winnen niet alleen efficiëntie, maar ook strategische grip.

 

---

 

Contractprestaties Zijn Een Levend Partnerschap

Publieke contracten zijn geen losse transacties — het zijn langdurige samenwerkingen.

Vooruitstrevende organisaties leggen steeds meer de nadruk op actieve prestatiesturing na de ondertekening, in plaats van ervan uit te gaan dat het contract zichzelf regelt.

Op het Nevi-event werd het belang van continue monitoring van Service Level Agreements (SLA’s) en het toevoegen van Experience Level Agreements (XLA’s) benadrukt — waarbij kwalitatieve factoren zoals burgertevredenheid worden gemeten.

Doorlopend prestatiebeheer, transparante communicatie met leveranciers en regelmatige feedbackmomenten maken van leveranciers echte strategische partners in plaats van risicofactoren.

Resultaat: minder geschillen, betere dienstverlening, en meer gezamenlijke waarde over de hele contractlevenscyclus.

 

---

 

Flexibiliteit als Strategisch Voordeel

De pandemie heeft de publieke sector geleerd: starre contracten zijn een risico.

Contracten zonder ingebouwde flexibiliteit dwongen veel organisaties in een hoek tijdens crisismomenten.
Daarom bouwen steeds meer inkoopteams nu flexibiliteitsclausules, heronderhandelingsafspraken en dynamische prestatievoorwaarden in hun contracten.

Ook worden risicodelingsmodellen steeds vaker toegepast — waarbij verantwoordelijkheid eerlijk wordt verdeeld tussen aanbestedende diensten en leveranciers om samenwerking en veerkracht te versterken.

 

---

 

Contracten Centraliseren Levert Direct Resultaat

Alle contracten in één systeem, met gestandaardiseerde sjablonen, automatische meldingen en volledige zichtbaarheid: de snelste weg naar verbetering.

• Sjablonen: Standaardiseren en versnellen van nieuwe contracten, direct gekoppeld aan aanbestedingen.
  
  

• Notificaties: Nooit meer een verlenging of mijlpaal missen.
  
  

• Dashboards: In één oogopslag inzicht in status, waarde en verantwoordelijke personen.
  
  

Deze structuur onthult verborgen kosten, vermindert risico’s en levert directe besparingen op — vaak tot wel 10% van de totale contractwaarde.

 

---

 

Tot Slot

Contractmanagement in de publieke sector verschuift van puur administratief werk naar een kritische motor voor publieke waardecreatie.

De gesprekken bij Nevi maakten het duidelijk: contracten zijn niet langer passieve documenten.
Ze moeten actieve instrumenten zijn voor beleidsuitvoering, duurzaamheid, innovatie en veerkracht.

Sterke governance, duidelijke ESG-doelstellingen, slimme digitale tools, actief prestatiebeheer en ingebouwde flexibiliteit worden essentiële onderdelen van het dagelijkse contractbeheer.

Teams die hierop inzetten, zullen beter in staat zijn om risico’s te beheersen, leveranciersrelaties te versterken en betere diensten te leveren aan burgers.

Contractmanagement heeft het potentieel om een echte motor te zijn voor positieve verandering — maar alleen als we bereid zijn om onze manier van werken opnieuw te bekijken.