Flexibel upphandling med dynamiskt inköpssystem

Traditionella ramavtal kan vara restriktiva, med fastställda inträdesperioder och begränsade platser för leverantörer. Det dynamiska inköpssystemet (DPS) förändrar dock spelplanen. Det gör det möjligt för leverantörer att ansluta sig när som helst, vilket säkerställer en ständig ström av nya företag vilket stimulerar konkurrens och innovation. 

I den här bloggen går vi igenom grunderna i DPS och hur det skiljer sig från ramavtal. Vi kommer att ge insikter om när DPS kan vara lämpligt för din organisation och dina upphandlingsbehov.

I den här artikeln:

• Vad är ett dynamiskt inköpssystem (DPS)?

• Skillnaden mellan ett ramavtal och DPS

• Varför du bör överväga att använda DPS

• Hur fungerar DPS?

• Implementering av DPS hos Mercell

• DPS:s flexibilitet genom design

Vad är ett dynamiskt inköpssystem (DPS)?  

Ett dynamiskt inköpssystem (DPS) är ett flexibelt alternativ till traditionella upphandlingsmetoder, som t.ex. ramavtal. Leverantörer kan ansluta sig till DPS när som helst, vilket gör det möjligt för inköpare att välja den bästa leverantören för att tillgodose sina upphandlingsbehov närhelst de uppstår. På så sätt hålls systemet fräscht och dynamiskt, och nya företag välkomnas kontinuerligt under avtalsperioden.

DPS är en process i två steg. Den innehåller både kvalificeringsfasen där leverantörer ber om att få ansluta sig till DPS:en och avropsfasen där köparna meddelar sina upphandlingsbehov. Man kan se DPS som en lista med kvalificerade leverantörer som är redo att svara på köparnas avrop.

Detta helt elektroniska förfarande används för att upphandla varor, tjänster och byggentreprenader ”från hyllan” där avtalets omfattning eller volym är okänd, t.ex. kontorsmaterial, solpaneler och bulkvaror. För dessa typer av upphandlingar minskar DPS de långa tidsfrister som är förknippade med standardförfaranden.

Skillnaden mellan ett ramavtal och DPS

Ett alternativ till DPS är ramavtal. Den viktigaste skillnaden mellan dessa två är flexibiliteten. Leverantörer kan ansluta sig till DPS när som helst under dess löptid, vilket gör det möjligt för inköpare att bygga upp en pool av leverantörer som kan anlitas närhelst de behöver. Ett ramavtal har däremot en begränsad ansökningstid och strikta urvalskriterier. Detta gynnar större företag och gör att små och medelstora företag och nystartade företag har sämre chanser.

DPS, å andra sidan, erbjuder möjligheten att ha en lägre tröskel för små och medelstora företag och nystartade företag, vilket gör det mer tillgängligt och främjar en mer inkluderande marknadsmiljö. Det finns ingen begränsning av antalet leverantörer i kvalificeringsfasen i DPS, medan antalet leverantörer i ett ramavtal är fast. Denna inkludering säkerställer att köpare har tillgång till ett bredare utbud av innovativa lösningar och konkurrenskraftiga erbjudanden.

DPS och ramavtal kan användas i olika situationer. När ett ramavtal är olämpligt erbjuder DPS ett flexibelt alternativ. Detta förfarande kan vara väl lämpat för specifika fall, t.ex. när du vill upphandla resurser eller personal.

Varför du bör överväga att använda DPS

Ett dynamiskt inköpssystem har många fördelar för både köpare och leverantörer. Här är de främsta anledningarna till att inköpare väljer att använda ett DPS i sin upphandlingsprocess:

1. DPS säkerställer en konkurrenskraftig och dynamisk marknad.

DPS säkerställer konkurrens genom att kontinuerligt tillåta leverantörer att ansluta sig under dess löptid. Denna egenskap ger små och medelstora företag och nystartade företag möjlighet att konkurrera med andra (större) organisationer, redan från första euron. Om tillgången är stor kan DPS leda till prispress, vilket kan vara fördelaktigt för dig som köpare.

2. DPS effektiviserar upphandlingsprocessen.

Eftersom det redan finns en lista över kvalificerade leverantörer kan enkla avrop genomföras inom minst 10 dagar. Köpare kan göra avrop direkt till förhandskvalificerade leverantörer, vilket påskyndar hela processen. EU-kommissionens generaldirektorat för information har upplevt en 80-procentig minskning av ledtiden genom att använda DPS. Läs deras berättelse här.

3. DPS breddar marknaden.

DPS öppnar dörren för ett bredare utbud av leverantörer, medan traditionella ramverk utesluter leverantörer efter den inledande anbudsfasen. Ansökningsprocessen för DPS är i allmänhet mer lättillgänglig, vilket gör att leverantörer kan ansöka utan att behöva oroa sig för hårda tidsfrister. Denna öppna metod lockar leverantörer med olika kapacitet, expertis och erbjudanden, vilket gör det möjligt för organisationer att utnyttja ett bredare utbud av specialiserade eller nischade leverantörer. Denna mångfald driver på innovationen i branschen och säkerställer att inköparna drar nytta av unika leverantörserbjudanden.

Är DPS rätt lösning för dina upphandlingsbehov? 

Överväger du DPS för din organisation? Det erbjuder stor potential, men det är viktigt att förstå begränsningarna innan du implementerar ett.

• När fler leverantörer ansluter sig till ditt DPS kan leverantörspoolen bli stor. Mercells DPS låter dig använda kategorier för att hålla din leverantörslista organiserad. Med kategorihantering kan du enkelt skapa ett avrop med de utvalda och kvalificerade leverantörerna. Om du föredrar en mindre pool kan ett ramavtal vara mer lämpat för dina behov.

• DPS kräver löpande (administrativ) hantering, eftersom leverantörerna kan ansöka kontinuerligt. Du måste manuellt utvärdera om varje ansökande leverantör uppfyller dina krav. Om din organisation inte har resurser för denna tidskrävande uppgift kan ett annat förfarande passa bättre.

• DPS är utmärkt för att upphandla varor och tjänster som används ofta och där det finns en pool av leverantörer. Leverantörer väljs ut på grundval av anbud per anbud utan någon garanti för fortsatt engagemang efter varje kontrakt. Som köpare kan du därför gå miste om fördelarna med en långvarig relation med leverantören. Om du vill utveckla långsiktiga strategiska leverantörsrelationer bör du överväga att använda ett ramavtal istället.

Hur fungerar DPS?

DPS är populärt i vissa europeiska länder av en viktig anledning: leverantörer kan ansluta sig när som helst, utan att vänta på nästa upphandlingscykel. Det bygger på en process i två steg. Först, under den inledande installationen, släpps alla leverantörer som uppfyller kriterierna in - det finns ingen gräns för hur många som kan ansöka. För det andra tilldelas kontrakt. Den upphandlande myndigheten bjuder in alla leverantörer i DPS eller inom en relevant kategori att lämna anbud.

Så här fungerar det:

Steg 1: Kvalificering

När en ny DPS inrättas är den inledande ansökningsperioden minst 30 dagar. Leverantörer kan ansöka om att bli medlemmar när som helst under DPS:ens livstid. Alla leverantörer som uppfyller de fastställda kriterierna antas, vilket säkerställer en bred och konkurrenskraftig pool av leverantörer. Om en leverantör inte uppfyller kriterierna från början kan de ansöka på nytt när de uppfyller kriterierna.

Med hjälp av de olika kategorierna i DPS kan du skapa en skräddarsydd kortlista över leverantörer. Med hjälp av dessa kategorier kan du filtrera leverantörer baserat på specifik kapacitet, referenser eller plats, vilket säkerställer att du får bästa möjliga matchning för dina upphandlingsbehov.

Steg 2: Avrop

När ditt upphandlingsbehov uppstår kan du bjuda in leverantörer att lämna anbud. Med Mercells mallar är det enkelt att skapa en konkurrensutsättning och kvalificerade leverantörer väljs automatiskt ut. I avropet har du all relevant information samlad i en överblick. Som upphandlande myndighet måste du bjuda in alla leverantörer i DPS:en att lämna anbud på kontraktet. Efter att ha utvärderat anbuden kan du tilldela kontraktet till den bästa leverantören.

Implementera DPS med Mercell

Mercell stöder till fullo DPS-förfarandet (Dynamic Purchasing System) genom att erbjuda en omfattande elektronisk plattform som förenklar upphandlingsprocessen. Detta gör det möjligt för köpare att effektivt förvärva varor, byggentreprenader och tjänster från hyllan, samtidigt som de upprätthåller höga standarder för kvalitet och efterlevnad. Plattformens omfattande pool av leverantörer, i kombination med användningen av mallar, gör det snabbt och enkelt att skapa nya avrop. Detta resulterar i kortare ledtider och minimerade fel genom centraliserad mallhantering och ett arbetsflöde för godkännande.

Mercells plattform förbättrar DPS ytterligare med instrumentpaneler som effektiviserar kategorihanteringen, automatiskt väljer kvalificerade leverantörer och påskyndar avrop. All relaterad information lagras centralt, vilket ger en tydlig och organiserad översikt över status och resultat. Plattformen underlättar också kommunikationen med leverantörerna genom automatiserade meddelanden, vilket säkerställer en effektiv upphandlingsprocess.

Flexibilitet genom design med DPS

Även om det dynamiska inköpssystemet kanske inte är lika välkänt som traditionella ramavtal, erbjuder det stor potential för organisationer som vill upphandla vanligt förekommande varor, tjänster och byggentreprenader där avtalets volym eller omfattning är oklar. Det flexibla och öppna tillvägagångssättet skapar en dynamisk marknadsplats som garanterar konkurrens och att små och medelstora företag kan ansluta sig när som helst. Denna inkludering ger ett varierat utbud av leverantörer, vilket driver innovation och lokala marknader.