Små förändringar som kan förbättra offentliga upphandlingar

Vad kan upphandlare göra?

Som upphandlare har du större möjlighet att påverka än du tror. Även om lagar och regler sätter ramarna, är det du som i praktiken formar upphandlingen genom dina dagliga beslut.

Här är några konkreta åtgärder som gör skillnad:

• Ha en tidig dialog med marknaden för att förstå vad leverantörer faktiskt kan erbjuda.

• Undvik begränsande krav som i onödan minskar konkurrensen.

• Gör upphandlingsdokumenten tydliga, konsekventa och lätta att förstå.

• Säkerställ intern granskning innan publicering för att upptäcka och åtgärda eventuella brister.

Det handlar inte om stora reformer – utan om små, praktiska förbättringar som kan genomföras direkt.

Marknadsdialog – en nyckel till bättre konkurrens

Ett vanligt problem är att kravställningen ofta utgår från tidigare eller befintliga leverantörers lösningar – vilket försvårar för nya aktörer att delta. Ofta sker detta omedvetet. Upphandlare tänker inte på att de strukturerar kraven på ett sätt som exkluderar alternativ.

Här spelar tidig marknadsdialog en avgörande roll. Genom att prata med potentiella leverantörer innan upphandlingen utformas, kan man identifiera begränsningar och anpassa kraven så att fler lösningar blir möjliga.

Exempelvis kan vissa krav vara så specifika att det i praktiken bara finns en leverantör som kan uppfylla dem. Men genom dialog upptäcker man ofta andra sätt att möta behoven – vilket ökar konkurrensen.

Om den föreslagna reformen av den finska lagen om offentlig upphandling genomförs enligt kommitténs förslag, kommer marknadsdialog i vissa fall att bli ett krav. För upphandlingar över 10 miljoner euro föreslås att marknadsdialog eller marknadsanalys ska genomföras innan anbudsinfordran skickas ut. Dessutom ska upphandlingen avbrytas om endast ett anbud inkommer i ett öppet förfarande utan att en marknadsdialog hållits. Det visar på hur viktig marknadsförståelse är för att konkurrensen ska upprätthållas.

Undvik överkrav och onödiga hinder

Ett annat vanligt hinder är alltför strikta kvalificeringskrav. Ofta ställs höga krav på ekonomi eller erfarenhet som inte är nödvändiga för att säkerställa kvaliteten – vilket utestänger mindre men fullt kompetenta leverantörer.

Det är viktigt att komma ihåg att kvalificeringskraven inte används för att utse vinnare, utan för att sålla bort leverantörer som inte uppfyller grundläggande krav. Om tröskeln sätts för högt riskerar man att exkludera aktörer som annars kunnat leverera utmärkta resultat.

Liknande problem uppstår när krav på tidigare erfarenhet formuleras för snävt, till exempel att personalen måste ha genomfört ett visst antal liknande projekt de senaste tre åren. Det kan utesluta leverantörer med hög kompetens, bara för att de inte råkat jobba med exakt den typen av projekt under den angivna perioden.

Andra vanliga exempel:

• Krav på specifika certifieringar som inte är avgörande för uppdraget.

• Fastlåsning till en viss metod, i stället för att öppna upp för alternativa arbetssätt.

Den här typen av krav förbättrar inte alltid kvaliteten – ofta leder de i stället till färre eller inga anbud alls.

Förbättra dokumentationen – gör det enklare att delta

Ett tydligt och konsekvent upphandlingsdokument minskar risken för missförstånd och sänker tröskeln för fler att delta. Ändå förekommer ofta otydligheter eller motsägelser i dokumentationen.

Förbättringsåtgärder:

• Säkerställ konsekvens – Använd samma begrepp och formuleringar genom hela dokumentet. Undvik motsägelser.

• Undvik onödig komplexitet – Använd klarspråk i stället för juridiska eller tekniska termer där det är möjligt.

• Granska internt – En enkel granskning innan publicering kan avslöja otydligheter som annars leder till problem.

En liten insats i planeringsskedet kan spara både tid och resurser längre fram – och leda till högre deltagande.

 

Den större bilden – därför är det viktigt

Offentliga upphandlingar handlar inte bara om att följa regler. Det handlar om att använda offentliga medel på ett klokt sätt. När upphandlingar är öppna, rättvisa och konkurrensutsatta får offentliga organisationer mer värde för pengarna. Och samtidigt skapas fler möjligheter för företag att delta och bidra med sin kompetens.

Överdrivna krav, oklara dokument och bristande marknadsdialog gynnar inte någon – sådant minskar konkurrensen, höjer kostnaderna och leder till sämre resultat.

Genom små men avgörande förändringar kan upphandlare skapa ett system som fungerar bättre – för både köpare och leverantörer. Målet är inte att förenkla för en viss leverantör, utan att ge alla kvalificerade aktörer en rättvis chans.