Puolanka kommun uppnår 30 % ökad effektivitet med Mercell Contract Management
Mercell stödjer alla Puolankas avtal
”Mercell hanterar alla våra avtalsbehov, hjälper oss att minska tidskrävande arbete och spara 30 % av våra resurser”, säger kommunstyrelsens ordförande Harri Peltola. ”Det gör att vi kan fokusera på det som verkligen är viktigt.”
Utmaning
Med begränsade resurser hade Puolanka svårt att hantera över 300 avtal och genomföra årliga upphandlingar. Manuell uppföljning i Excel ledde ofta till fel, tidsförluster och missade tidsfrister.
Lösning
Genom att införa Mercell automatiserade Puolanka sin upphandling och avtalshantering. Den integrerade lösningen effektiviserade processer, följde tidsfrister automatiskt och möjliggjorde snabb avtalsframtagning med mallar. Integration med deras ärendehanteringssystem skapade ett smidigt och effektivt arbetsflöde.
Resultat
Puolanka uppnådde 30 % ökad effektivitet i avtalshanteringen, vilket frigjorde tid för mer värdeskapande arbete. Automatiska påminnelser säkerställde att inga tidsfrister missades och möjliggjorde proaktiv hantering av förnyelser. Centraliserad och säker avtalslagring förbättrade regelefterlevnad och dataskydd.
Med knappt 2 500 invånare och ett genomsnitt på en invånare per fyra kilometer är Puolanka mindre än många andra finska kommuner, men har samma administrativa ansvar.
Med fokus på högkvalitativa offentliga tjänster och effektiv resursanvändning arbetar cirka 100 medarbetare i kommunen, där digitalisering har varit en prioritet. Under de senaste sju åren har Puolanka använt Mercells plattform för upphandling och avtalshantering för att effektivisera sina arbetssätt.
Från manuell uppföljning i Excel till digital kontroll
Före Mercell krävde avtalshanteringen omfattande manuell uppföljning, främst i Excel. Medarbetare behövde själva registrera tidsfrister, uppdateringar och förnyelsedatum – en tidskrävande process med hög risk för fel. Idag hanterar Mercell över 300 avtal inom olika förvaltningar och möjliggör en effektiv och i stort sett självgående avtalshantering, samtidigt som hela upphandlingsprocessen förbättras.
Genom Mercells lösning för avtalshantering har Puolanka inte bara digitaliserat sin avtalsdatabas utan även skapat en sömlös integration mellan Tendering och sitt ärendehanteringssystem. Informationen flödar automatiskt, vilket eliminerar behovet av att växla mellan system eller duplicera arbete.
”Med Mercell behöver vi inte längre avsätta arbetstid för att manuellt följa upp avtal”, säger Harri Peltola. ”Vår administrativa personal kan nu fokusera på mer värdeskapande uppgifter istället för att uppdatera Excel, och vi slipper obehagliga överraskningar som oplanerade prisökningar eller avtal som löper ut.”
Effektiv avtalshantering: rätt i tid och 30 % resursbesparing
För Puolankas lilla administrativa team har Mercell minskat belastningen och osäkerheten kring avtalsförnyelser och tidsfrister. Automatiska aviseringar säkerställer att inga viktiga milstolpar missas och att kommunen alltid ligger steget före.
”Att starta en ny upphandling i tid är inte längre en slump”, säger Harri Peltola. ”När ett tilldelningsbeslut är fattat är avtalet redo och arbetet kan börja nästa dag. Det är snabbare, enklare och mer tillförlitligt.”
Utöver en resursbesparing på 30 %, som frigör tid för prioriterade arbetsuppgifter, har Puolanka skapat ett stort antal avtalsmallar i Mercells plattform. Möjligheten att snabbt skapa och anpassa standardiserade avtal har förenklat hanteringen av leverantörer, hyresgäster och samarbeten. Harri Peltola tillägger: ”Vi kan enkelt justera avtal och villkor för varje part, och den elektroniska signeringen i Mercell har avsevärt kortat våra ledtider.”
En kommun redo för framtiden
Puolankas satsning på Mercells digitala lösningar speglar en bredare ambition att driva digitalisering. Genom att göra upphandling och avtalshantering till en central del av verksamheten har kommunen lagt grunden för hållbar utveckling och mer effektiv service.
För Puolanka är resultatet tydligt: ett centraliserat system som sparar tid, minskar risken för fel och gör det möjligt för medarbetarna att fokusera på initiativ som skapar verkligt värde för invånarna – ett arbetssätt som kommer att driva kommunens digitala utveckling framåt.