7 Schritte zur erfolgreichen Angebotsabgabe

Von Anfang an alles richtig machen

Im öffentlichen Auftragswesen gibt es keine Toleranz für Verspätungen. Nachträgliche Korrekturen oder fehlende Unterlagen nachreichen? Keine Chance. Die Abgabefrist gilt ausnahmslos – verpassen Sie sie um nur eine Minute, ist Ihre Bewerbung ungültig. Deshalb ist es entscheidend, von Anfang an alles richtig zu machen.

Prüfen Sie die Ausschreibungsunterlagen mehrfach, um sicherzustellen, dass Ihnen keine wichtigen Informationen entgehen. Da viele Aspekte berücksichtigt werden müssen, haben wir für Sie eine kompakte Checkliste zusammengestellt.

Viel Erfolg!

 

Schritt 1: Vergabeunterlagen sorgfältig prüfen

Lesen Sie die Unterlagen mehrfach aufmerksam durch. Notieren Sie sich, welche Informationen erforderlich sind, welche Voraussetzungen erfüllt werden müssen und worauf es besonders ankommt.

• Was ist das Ziel der Ausschreibung?

• Welche Punkte sind besonders relevant und müssen klar beantwortet werden?

• Welche Nachweise müssen Sie als Lieferant vorlegen?

Die Anforderungen sind oft über verschiedene Dokumente verteilt. Erstellen Sie daher eine eigene Checkliste mit allen relevanten Punkten, um sicherzustellen, dass nichts vergessen wird.

 

Schritt 2: Frühzeitig starten und einen Zeitplan erstellen

Die Vorbereitung eines Angebots kann zeitaufwendig sein. Beginnen Sie daher frühzeitig und erstellen Sie einen detaillierten Zeitplan. Berücksichtigen Sie insbesondere:

• Wichtige Fristen und Termine

• Zeitpunkt der Fertigstellung einzelner Unterlagen

• Eventuelle Nachweise von Dritten, die beschafft werden müssen

Typische Elemente der Vergabeunterlagen sind:

• Administrative Bedingungen

• Anforderungen an den Lieferanten

• Leistungsbeschreibung

• Bewertungsgrundlage

• Vertragsbedingungen

• Vertragsüberwachung

Nutzen Sie diese Kategorien als Strukturhilfe für Ihr Angebot.

 

Schritt 3: Abgabefrist im Blick behalten

Die Einhaltung der Abgabefrist ist nicht verhandelbar. Stellen Sie sicher, dass Ihr Angebot rechtzeitig eingereicht wird. In der Regel gilt 23:59 Uhr des letzten Tages als Deadline. Manche Auftraggeber setzen jedoch spezifische Uhrzeiten fest. Prüfen Sie daher die Frist mehrmals, um sicherzugehen, dass Ihre Arbeit nicht umsonst war.

 

Schritt 4: Unklarheiten frühzeitig klären

Falls Sie Fragen zu den Vergabeunterlagen haben, stellen Sie diese so früh wie möglich. Nutzen Sie dafür in der Regel die Kommunikationsfunktion der Vergabeplattform. Beachten Sie auch die Frist für Rückfragen.

Wichtig: Fragen und Antworten werden häufig allen Bietern zur Verfügung gestellt. Verwechseln Sie diesen Prozess nicht mit einem Dialog vor dem Vergabeverfahren, der weniger formellen Anforderungen unterliegt.

 

Schritt 5: Ein verständliches und strukturiertes Angebot erstellen

Ihr Angebot sollte klar, präzise und leicht verständlich sein. Beachten Sie folgende Punkte:

• Verwenden Sie eine logische Struktur.

• Erklären Sie Fachbegriffe und Abkürzungen.

• Vermeiden Sie unnötig lange und komplizierte Texte.

• Geben Sie alle Informationen direkt an, statt auf externe Quellen zu verweisen.

Ein gut strukturiertes Angebot erleichtert dem Auftraggeber die Bewertung und hinterlässt einen professionellen Eindruck.

 

Schritt 6: Erfüllung der Anforderungen klar darlegen

Antworten Sie sorgfältig auf alle Fragen und zeigen Sie deutlich, dass Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt. Achten Sie besonders auf Formulierungen wie „Der Bieter muss“ oder „Der Bieter hat zu“ – diese bezeichnen Pflichtkriterien.

Je nach Vergabekriterien können auch Aspekte wie Qualität, Umweltfreundlichkeit, Fachkompetenz, Lieferzeit oder Service eine Rolle spielen. Falls Ihr Angebot nicht das günstigste ist, kann eine starke Erfüllung der Qualitätskriterien entscheidend sein.

 

Schritt 7: Angebot vor Abgabe sorgfältig prüfen

Gehen Sie Ihre Checkliste durch und prüfen Sie nochmals alle Angaben. Achten Sie auf folgende Punkte:

• Sind alle Kontaktinformationen korrekt?

• Sind alle Nachweise und Anlagen beigefügt?

• Wurde das Angebot in der geforderten Sprache verfasst?

• Hat die richtige Person das Angebot unterzeichnet?

• Sind alle Pflichtkriterien erfüllt?

Unvollständige Angebote haben kaum eine Chance auf Erfolg. Eine sorgfältige Prüfung kann entscheidend sein.

 

Optimal vorbereitet mit Mercell

Wie diese Checkliste zeigt, sind eine systematische Vorbereitung und eine klare Struktur entscheidend für den Erfolg bei der Angebotsabgabe. Ein Vergabesystem wie Mercell Tendering hilft Ihnen dabei, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass Sie an alles gedacht haben.