Digitale Beschaffung: Mehr als nur eVergabe

Die Digitalisierung der öffentlichen Beschaffung in Deutschland wird häufig auf die elektronische Vergabe reduziert. In vielen Vergabestellen bedeutet dies vor allem, dass Dokumente und Formulare digital bereitgestellt und Angebote elektronisch eingereicht werden können. Damit werden zwar die gesetzlichen Anforderungen erfüllt – die eigentlichen Potenziale einer durchgängig digitalen Beschaffung bleiben jedoch weitgehend ungenutzt.

Tatsächlich beginnt effiziente öffentliche Beschaffung nicht erst mit der Veröffentlichung einer Ausschreibung. Sie umfasst den gesamten Prozess – von der Bedarfsanforderung über die kollaborative Vorbereitung von Beschaffungen und die Durchführung von Direktaufträgen und Vergabeverfahren bis hin zu Vertragsmanagement, Lieferantenmanagement, Bestellungen und der systematischen Auswertung von Beschaffungsvorgängen. Erst wenn diese Schritte digital miteinander verbunden sind, entsteht ein echter Mehrwert für Verwaltung, Markt und Steuerung.

Hier liegt in Deutschland weiterhin ein erhebliches Modernisierungspotenzial. Nach unserer Einschätzung nutzen noch immer rund 70 Prozent der Vergabestellen lediglich Lösungen, die den gesetzlichen Mindestanforderungen der eVergabe entsprechen. Workflow-basierte Systeme für ein integriertes Beschaffungsmanagement sind bislang deutlich seltener im Einsatz.

Ein Blick nach Europa zeigt, dass es auch anders geht. In den skandinavischen Ländern sowie in den Niederlanden sind digitale, prozessbasierte Beschaffungssysteme seit vielen Jahren etabliert. Sie ermöglichen eine effizientere Organisation der Beschaffung, mehr Transparenz und eine bessere Datengrundlage für strategische Entscheidungen.

Gerade vor dem Hintergrund des demografischen Wandels gewinnt diese Frage an Bedeutung. In den kommenden Jahren werden zahlreiche erfahrene Mitarbeitende der öffentlichen Verwaltung in den Ruhestand gehen. Umso wichtiger ist es, vorhandene Ressourcen durch intelligente digitale Prozesse zu unterstützen, statt bestehende papierbasierte oder formulargetriebene Abläufe lediglich elektronisch abzubilden.

Von einer modernen digitalen Beschaffung profitieren zudem auch die Bieterunternehmen. Klar strukturierte, transparente Verfahren und intuitiv zu bedienende Lösungen erleichtern die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen und senken Markteintrittsbarrieren. Eine höhere Beteiligung führt zu mehr Wettbewerb – und damit zu besseren Einkaufserfolgen für die öffentliche Hand in Zeiten knapper Kassen.

Mercell beschäftigt sich seit vielen Jahren ausschließlich mit der Digitalisierung des öffentlichen Einkaufs. Mehr als 5.000 öffentliche Einrichtungen in Europa nutzen entsprechende Lösungen, die von über 500 Mitarbeitenden an verschiedenen europäischen Standorten entwickelt und betreut werden. Seit 2024 ist Mercell auch mit einer eigenen Gesellschaft in Deutschland vertreten und baut seine Aktivitäten und den Kundenstamm im deutschen Markt kontinuierlich aus.

Denn klar ist: Eine zukunftsfähige öffentliche Beschaffung beginnt nicht erst mit der Ausschreibung – sie beginnt mit einem durchgängig digital gedachten Prozess.