Gemeinde Puolanka steigert Effizienz um 30 % mit Mercell Vertragsmanagement
Mercell deckt alle Verträge von Puolanka ab
„Mercell deckt alle unsere Vertragsanforderungen ab. Das spart uns aufwendige Routinearbeit und 30 % unserer Ressourcen", sagt Bürgermeister Harri Peltola. „So können wir uns auf das konzentrieren, was wirklich zählt."
Herausforderung
Mit begrenzten Ressourcen stand Puolanka vor der Aufgabe, über 300 Verträge zu verwalten und jährliche Ausschreibungen durchzuführen. Die manuelle Nachverfolgung in Excel führte regelmäßig zu Fehlern, Zeitverlust und verpassten Fristen.
Lösung
Mit Mercell automatisierte Puolanka die Vergabe und das Vertragsmanagement. Die integrierte Lösung verschlankte die Prozesse, verfolgte Fristen automatisch und ermöglichte eine schnelle, vorlagenbasierte Vertragserstellung. Die Anbindung an das Dokumentenmanagementsystem (DMS) sorgte für einen nahtlosen, effizienten Arbeitsablauf.
Ergebnisse
Puolanka erzielte 30 % Effizienzgewinne im Vertragsmanagement, sodass Mitarbeitende sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren können. Automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass keine Frist mehr übersehen wird, und unterstützen proaktive Verlängerungen. Die zentrale, sichere Vertragsablage stärkt Compliance und Datenschutz.
Mit knapp 2.500 Einwohnerinnen und Einwohnern und nur einer Person pro vier Quadratkilometern ist die Gemeinde Puolanka deutlich kleiner als viele andere finnische Kommunen. Die Verwaltungsaufgaben sind dieselben.
Geleitet vom Anspruch, qualitativ hochwertige öffentliche Dienstleistungen anzubieten und Ressourcen effizient einzusetzen, beschäftigt Puolanka rund 100 Mitarbeitende und hat die digitale Transformation zur Priorität gemacht. Seit sieben Jahren setzt die Gemeinde auf die Mercell Plattform für Vergabe und Vertragsmanagement, um ihre Abläufe zu verschlanken.
Schluss mit manueller Nachverfolgung und Excel-Tabellen
Vor Mercell war die Vertragsverwaltung mit aufwendiger manueller Nachverfolgung verbunden, vor allem über Excel-Tabellen. Mitarbeitende mussten Fristen, Änderungen und Verlängerungen einzeln dokumentieren. Ein zeitintensiver Prozess, anfällig für menschliche Fehler. Heute verwaltet die Mercell Plattform über 300 Verträge aus verschiedenen Abteilungen und macht das Vertragsmanagement effizient, fast mühelos und verbessert den gesamten Beschaffungsprozess.
Mit der Vertragsmanagement-Lösung von Mercell hat Puolanka nicht nur seine Vertragsdatenbank digitalisiert, sondern auch eine nahtlose Integration zwischen Vergabesystem und DMS aufgebaut. Diese Automatisierung sorgt dafür, dass Informationen automatisch fließen. Mitarbeitende müssen nicht mehr zwischen Plattformen wechseln oder Daten doppelt erfassen.
„Mit Mercell brauchen wir keine separaten Personalstunden mehr für die Vertragsverfolgung", sagt Bürgermeister Peltola. „Unser Verwaltungspersonal kann sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren, statt Excel-Tabellen zu pflegen. Und wir vermeiden böse Überraschungen wie ungeplante Preiserhöhungen oder ausgelaufene Verträge."
Müheloses Vertragsmanagement: pünktliche Verlängerungen und 30 % Ressourceneinsparung
Für das kleine Verwaltungsteam in Puolanka hat Mercell einen Großteil der Belastung und Unsicherheit rund um Vertragsverlängerungen und Fristen genommen. Automatische Benachrichtigungen sorgen dafür, dass kein wichtiger Meilenstein übersehen wird. Verlängerungen und Optionsfristen sind jederzeit im Blick.
„Eine neue Ausschreibung pünktlich zu starten ist kein Glücksspiel mehr", sagt Bürgermeister Peltola. „Sobald die Vergabeentscheidung gefallen ist, ist der Vertrag fertig und die Arbeit kann am nächsten Tag beginnen. Schneller, einfacher und verlässlicher."
Neben der Ressourceneinsparung von 30 %, die wertvolle Zeit für höher priorisierte Aufgaben freisetzt, konnte Puolanka in der Mercell Plattform Dutzende Vertragsvorlagen anlegen. Diese Flexibilität, standardisierte Verträge schnell zu erstellen und anzupassen, hat die Steuerung von Lieferantenbeziehungen, Mietverhältnissen und Partnerschaften deutlich vereinfacht.
„Wir können Verträge und Konditionen mit jedem Partner einfach anpassen", erklärt Bürgermeister Peltola. „Und die elektronische Unterschrift von Mercell hat unsere Abschlusszeiten spürbar verkürzt."
Eine Gemeinde mit Blick nach vorn
Die Entscheidung von Puolanka für die digitalen Lösungen von Mercell spiegelt das übergeordnete Engagement der Gemeinde für die Digitalisierung wider. Indem Vergabe und Vertragsmanagement von Mercell zum festen Bestandteil ihrer Abläufe geworden sind, hat die Gemeinde die Grundlage für nachhaltiges Wachstum und eine effizientere Leistungserbringung gelegt.
Für Puolanka ist die Wirkung deutlich spürbar: ein zentrales System, das Zeit spart, Fehler reduziert und es Mitarbeitenden ermöglicht, sich auf Initiativen zu konzentrieren, die der Gemeinschaft wirklich zugutekommen. Ein Ansatz, der den digitalen Weg von Puolanka auch in den kommenden Jahren prägen wird.
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