Paremmista kilpailutushauista varhaisiin hankintatietoihin
Julkaisimme vuosi sitten teknologia- ja tuotejohtajamme Ibrahim En-nalin kanssa käymämme keskustelun, jossa pohdittiin tekoälyn lupaavia ominaisuuksia julkisissa kilpailutuksissa. Tuolloin tekoäly teki tuloaan teknologian maailmaan mutta oli monille toimittajille vielä suhteellisen uusi asia.
Nyt tilanne on hyvin erilainen. Hankintatoimen tekoäly on kehittynyt kokeilusta yhdeksi toimittajien päivittäin käyttämistä työvälineistä. Se auttaa toimittajia tekemään työtään nopeammin ja tarkemmin sekä ymmärtämään markkinoilla olevia mahdollisuuksia paremmin.
Mercell on tehnyt tämän muutoksen tietoisesti. Kahdentoista viime kuukauden aikana olemme siirtyneet tekoälyominaisuuksien kehittämisestä niiden integroimiseen suoraan alustaamme, missä ne ratkovat asiakkaidemme arjen haasteita. Tässä seurantahaastattelussa Mercellin tuotejohtaja Daniel Ammann kertoo, mikä tilanne tällä hetkellä on, miksi olemme keskittyneet juuri tiettyihin tekoälyn osa-alueisiin ja mitä tulevaisuudessa on lupa odottaa.
Tämänhetkinen tilanne
Kun Mercell aloitti tekoälymatkansa, tavoitteena ei ollut tuoda tekoälyä osaksi ratkaisua vain, koska se oli mahdollista. Tavoitteena oli luoda toimittajille konkreettista arvoa markkinoilla, joilla aika, täsmällisyys ja vaatimustenmukaisuus ovat kaikki kaikessa.
Yli vuosi sitten aloimme luoda tekoälytiimiä ja sen ympärille infrastruktuuria" , Daniel muistelee. "Sittemmin olemme tuoneet uudelle alustallemme asiakkaidemme käyttöön kolme tekoälypalvelua, ja tulossa on joukko muitakin."
Nämä palvelut ovat jo nyt asiakkaidemme käytettävissä uudella Mercell-alustalla.
-
Better Tender Matching analysoi tekoälyn avulla toimittajan seurantaprofiileja ja kilpailutusten tietoja ja tarjoaa niiden perusteella toimittajaa kiinnostavia kilpailutuksia, jotka manuaalisissa hauissa saattaisivat jäädä huomaamatta.
-
Tender Summarisation laatii tiiviitä ja selkeitä yhteenvetoja pitkistä ja monimutkaisista kilpailutusasiakirjoista. Yhteenvedot sisältävät vain olennaisimmat tiedot – vaatimukset, määräajat ja laajuuden –, mikä säästää toimittajalta tunteja kilpailutusasiakirjojen läpikäynnissä.
-
Tekoälypohjainen Profile Builder auttaa toimittajaa luomaan tai optimoimaan seurantaprofiilin pelkän lyhyen liiketoimintakuvauksen perusteella. Toiminto luo automaattisesti CPV-koodit, avainsanat ja kategoriat, joilla toimittaja saa parhaiten toimintaansa vastaavia hakutuloksia.
Mercell on vain vuodessa siirtynyt perustyön tekemisestä tekoälyn tarjoajaksi, jonka ratkaisua asiakkaat käyttävät päivittäin helpottaakseen kilpailutusten löytämistä, arviointia ja seurantaa.
Miksi keskitymme hakutuloksiin ja profiilin luomiseen?
Ennen päätöksentekoa siitä, mihin tekoälyä sovellettaisiin, Mercellin tuotantotiimi esitti yksinkertaisen kysymyksen: Missä tekoälystä olisi asiakkaillemme eniten hyötyä?
Toimittajien osalta vastaus oli selvä: suurin haaste ei välttämättä ole tarjousten laatiminen vaan oikeiden kilpailutusten löytäminen. Euroopassa julkaistaan tuhansia tarjouskilpailuja joka viikko, mutta niistä vain häviävän pieni osa on kiinnostavia yksittäiselle toimittajalle. Vain yhdenkin kiinnostavan kilpailutuksen huomaamatta jääminen voi merkitä tärkeän sopimuksen menetystä.
Tekoäly sopii juuri monimutkaisten asioiden yksinkertaistamiseen", Daniel huomauttaa. "Julkiset kilpailutukset tuottavat valtavia määriä tietoa. Tekoäly pystyy analysoimaan tällaisia tietomassoja nopeasti ja valikoimaan niistä kilpailutuksia, joita toimittajat eivät muutoin välttämättä olisi edes osanneet etsiä."
Better Tender Matching pitää huolen siitä, että toimittajille on tarjolla enemmän kiinnostavia kilpailutuksia, myös silloin, kun toimittajan profiilia ei alun perin ollut laadittu löytämään niitä. Tekoälypohjainen Profile Builder menee vieläkin pidemmälle, jotta profiilin määrittämisessä mikään ei jää arvailujen varaan. Toimittajat voivat vain kuvailla tuotteitaan ja palveluitaan, jolloin tekoäly muuntaa tiedot optimoiduksi seurantaprofiiliksi, jossa on oikeat CPV-koodit ja avainsanat.
Erityisen arvokasta tämä on pienille toimittajille tai julkisiin kilpailutuksiin ensi kertaa osallistuville, joille CPV-koodit ja kilpailutuksissa käytettävä sanasto ovat vielä vieraita. Kun tekoäly hoitaa nämä tehtävät, toimittajat voivat keskittyä tutustumaan kiinnostaviin kilpailutuksiin.
Erottavana tekijänä koulutusaineisto
Kaikki hankinta-alalla käytössä olevat tekoälyratkaisut eivät kuitenkaan ole samanlaisia. Hakutulosten laatu riippuu puhtaasti siitä, onko tekoälyn koulutuksessa käytetty laadukasta ja kilpailutusten kannata oleellista aineistoa.
"Meidän tekoälyratkaisumme tärkein erottava tekijä on käytössämme oleva tietoaineisto", Daniel selittää. "Mercell on toiminut julkisten kilpailutusten alalla vuosien ajan. Meillä on markkinoiden laajin hankinta-alan tietoaineisto, joka sisältää sekä historiallista että ajantasaista tietoa julkaistuista kilpailutuksista, niiden voittajista ja toimittajien osallistumisesta näihin kilpailutuksiin."
Tietoaineisto luo Mercellille etulyöntiaseman. Sen ansiosta meidän tekoälymallimme on koulutettu "oikeilla aineistoilla" eli aidoilla julkisten kilpailutusten tietoaineistoilla, ei vain yleisillä internetistä haalituilla tiedoilla. Siksi meidän tekoälyratkaisumme ymmärtää kilpailutusasiakirjojen kieltä, rakennetta ja vaatimuksia ja antaa niiden pohjalta täsmällisempiä ja hyödyllisempiä hakutuloksia.
Vaikka julkisten kilpailutusten tiedot ovat jo lähtökohtaisestikin julkisia, Mercell käsittelee tietoaineistojaan huolellisesti. Tietoja käsitellään EU:n tietosuojamääräysten mukaisesti, ja käsittelyyn sovelletaan tiukkaa tietosuojaa ja -turvaa.
"Emme käytä luottamuksellisia tai yksityisiä tietoja sopimattomasti", Daniel toteaa. "Pystymme vain hyödyntämään julkista tietoa muita tehokkaammin."
Kilpailutuksiin osallistumisen kynnystä alentamassa
Tekoäly mielletään usein huipputekniseksi asiantuntijoiden työkaluksi, mutta Mercell on tehnyt siitä työkalun, joka tekee julkisiin kilpailutuksiin osallistumisesta demokraattisempaa.
"Kokeneilla hankinta-alan ammattilaisilla on jo tarkasti optimoidut seurantaprofiilit", Daniel kertoo. "Todelliset mahdollisuutemme ovat pienten tai julkisten kilpailutusten maailmaan vasta tuloillaan olevien toimittajien auttamisessa."
Tekoäly auttaa toimittajia luomaan profiilin automaattisesti ja saamaan parempia hakutuloksia, joten se madaltaa kilpailutuksiin osallistumisen kynnystä. Tällöin pientenkin yritysten, yhden hengen yritysten ja uusien yritysten on helpompi löytää niitä kiinnostavia kilpailutuksia.
Mercellin tekoälyratkaisun itsepalveluun perustuva toimintaperiaate antaa toimittajalle myös enemmän valtaa. Toimittaja voi päivittää ja hienosäätää seurantaprofiilejaan milloin tahansa tekoälyn antamien kehitysehdotusten perusteella ja saada hakutuloksia, joita ei muuten olisi tullut ajatelleeksikaan.
Rajoja rikkomassa
Mercellin alustan tämänhetkiset tekoälyominaisuudet ovat vasta alkua. Tiimimme kehittää jatkuvasti uusia tapoja luoda toimittajille vieläkin enemmän hyötyä sekä innovaatioita, jotka mullistavat tavat, joilla kilpailutukset löytyvät ja joilla niihin vastataan.
Yksi tällainen ratkaisu on Early Tender Insights, joka havaitsee mahdollisia kilpailutuksia jopa ennen niiden virallista julkaisemista. Viitteitä tulevista kilpailutuksista saadaan usein julkishallinnon toimijoiden kokouspöytäkirjoista, budjettitiedotteista ja muista varhaisen vaiheen asiakirjoista. Kuvittele, että saisit tietoosi tällaisia vihjeitä automaattisesti viikkoja tai jopa kuukausia ennen kilpailijoitasi. Tällaista varaslähtöä kehitämme asiakkaillemme.
Toinen tuleva kehitysjuonne on Data Enrichment Layer. Julkaistavissa kilpailutuksissa on jatkuvasti puutteita, kuten puuttuvia koodeja, epämääräisiä kuvauksia ja vajavaisia tietoja. Tällaiset kilpailutukset voivat jäädä toimittajilta kokonaan huomaamatta. Data Enrichment Layer täydentää puutteet automaattisesti, lisää tarkat CPV-koodit, oikeat avainsanat ja selkeät luokitukset. Lopputuloksena on entistä parempia hakutuloksia ilman, että toimittajien tarvitsee tehdä mitään.
Hankinta-alan tulevissa tekoälyratkaisuissa tärkeintä on kuitenkin, että ne auttavat näkemään pidemmälle, toimimaan aikaisemmin ja poistamaan viimeisiäkin esteitä toimittajan ja tärkeimpien kilpailutusten väliltä.
Miten Mercellin tekoäly eroaa muista?
Mercellin tekoälyratkaisu on kehitetty osallistumaan kaikkiin kilpailutusten löytämisen vaiheisiin. Se ei ole vain oheistuote vaan alustamme ydintoiminto.
Emme halua tarjota vain yhtä rajoittunutta toimintoa", Daniel sanoo. "Tavoitteenamme on tunnistaa oikeat tietolähteet, luoda niihin ja niiden kehitykseen mukautuvia tietoharavia, poimia ja standardoida tietoa, rikastaa sitä lisäämällä siihen yksityiskohtia ja yhdistää se oikeisiin toimittajiin. Kyseessä on kokonainen prosessi, joka on kehitetty alusta asti kilpailutuksia varten. Se ohjaa sekä jo kehitettyjä että tulevia ominaisuuksiamme."
Lähestymistapamme on ollut tietoinen valinta. Sen ansiosta pystymme varmistamaan ratkaisun täsmällisyyden, oleellisuuden ja läpinäkyvyyden kaikissa vaiheissa. Koska Mercell hallitsee koko prosessia tiedon hankinnasta sen valmisteluun ja toimittamiseen, voimme taata, että tekoälyratkaisu hyödyntää parhaita tietoja ja tuottaa toimittajille parhaita tuloksia.
Kun tähän yhdistetään käytetyn tietoaineiston laajuus, syvällinen ymmärryksemme kilpailutuksista ja sitoutuneisuutemme tietojen vastuulliseen käsittelyn, alustaamme integroitu ratkaisu tekee tekoälystä saumattoman ja näkymättömän kumppanin toimittajan työnkuluissa. Se tuottaa mitattavia tuloksia mutta ei hankaloita työtä.
Suodattaa pois hälyn
Danielin mukaan tekoälyn hyöty hankinta-alalle voidaan tiivistää yhteen ajatukseen:
"Autamme toimittajia suodattamaan pois hälyn. Olitpa tarjousten laatimisessa sitten kokenut kehäkettu tai vasta-alkaja, tekoälyratkaisumme auttaa löytämään, arvioimaan ja voittamaan julkisia kilpailutuksia nopeammin, helpommin ja strategisemmin."
Koska tekoälystä on tullut oleellinen osa hankintaprosessia, oikean alustan valinnassa ei pidä enää keskittyä vain siihen, mikä alusta hyödyntää tekoälyä. Kyse on pikemminkin siitä, mikä tekoälyratkaisu pystyy tarjoamaan johdonmukaisia, kiinnostavia ja tarkoituksenmukaisia tuloksia.
Haluatko nähdä, miten ratkaisu toimii käytännössä?
Koe itse, miten Better Tender Matching, Tender Summarisation ja tekoälypohjainen Profile Builder voivat säästää tunteja, tarjota parempia hakutuloksia ja pitää profiilin optimoituna automaattisesti.