EU tarkistaa tarjouskilpailuja koskevat sääntönsä
Tällainen on EU:n hankintajärjestelmä käyttäjien näkökulmasta
Järjestelmän käytännön toiminnan ymmärtävät parhaiten EU:n tarjouskilpailulainsäädännön piiriin kuuluvat tahot julkishallinnon toimijoista pieniin yrityksiin.
Euroopan komissio esitti toukokuussa 2025 yli 700 toimijalle eri puolilla Eurooppaa yksinkertaisen mutta tärkeän kysymyksen: miten hyvin julkisia hankintoja koskevat säännökset todella toimivat?
Julkinen kuuleminen tarjoaa arvokasta tietoa siitä, miten säännöt koetaan, ja paljastaa käytännön realiteetteja, jotka eivät nouse esiin poliittisissa keskusteluissa. Siitä käy ilmi kunnianhimoisten tavoitteiden ja niiden toteuttamisen välinen jännite, joka yhä määrittää suurta osaa julkisista kilpailutuksista.
Julkisten hankintojen ammattilaisille kysymys ei ole vain teoreettinen. Säännöt määrittävät tarjouskilpailujen kulun, toimittajien valinnan ja viime kädessä sen, miten arvoa tuotetaan kansalaisille. Tällä hetkellä monet kokevat, että sääntelykehys ei vastaa todellisia tarpeita.
Yksinkertaisuus ja joustavuus edelleen kaukana
EU:n julkisia hankintoja koskevat direktiivit on laadittu tukemaan strategisia tavoitteita, kuten oikeudenmukaisuutta, läpinäkyvyyttä ja arvon luomista. Monille alan ammattilaisille tärkeintä on prosessin sujuvuus. Tarjousasiakirjojen asianmukainen laadinta ja toimittaminen ajoissa sekä sääntöjen mukaisesti on varmistettava. Jokaista vaihetta on hallittava tarkasti, jotta asiat etenevät suunnitelmien mukaisesti ja tulokset ovat odotusten mukaisia.
Vaikka tavoitteet ovat selkeät, käytännössä voidaan silti kokea haasteita. Lähes puolet vastaajista ilmoitti, että nykyiset säännöt eivät ole lisänneet järjestelmän joustavuutta. Vielä suurempi osa (54 %) koki, että prosessi ei ole yhtään yksinkertaisempi kuin aiemmin. Vuosien varrella tehdyistä päivityksistä huolimatta byrokratia on edelleen osa päivittäisiä rutiineja.
Suunta on kuitenkin oikea. 62 % vastaajista arvioi, että läpinäkyvyys on parantunut. Tarjouskilpailuja on helpompi seurata, ja prosessi on helpompi hahmottaa alusta loppuun.
Hankintaprosessin tavoitteena vihreät innovaatiot
Yksi EU:n julkisten tarjouskilpailujen uudistamisen keskeisistä tavoitteista on ollut ohjata julkisia menoja vihreämpään, yhteiskuntavastuullisempaan ja innovatiivisempaan suuntaan.
Hieman yli puolet (56 %) julkisista toimijoista koki, että säännöt edistävät ympäristöystävällisiä hankintoja ja tukevat parempia valintoja. Lisäksi 55 % koki, että ne tukevat yhteiskunnallisia tavoitteita.
Toimittajilta kysyttäessä vastausten sisältö on kuitenkin toinen. Monet kertovat, että säännöillä on vain vähän todellista vaikutusta niiden toimintaan. Toimittajien mielestä direktiivit eivät edistä tiukempia vaatimuksia, kannusta innovointiin tai palkitse yhteiskunnallisen arvon tuottamisesta, vaan vain tuovat joukon uusia vaatimuksia.
Euroopan komissio itse totesi, että 40 % julkishallinnon toimijoista vastasi ”en tiedä” kysymykseen sääntöjen vaikutuksesta innovointiin. Tämä osuus on poikkeuksellisen suuri, mikä viittaa epäselvyyksiin tai kenties siihen, että lainsäädännön kieli ja sääntöjen merkitys ei ole täysin selkeä.
Pk-yritysten osallistuminen ja yhden tarjoajan tarjouskilpailut
Yksi selkeimmistä osoituksista, että prosessit kaipaavat parantamista, on tarjouskilpailujen ratkaiseminen. 49 % vastaajista koki, että julkisissa tarjouskilpailuissa pelkkä hinta on liian usein ratkaiseva. Vain 37 % piti tätä merkkinä heikoista hankintakäytännöistä. Useimmat uskoivat sen olevan merkki syvemmistä ongelmista, jotka liittyvät toimittajien rajalliseen saatavuuteen tai markkinaolosuhteisiin, jotka eivät yksinkertaisesti tue tervettä kilpailua.
Mitä kilpailuun tulee, tilanne ei ole juurikaan parantunut. Noin kolmannes vastaajista koki, että kilpailua ei ole tarpeeksi, mutta ei ole selvää, onko tilanne parantumassa. Moni toimittaja on huolissaan siitä, että alhaisin hinta on edelleen järjestelmässä tärkein tekijä. Etenkin yritykset ja toimialajärjestöt olivat tästä erityisen huolestuneita. Niissä koetaan, että muut tekijät, kuten vastuullisuus, toimitusten laatu tai yhteiskunnallinen arvo, tulevat sivuutetuiksi.
Toinen ongelma on tarjoajien puute. 29 % vastaajista koki, että yhden tarjoajan tarjouskilpailuja on liikaa. Se on monista huolestuttavaa. Olipa syynä sitten markkinoiden koko, tarjouskilpailujen toteutustapa tai valintakriteerit, tulos on sama: vaihtoehtoja on vähän ja kilpailupainetta on vähän, eikä mikään takaa, että valituksi tulee paras tarjous.
Digitaaliset työkalut helpottavat hankintaa
Digitaalisista työkaluista alkaa olla hyötyä hankinnoissa. Ne helpottavat kilpailutuksen hallintaa ja saavat sen sujumaan nopeammin. Julkisista ostajista 42 % arvioi, että digitalisaatio on keventänyt hallinnollista taakkaa, ja 34 % arvioi, että se on nopeuttanut toimintaa.
Vieläkin tärkeämpää on, että se auttaa ostajia pysymään tilanteen tasalla. Kun kilpailutusta voidaan hallita yhdessä paikassa hallinta suunnittelusta tarjousten jättämiseen, sopimusten tekemiseen ja toimittajasuhteiden hallintaan, sääntöjen noudattaminen ja johdonmukainen toimiminen helpottuvat. Digitaaliset työkalut luovat selkeän polun, joka helpottaa sääntöjen noudattamista, asiakirjahallintaa ja läpinäkyvyyttä kaikissa vaiheissa.
Lisäksi digitaaliset työkalut jäsentävät päivittäistä työtä. Standardoitujen prosessien ansiosta tiimien ei tarvitse keksiä pyörää joka kerta uudelleen. Tämä säästää aikaa ja vähentää turhautumista.
EU:n julkisen kuulemisen tulosten mukaan ostajat huomaavat vaikutukset, mutta eniten muutos näkyy toimittajilla. 57 % toimittajista koki, että digitalisaatio on vähentänyt paperityötä, ja yli puolet ilmoitti, että se on nopeuttanut prosesseja.
Päätelmät
EU:n julkisia hankintoja koskevilla säännöillä on tärkeitä tavoitteita, kuten oikeudenmukaisuus, avoimuus, kilpailu ja innovointi. Tämä julkinen kuuleminen kuitenkin osoittaa, miten säännöt toimivat käytännössä. Monien ammattilaisten mielestä järjestelmä on edelleen liian jäykkä, hidas ja hankala. Yksinkertaisuus ja joustavuus ovat edelleen kaukana, ja strategiset tavoitteet, kuten vihreät innovaatiot ja toimittajien monimuotoisuus, jäävät prosessissa usein vaille huomiota.
Kaikki palaute ei kuitenkaan ollut kielteistä. Digitalisaatio helpottaa päivittäistä työtä. Avoimuus on parantunut. Yleinen käsitys on, että sääntökokonaisuus voisi lunastaa lupauksensa, jos siihen tehtäisiin oikeanlaiset muutokset.
Todellista parannusta saadaan kuitenkin aikaan kuuntelemalla niitä, jotka tekevät käytännön työtä: laativat tarjouspyyntöjä, hallinnoivat aikatauluja, vertailevat tarjouksia ja huolehtivat sopimusten noudattamisesta. Heidän viestinsä on selkeä: järjestelmästä on tehtävä helppokäyttöisempi ja paremmin päivittäiseen työhön soveltuva, ja se on sovitettava paremmin edistämään tärkeimpien tulosten saavuttamista.