Miten pienet muutokset voivat parantaa julkisia hankintoja

Mitä hankinta-ammattilaiset voivat tehdä?

Hankinta-ammattilaisilla on enemmän vaikutusvaltaa kuin usein ajatellaan. Lait ja ohjeet luovat raamit, mutta käytännön päätökset tehdään arjessa, hankintaprosessin eri vaiheissa.

Tehokkaita keinoja ovat esimerkiksi:

• Aikainen vuoropuhelu markkinoiden kanssa – näin ymmärretään paremmin, mitä toimittajilla on tarjota.

• Tarpeettoman rajoittavien vaatimusten välttäminen – ne voivat estää tervettä kilpailua.

• Tarjouspyyntöjen selkeyden ja johdonmukaisuuden parantaminen – tämä vähentää väärinymmärryksiä.

• Sisäiset tarkistukset ennen tarjouspyynnön julkaisua – näin vältetään virheitä ja epäselvyyksiä.

Kyse ei ole mittavista muutoksista, vaan helposti toteutettavista parannuksista, jotka voidaan ottaa käyttöön heti.

Markkinavuoropuhelun merkitys

Yksi yleisimmistä ongelmista liittyy siihen, miten vaatimukset muotoillaan. Ne pohjautuvat joskus aiempien toimittajien ratkaisuihin, jolloin uusien toimijoiden on vaikea päästä mukaan. Tämä voi tapahtua vahingossa, jos hankintayksikössä ei tiedosteta, että vaatimukset suosivat tiettyä toimijaa.

Tätä voi ehkäistä ennakoivalla markkinavuoropuhelulla. Keskustelu mahdollisten toimittajien kanssa ennen tarjouspyynnön laatimista voi paljastaa asioita, jotka estäisivät reilun kilpailun. Tarkoituksena ei ole suosia ketään, vaan ymmärtää, mitä vaihtoehtoja markkinoilla on.

Esimerkiksi jotkut hankintayksiköt asettavat liian tarkkoja vaatimuksia olettaen, että vain yksi ratkaisutapa on mahdollinen. Keskustelemalla eri toimittajien kanssa voidaan huomata, että on olemassa muitakin vaihtoehtoja, jotka täyttävät saman tarpeen. Näin vaatimuksista voidaan muotoilla neutraalimpia ja avoimempia – ja samalla houkutella enemmän tarjoajia.

Jos valmisteilla oleva julkisia hankintoja ja käyttöoikeussopimuksia koskevan lain uudistus toteutuu työryhmämietinnössä ehdotetussa muodossa, markkinavuoropuhelu ei ole enää vain suositeltavaa. Työryhmän  ehdotuksen mukaan yli 10 miljoonan euron hankinnoissa olisi pakollista toteuttaa markkinakartoitus tai arvioida hankinnan eri toteutusvaihtoehtoja osana hankinnan suunnittelua ennen tarjouspyynnön julkaisemista. Lisäksi, jos näitä toimia ei toteuteta ja avoimessa menettelyssä saadaan vain yksi tarjous, hankinta on keskeytettävä. Tämä korostaa huolellisen markkinaselvityksen merkitystä kilpailun ja onnistuneiden hankintojen varmistamiseksi.

Vältä liiallisia tai tarpeettomia vaatimuksia

Yksi keskeinen osallistumisen este on liian tiukat soveltuvuusvaatimukset. Jotkut hankintayksiköt asettavat ehtoja, jotka eivät ole välttämättömiä hyvän lopputuloksen saavuttamiseksi.

On hyvä muistaa, että soveltuvuusvaatimukset eivät valitse voittajaa – ne ainoastaan sulkevat pois tarjoajat, jotka eivät täytä minimitasoa. Usein vaaditut kokemukset tai taloudelliset rajat ovat liian korkeita, mikä sulkee pois pienempiä mutta osaavia toimijoita.

Sama ongelma koskee myös pakollisia vaatimuksia itse hankittavan tuotteen tai palvelun osalta. Esimerkiksi vaatimus, että henkilöstöllä on oltava kolme vastaavaa projektia viimeisen kolmen vuoden aikana, voi sulkea pois kokeneita ja osaavia toimijoita, joilla ei sattumalta ole juuri sellaisia projekteja kyseiseltä ajalta.

Muita yleisiä ongelmia ovat:

• Vaatimukset, jotka edellyttävät tarkkoja sertifikaatteja, vaikka ne eivät ole kriittisiä hankinnan onnistumisen kannalta.

• Menetelmävaatimukset, jotka rajoittavat tarjoajien vapautta ehdottaa parasta toteutustapaa.

Tällaiset rajoitukset eivät useinkaan paranna lopputulosta – sen sijaan ne rajoittavat kilpailua ja voivat johtaa tilanteeseen, jossa tarjouksia ei saada lainkaan.

 

Dokumentaation parantaminen: selkeys ja johdonmukaisuus

Hyvin laadittu tarjouspyyntö selkeyttää prosessia ja kannustaa tarjoajia osallistumaan. Valitettavan usein dokumenteissa esiintyy kuitenkin epäselvyyksiä tai ristiriitaisuuksia, jotka vaikeuttavat osallistumista.

Dokumentaation parantamisessa kannattaa huomioida seuraavat seikat:

• Johdonmukaisuus: Käytetty kieli ja termit tulee olla yhtenäisiä läpi koko dokumentin. Vaatimukset eivät saa olla ristiriidassa eri osioiden välillä.

• Vältä tarpeetonta monimutkaisuutta: Selkeä, yleistajuinen kieli toimii paremmin kuin juridinen tai tekninen kapulakieli.

• Tarkistus ennen julkaisua: Sisäiset tarkastukset auttavat havaitsemaan epäselvät tai ristiriitaiset kohdat ennen kuin tarjouspyyntö julkaistaan.

Yksinkertainen sisäinen tarkistus voi ehkäistä monia virheitä, jotka johtavat alhaiseen osallistumiseen tai epäonnistuneisiin hankintoihin.

 

Suurempi kuva: miksi nämä muutokset ovat tärkeitä?

Julkisissa hankinnoissa ei ole kyse vain sääntöjen noudattamisesta – kyse on myös julkisten varojen järkevästä käytöstä. Kun hankintaprosessit ovat avoimia, reiluja ja kilpailtuja, julkinen sektori saa enemmän vastinetta rahoilleen. Samalla yrityksillä on paremmat mahdollisuudet osallistua ja tuoda osaamisensa esiin.

Tarpeettoman tiukat vaatimukset, epäselvät asiakirjat ja puutteellinen markkinavuoropuhelu eivät ainoastaan hankaloita tarjoajien osallistumista – ne heikentävät kilpailua, nostavat kustannuksia ja johtavat huonompiin lopputuloksiin.

Pienillä mutta merkityksellisillä muutoksilla hankinta-ammattilaiset voivat rakentaa järjestelmän, joka palvelee sekä ostajia että toimittajia paremmin. Tavoitteena ei ole helpottaa prosessia yhdelle toimittajalle, vaan varmistaa, että kaikilla kykenevillä tarjoajilla on tasapuolinen mahdollisuus kilpailla.